浅谈做好干部信息档案管理工作的路径

文/中共沂南县委组织部干部信息管理中心 王明印

干部档案是个人经历和工作实践的历史记录，记录着个人成长历程，是既能反映出个人的经历、学历及行政级别或专业技术职称，又能反映个人的社会关系及奖惩情况的基础性材料。干部信息档案管理是一项服务性工作，更是一项政治性工作，是一项必须做好的工作。

一、干部档案管理工作遇到的困难和问题

随着干部档案信息管理工作宽度和深度的延伸，干部档案信息体制进一步扩展、机制进一步丰富，如何形成（或进一步规范）更加全面、清晰、科学、实用的规章制度、工作方法、操作规程，是干部档案信息管理工作体制机制上的难点。

如何把干部档案管理与数字化档案建设紧密结合，发挥数字化档案在干部日常管理工作中的功能，是提高干部档案利用效率方面的难点。

从事干部档案信息管理工作的人员既要具备过硬的专业技能，又要有较高的政治素质，同时档案业务人员流动比较快，如何把好人员入口关、做好持续性培养工作，解决换人不断档的问题，是干部档案信息管理队伍建设的难点。

二、对干部档案管理的意见建议

（一）注重队伍建设，保证干部档案工作有人负责。想做好档案管理人员的培养工作，必须坚持先进后出、以老带新原则，规定专职档案管理员从事档案工作不得少于2年，在脱离岗位前，必须确定好新的管档预备人选接手，负责传帮带时间不低于1年。预备人选主要在参与集中整档或到档案室以干代训的优秀年轻公务员、选调生中考察甄别。坚持档案工作联络员制度。各单位设立档案工作联络员，负责本单位档案材料报送、档案查借阅等工作，其他人员办理档案业务不予受理。档案工作联络员调离工作岗位时，要报上级管档单位，同时报送新档案工作联络员基本情况，经批准后，方可交接任务。坚持AB角、实行轮帮制，队伍建设不断档。一是坚持AB角，始终保持2名以上的专兼职人员，分别为A角、B角，平时工作中以专职A角为主，起到业务骨干和传帮带的作用，B角边学习边辅助，出现空缺及时角色转换、填补空缺，形成以老带新、角色替换的良性循环。二是实行轮帮制，挑选政治素质高、甘于吃苦耐劳的年轻公务员到档案室帮助工作，时间为3个月左右，长年保持在2～3名，既能发现培养优秀的专业人员，又积蓄一批熟悉档案业务的干部。

（二）注重材料收集，保证干部档案的完整全面。结合档案查核工作，做好集中收集。每年至少2次对干部档案进行查核，逐卷摸清缺少材料底子，形成《档案材料催收单》，采取召开会议集中安排的形式，将《催收单》下发，要求限期上交。对1次逾期未上报的，问责具体责任人，对2次逾期仍未上报的，向档案涉及的干部本人反馈，由其督促完善，并将情况通报到单位主要负责同志。档案材料送交与档案利用挂钩，落实责任制。把制度建设贯穿于档案管理的全过程，健全登记、收集、存放、整档、借阅、安全等各类制度，坚持“三不入、四不转、五不查”等规定，严格遵循规章制度，用制度保规范，以规范促提升。一是及时报送。本单位入档材料形成后，档案工作联络员要在15个工作日之内报送。报送不及时的，对档案工作联络员进行通报，下次仍未按时报送的，暂停对其所在单位的干部档案利用服务，待档案工作联络员写出保证书，经单位领导签字后，可重新开始此单位干部档案的利用服务。二是限时办结。报送的材料现场完成初审验收，5个工作日内完成入档；新转档案随到随整，时时更新维护干部信息数据，保障工作高效运转，避免材料积压。三是联动协调，与审批职责单位业务科室定期沟通，加强协调，明晰需入档的材料和要求，做到及时审批、及时转交；对乡镇、县直单位搭建业务交流平台，定期组织业务培训、评选先进单位、个人，定期通报，营造出良好的工作氛围。四是倒查追责，对材料报送、登记、返回、入档等关键节点，实行签字留档，入档的数量、时间、经办人等信息有据可查，追责到人，从机制上确保了零失误、零差错。

