探究条码技术在医院档案管理中的应用

文/昆明医科大学第一附属医院 张进香

一、条码技术在医院档案管理中的应用背景

（一）条码的概念。对于“条码”这一概念，可从下列多个角度进行认知审视：第一，条码是计算机信息的一种载体，其主要通过条纹、图块、图点等图形符号的位置分配实现信息内容的外化反映，因此可将其视为一种机器语言。第二，条码具有可阅读性，人们可以通过扫描仪、智能手机等终端设备对条码图案中的信息进行读取，因此可将其视为一种编码报文。第三，在现代网络通信技术的支持下，条码信息可在网络中实现快速、灵活的传递，因此可将其视为一种网络技术。第四，条码具备存储信息的功能，且具有一定的空间限制。现阶段，一些三维条码空间容量已达0.6MB至1.8MB的区间内，可实现一段歌曲或视频的独立承载。因此，还可将条码视为一种信息的记忆存储形式。

（二）条码技术的应用原理。现阶段，医院档案管理中应用的条码技术主要为一维条码技术与二维条码技术。其中，一维条码主要由黑纹、白纹、阔纹、窄纹四个部分组成；二维条码则由二维平面内特定分布的黑白图块组成。当相关人员应用光电扫描设备对一维、二维条码图进行扫描识别时，条纹符号或图块符号就会转化为相应的电流信号，后输出符合计算机程序逻辑的二进制信息，并经由系统自动处理实现具体内容的可视化呈现。

二、条码技术在医院档案管理中的应用优点

在传统时期，医院档案管理工作具有明显的手工操作特点，档案的借阅、整理、归还等活动都对手工登记存在较高依赖性，在传统人工操作模式的应用下，档案管理人员在整理档案列表时也会背负很大的工作压力，难以快速、及时地完成档案信息的更新。在应用条码技术后，上述弊病问题都可得到有效解决：

首先，条码系统兼具高水平的识别速度、准确性与可靠性，档案管理人员在完成采集、整理等基础性档案工作后，即可应用计算机系统生成相应的条码图，通过打印机打印出来，并粘贴到与之对应的档案文件上。其后，当医务人员借阅、归还档案资料，或档案管理人员自主进行档案的检查整理时，只需要应用光电扫描设备对条码图进行扫描识别，相关档案信息便可录入或呈现在计算机界面当中。

其次，在医务人员借阅档案资料时，档案管理人员可对档案上已粘贴的条码图进行扫描，从而在计算机系统中自动生成借阅清单。其后，再将清单信息打印出来，并要求借阅人员落实签字或盖章，即可对档案借阅的责任作出归属认定。基于此，档案管理人员可通过查询档案管理系统，对档案的归还情况进行追踪，并明确档案当前在何人手中。而当借阅人员归还档案后，相关人员再次扫描档案上的条码图，即可实现系统中档案管理状态的调整改动。

最后，在收录到既有档案的辅助性、补充性内容时，档案管理人员也可对其进行编号处理，并生成相应条码图。其后，在应用光电扫描设备进行扫描识别后，系统便能基于特定的数据排列方式，将新档案安插到原有档案结构的正确位置上，并完成整体档案排序的同步更新。

三、条码技术在医院档案管理中的应用设计

（一）条码技术下档案管理系统的需求分析。将条码技术应用到医院的档案管理当中，主要应从档案管理人员、其他医务人员两个角度入手进行需求分析。档案管理人员的技术应用需求应包括档案类别的管理、档案信息的管理、档案借用的管理、档案归还的管理以及档案查询的管理五个部分；其他医务人员的技术应用需求应包括档案查询、档案借阅与档案归还三个部分。基于此，可将医院档案管理的功能分化为三个集合：1.档案基本信息管理集合。该集合主要应满足档案管理人员的档案类别与档案信息管理需求，如录入档案基本内容、分配器械设备档案、人力资源档案、医院政工档案、患者服务档案等不同档案类型、修改或变更档案信息等。2.档案资料利用管理集合。该集合应满足档案管理人员与其他医务人员的查询、借阅、归还等利用需求，如关键字检索、扫码借阅资料、扫码确认归还等。3.用户操作权限管理集合。该集合主要负责对不同系统用户的类型、权限进行记录、管理与识别，以确保医院档案资料的安全性与可靠性。

（二）条码技术在医院档案管理中应用的操作设计。将条码技术应用在医院档案管理系统的搭建中，主要应从生成条码与使用条码两个角度入手进行操作设计。其中，生成条码的操作流程为“录入信息→生成编码→处理编码→生成图形信息”，使用条码的操作流程为“扫描设备读取图形信息→处理图形信息→识别编码→输入编码→使用编码”。需要注意的是，在使用条码的过程当中，必须保证光电扫描设备与计算机主机系统之间的接口连通。此外，各类医疗器械、办公用具通常在出厂时就已配备有相应的一维码或二维码图形，对于此类对象的信息管理，相关人员直接进行图形的扫描识别即可，无须单独执行条码的生成操作。

