高校干部人事档案管理中常见的问题及优化策略

文/罗俊

干部人事档案是高校人事管理的基础。干部人事档案可以有效地记录干部个人不同方面的信息，包括业务能力、工作经历、学习经历、专业技术水平等，能够作为人事部门任用干部的重要凭据，同时也是干部个人人生经历的重要手段。高校干部人事档案管理工作发挥着十分重要的作用，各相关部门以及工作人员需要重视该管理工作，并针对其中存在的问题不断改善。

一、高校干部人事档管理主要作用

领导干部人事档案主要是记录干部的品德作风、政治思想、工作业绩以及工作表现等方面的具体情况进行记录反映，相关机构以及部门能够结合干部人事档案，对干部的基本情况作相应的了解。在进行干部人事档案管理的过程中，要保证干部管理的规范性、及时性、准确性以及真实性，管理员需要优化干部档案，明确自身职责。同时，优化干部人事档案管理工作，要提高相关工作人的法律意识，严格管理干部档案[1]。

二、高校干部人事档案管理过程中存在的问题

高校的档案管理工作具有较强的综合性，能够对高校的综合发展情况进行有效记录，其中的一个重要的组成部分就是干部人事档案管理，在高校人才队伍建设以及干部队伍建设过程中发挥着十分重要的作用。优化高校档案建设工作，相关工作人员需要加强对行政管理活动中的科技档案、文书档案的重视，建立相应的档案管理部门，专职工作人员负责档案管理工作。但就实际情况而言，现阶段高校的档案管理仍然缺乏重视，使其还存在一些不足。下面就此对高校干部人事档案管理过程中存在的问题进行分析[2]。

（一）工作人员并未充分认识干部人事档案的重要性

就干部人事档案管理的实际情况而言，现阶段一些工作人员对人事档案管理存在错误认识，对管理工作缺乏充分重视和明确认识，具体体现在以下方面：其一，相关工作人员在书写档案材料过程中具有较大的随意性。根据相关管理办法规定，在书写档案材料时，必须使用碳素墨水或是钢笔，不能用红笔、纯蓝色墨水、圆珠笔、铅笔等。但有些高校的档案管理人员存在使用纯蓝色墨水笔或是圆珠笔书写档案的情况，档案一般需要保存较长的时间，如果采用其他类型的档案，很容易造成字迹变淡，且出现模糊不清的情况，并进一步使得档案失去其保存的意义。同时，在书写档案过程中，还存在随意涂改的情况，如干部人事档案中所涉及的时间、工作经历、学习经历等方面的情况都存在涂改现象；其二，档案材料存在缺失的情况。领导干部人事档案主要是对个人生活经历的记载，主要包括干部的学习经历，工作经历以及参与党团到退休等相关材料，但在档案保存过程中，一些干部会缺少招生登记表或是学习成绩表，导致其学习经历不完整，或是缺少工资调整审批表等，从而增加了人员身份认定的难度。

（二）干部人事档案管理的规章制度不健全

干部人事档案是根据其自身经历的变化而不断改变的，其过程为动态管理过程。如果相关管理人员不能对干部人事档案进行准确、实时的更新完善，就会导致相应的人事档案资料无法真实地反映干部的实际情况。对高校干部人事档案管理而言，一些职工的后续学历毕业年份已久，材料中应当具有毕业生鉴定表等有效材料，但实际档案材料中并不存在，从而使得信息的完整性不足，对个人信息和干部人事档案的严肃性、准确性产生影响。同时，就具体工作而言，很多档案管理人员的工作性质为兼职，所以在管理档案过程中，也存在着不规范、不按流程办事的情况，这给后续的移交工作带来了很多麻烦，对档案的数量以及质量产生影响[3]。一些工作人员会因为自身原因导致前后档案管理工作脱节的情况，干部人事档案存在材料短缺、错位的情况。所以，在实际开展管理工作过程中，每一环节都需要明确具体应遵循的制度责任。尽管部分高校干部人事管理相对应的管理制度，但实际可操作性相对欠缺，制度执行力不强，从而影响干部人事档案管理的效率和质量。

（三）干部人事档案管理手段存在滞后性

现阶段大部分高校干部人事档案管理，仍然沿用传统的人工管理模式，主要是采用纸质实体档案进行保存工作，工作效率低，且查、借阅档案材料的手续也相对比较复杂，服务手段存在滞后性。同时，一些管理人员重视档案管理，而忽视了档案的价值作用，因此，档案管理存在封闭运行的情况。虽然很多高校都引入计算机对干部人事档案进行管理，但对计算机的应用相对简单，仅制定了档案目录数据库、索引工具，干部人事档案管理的数字化、信息化程度仍然有待提升。在计算机技术应用越发普遍的背景下，对干部人事档案管理模式优化，提高档案使用效率，势必需要更加充分地应用计算机技术。