（三）注重规范基础上创新，保证干部档案工作水平提升。坚持“规范就是创新”的思路，根据干部档案管理的规律，对档案管理各环节的操作程序、注意事项、标准要求做详细规定，注重科学操作，不断总结经验，在此基础上创新出高标准、高效率的工作方法。注重信息化应用的效率性。进一步开发沿用干部人事管理信息系统和公务员管理信息系统的功能，尤其是拓展各类表格的生成功能、干部信息的查询功能。进一步拓展数字化档案信息系统的利用功能，提高信息化应用的效率，注重信息化应用的准确性。动态维护干部人事管理信息系统和公务员管理信息系统，从源头上确保干部信息更新及时、准确。对日常收集的干部档案材料，坚持边整理入档，边充实进数据库；对转入、转出的干部，坚持开具介绍信，同步启动档案整理和数据维护；对干部的考察、调整，坚持在考察、调整结束后，将个人思想工作小结、考察材料、家庭成员信息表，迅速录入系统。注重信息化应用的保密性。干部档案的日常查借阅，按照制度规定，由档案联络员提前申请，严格审批，防止档案信息泄露。干部人事管理信息系统和公务员管理信息系统由专人负责维护和输出信息，除从事干部信息管理的工作人员拥有账户，可进入系统查看干部信息、进行操作外，其他人无法进入。

（四）严把干部任前档案审核规范，对审核对象、审核标准、审核内容、审核程序进行具体的规范。1.明确审核对象。按照干部管理权限和“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”的原则，对以下人员干部档案进行严格审核：一是拟提拔重用干部；二是拟调入本级党委（党组）管理范围的交流任职干部；三是军队转业干部等政策性安置人员；四是拟录用、聘用、调任等新进干部（公务员）队伍人员和其他需审核人员。2.严格审核标准。在严格执行《党政领导干部选拔任用工作条例》的基础上，结合中组部出台的《关于干部人事档案审核工作的问答》和上级下发的各项任前档案审核意见，坚持实事求是，公道正派，按照“不能重复得利”和“从严把握”的原则慎重确认。严格控制档案审核的质量，提升审核标准，对审核过程中发现的问题按照类型和严重程度分类汇总，形成干部档案审核台账。3.严把审核内容。对干部档案要进行全面审核，重点审核以下内容：一是档案材料是否齐全。主要包括：参加工作、政审考察、学历职称、政治面貌、奖励惩处、职务变动、工资待遇等材料是否齐全，能否完整反映干部的历史；二是材料内容是否真实。上述各类材料是否有效，程序是否规范，手续是否完备，有无不实、涂改、造假；三是“三龄两历一身份”是否准确。出生年月记载是否一致，参加工作时间和工龄计算、入党时间是否准确，学历学位填写是否属实；四是在选拔任用、公开选拔和竞争上岗、考试录用、入党、入伍、入学等方面是否符合资格条件和政策规定，是否存在违规之处；五是档案记载内容是否前后吻合、内在关系是否符合逻辑，干部基本信息认定是否准确等。将审核过程中发现的问题逐条逐项列出，结合整卷档案综合研判，对干部档案中存在问题是否影响任用提出初步意见。严格审核程序。对拟提拔重用干部，按以下程序进行：一是在干部日常管理工作中，注意了解干部基本信息的准确性。在动议环节，预先审核有关人选干部档案，填写《干部基本信息审核表》；二是在民主推荐环节，考察组根据民主推荐情况，按照拟提拔人数2～3倍的比例审核干部档案。重点审核干部的任职资格、条件和干部基本信息等情况，全面历史地了解干部，填写《干部基本信息审核表》，并提出是否影响选拔任用的意见；三是确定干部考察人选后，依据政策规定对有关人选的干部档案及基本信息审核确认并提出意见，报经分管领导、主要领导同意后，出具《干部基本信息审核确认表》，向干部所在单位和本人反馈《干部基本信息审核确认表》的信息，干部签字后存入本人档案，干部所在单位要按照审核确认意见使用干部信息。四是依据《干部基本信息审核确认表》的信息填写干部的呈报、任免表和有关材料，并据此对干部的基本情况等进行任前公示。经审核没有问题，但入伍、入党时的年龄、工作经历等有特殊情况可能引起公众质疑的，公示时作必要说明。在办理档案交接时，凡是没有《干部基本信息审核表》的，一律不予接收。

三、结语

干部档案管理工作是一项复杂而艰巨的工程，随着人员管理体制和信息化时代的变革，干部档案管理工作必须适应新时代要求，做到科学、规范。这就要求从事干部信息档案管理相关工作的人员更新观念，创新制度，加大投入，不断提高管理和服务水平，促进干部信息管理工作逐步走上规范化、科学化、数字化管理轨道，更好地为干部工作服务。