（三）条码技术在医院档案管理中应用的条码设计。1.条码类型的选取。从当前来看，医院档案管理中最优选的一维条码类型为Code 39，此条码技术发展自1974年，是一种满足双向扫描需求的分散式条码。具体来讲，Code 39主要具备以下应用特点：第一，对码数无强制性的长度限制，与医院巨量化的档案资料编号体系相符。第二，Code 39的起始码与终止码均为“*”字符，允许双向扫描操作，可为医院档案管理人员提供很大的工作便利。第三，Code 39具备自我检查机制，因此无须设定特殊的检查码。第四，Code 39在描述单个信息字符时，需要应用宽窄不同的9个条纹元素。例如，字符“1”的条码编制为：宽黑条、窄白条、窄黑条、宽白条、窄黑条、窄白条、窄黑条、窄白条、宽黑条。同时，在不同字符之间，均设一个窄白条即“窄空”进行分隔。现阶段，Code 39主要可用条纹结构表现数字、英文字母以及“+”“*”“%”“$”等符号，满足医院档案管理的信息编制需求。而在二维条码类型的选择上，则以当前社会中常用的QR Code图形码作为首选。与一维码相比，QR Code的存储空间更大，可反映的信息内容也更加多样化，能对Code 39码无法满足的档案管理需求进行有效补充。例如，QR Code可对GB 2312标准中的汉字字符进行表示，当存在必要性的文字档案记录需求时，档案管理人员便可对档案信息进行QR Code码生成处理，以提高扫描识别、工作使用的技术应用质量。2.硬件设备的选取。将条码技术应用到医疗档案管理工作中，必须配备有相应的阅读设备与输出设备。现阶段，条码图的阅读设备主要以光电扫描设备为主，如条码扫描枪、医疗扫描器等。从原理上讲，此类设备主要通过光学发生器发出红外线或其他激光，对器械实物、档案资料等载体上粘贴或印刷的条码图进行扫描。此时，由于不同图块、条文的激光反射率存在明显差异，扫描设备即可识别获取到具体的反馈信号，并导入计算机系统中进行信息化处理。在医院档案管理系统的设计中，应根据购入的阅读设备选择接口，常用的接口类型主要有PS2、1394等。条码图的输出设备应用普通的激光打印机设备即可。在此基础上，应配备出不同材质的打印纸，如高光纸、背胶纸等，以满足不同的条码图使用需求。3.条码读入的设计。医院档案管理系统读取条码信息的方式，与键盘输入信息的方式基本相同，即对字符进行串联，并在字符串结束后输入一个“窄空”作为回车。基于此，当系统文本框通过扫描设备识别获取到字符串后，字符串便可自动作为档案表单的输入项目了。现阶段，条码图读取的译码流程（开始→初始化→是否扫描到条码→采样判别条码类型→字符识别→出错检查→接头通信→结束）都是在医院购入的光电扫描设备中直接完成的，因此无须进行单独设计。4.条码生成的设计。条码的生成过程，就是计算机中信息代码进行图形化转换的过程，其落实质量直接决定了条码技术在医院档案管理中应用的可靠性。从当前来看，直接将商业化条码编制软件应用到档案信息管理系统的构建当中，是经济性最强、操作最便捷的技术实现方式。从目前来看，较先进且常用的商业化条码编制软件主要有CODESOFT（法产）、Barcode（美产）等。其中，CODESOFT具有良好的软件应用表现，且可分为通用、专业、企业三种不同版本。在系统构建与技术应用的过程中，医疗档案管理人员可根据现存的信息化档案管理需求，对不同版本软件进行合理选择。若仅使用Code 39码即可满足档案管理需求，则购入通用版CODESOFT7软件即可；若存在QR Code码的使用需求，则需要购入价格更高的专业版或企业版，因此达到二维码以及专业化数据库的应用效果。

（四）条码技术在医院档案管理中应用的安全设计。医院档案资料涉及工作人员信息、患者信息、财务信息等多种内容，存在很强的保密性需求，所以必须要做好条码技术应用的安全设计。具体来讲，可将用户分为高级主管、普通管理人员、其他医务人员三种权限类型。其中，高级主管拥有条码运用、档案管理的最高权限，如档案信息的增删改动，不同人员的账号管理、条码读取与输入设备的参数修改等；普通管理人员则只能对自己的账号信息进行改动，并可进行条码生成、条码扫描、档案借阅与归还管理、查询等基本业务操作；其他医务人员则只能进行档案资料的查询、借阅申请与归还认定。基于此，建立医院档案管理系统与人力资源系统的信道连接，并将不同权限归属落实到各医务职工上，即可避免非档案部门医务人员越权操作的情况，从而保证条码技术与档案工作的实施安全性。