三、高校干部人事档案管理优化策略

高校如果缺乏对干部人事档案管理工作的重视，就会导致工作效率降低，不能及时掌握干部的政治文化水平、工作岗位、学习经历等方面的信息，也不能对上述信息进行有效应用。所以对于高校而言，需要加强对干部人事档案管理工作的重视，在此基础上，针对干部人事档案管理工作存在的问题，采取有效措施优化管理工作。以下对高校干部人事档案管理优化策略进行分析。

（一）强化档案管理队伍建设工作

新时代背景下，档案管理工作对网络技术、计算机技术的应用越来越广泛，对档案管理者、档案管理工作也有了更多要求，档案管理工作人员的素质与档案管理工作质量有十分密切的关系。因此，在具体开展高校干部人事档案管理的过程中，需要对相关管理人员的综合素质进行提升，促进干部人事档案事业发展。可具体从以下方面入手：其一，优化岗位培训工作。就现阶段高校干部人事档案管理情况而言，现阶段很多档案管理工作人员并不具备档案管理相关的专业知识，年龄相对较大，或部分管理人员水平不足。针对上述情况，加强档案管理人员的培训、教育工作势在必行。同级干部人事档案管理部门需要强化本部门对档案管理人员的培训工作，强化工作指导，开展不同考评活动，引导工作人员对人事档案工作的技能技巧、专业知识有效掌握。档案管理人员需要积极学习有关专业知识，对自身业务素养有效提升，对新时代干部人事档案管理工作的需要、要求有效满足。与此同时，有关管理人员还要加强网络知识、计算机知识学习，对现代化手段有效掌握，促进复合型人才的培养，对档案管理水平有效提高；其二，对于新进入的档案管理人员，需要保证选择的管理人员具有较高的思想政治觉悟、丰富的专业知识、网络知识以及计算机知识等，对档案管理人员队伍高效充实，提升档案管理人员素质，对干部人事档案管理水平有效提升；其三，运用竞争机制，强化人才流动工作。以竞争机制为依托，对档案管理人员应用聘用制以及竞争上岗制度，借助竞争机制，优化干部人事档案管理队伍建设工作。

（二）对干部人事档案管理模式创新

推进干部人事档案管理信息化发展，有效应用现代化信息技术，辅助档案管理工作，从而有效提高档案管理效率、水平。由于传统人工管理的方式，其具有较大的工作量、较高的劳动强度，且工作效率相对较低，采用信息技术可以很好地解决上述问题。通过网络、计算机等技术的应用，促进干部人事档案信息数据库的建立，有利于促进信息化档案管理工作。在信息库录入教职工相关方面的具体情况，能够对个人基本信息查询有效实现，对现代化管理手段充分应用，能够为高校干部人事提供更加高效、快速的服务，从而有效提升干部人事档案管理水平。

（三）对档案管理制度创新

针对档案管理具体工作，制定相应的档案管理规章制度，是推动干部人事档案工作管理规范化、科学化的重要体现。虽然高校就干部人事档案管理制定了一定的规章制度，但具体制度仍然存在一些缺陷，对高校干部人事档案管理工作造成影响。制度的具体完善可以从以下方面入手：其一，对档案管理责任制度完善。重视材料入口端，优化干部人事档案材料收集工作，加强不同部门之间的工作联系以及情况通报，有效提升档案材料的准确性、真实性以及规范性。在此基础上，增强重点环节的制度执行，明确档案管理过程中的关键环节，及时发现其中存在的问题，并在短时间内提供有效的解决策略；其二，促进竞争上岗制度的建立。积极引入专业人才，有效充实了档案管理的工作岗位。借助竞聘上岗，优化档案管理人员的动态管理工作，强化干部人事档案队伍建设，对管理人员队伍质量有效提升；其三，对干部人事档案查阅网络审批制度建立。对传统纸质审批程序取消，结合干部人事档案的查询内容、管理权限等情况，有效减少了物力、人力的浪费，简化了干部人事档案网上审批流程，有效实现网上办公，从而提升干部人事档案的应用效率、管理效率以及质量，促进数字化、信息化干部人事档案管理；其四，经费投入制度有效建立。高校需要在议事日程中融入干部人事档案管理工作，增加经费投入，保障干部人事档案管理有充足的人员培训经费、基础建设经费、经费投入制度等，强化干部人事档案投入，促进现代化、信息化档案建设工作。相关管理人员需要针对干部人事档案管理的不同细节，加强细化管理工作，促进科学化管理的实现。

四、结语

大学生干部人事档案管理在促进高校发展中起着非常重要的作用，相关部门以及管理人员需要加强对高校干部人事档案管理的重视。文章针对干部人事档案管理过程中存在的不足，需采取有效措施，有效解决其中的问题，从而提升人事档案管理的效率以及质量，促进其更好地发挥作用。