医卫机构创建国卫城市档案管理工作问题分析及破解对策

文/秦皇岛市卫生应急调度中心 崔驰

创建国家卫生城市是提升城市品质、树立城市形象、促进市民健康、提升城市软实力的重要途径。在国家创建卫生城市相关政策支持下，很多城市都在积极参与国家卫生城市的创建，但是仍有城市在创建国家卫生城市过程中有多项重难点问题没有得到实质性解决，尤其是对创建国家卫生城市至关重要的档案资料收集整理工作做的还不到位。国家卫生城市档案是指在城市创建过程中所形成的各种文档资料，是国家卫生城市考核、技术评估和审定不可或缺的评审资料，为此，现阶段对创建国家卫生城市的申办城市而言，当务之急是加强国卫档案的规范和建设。

一、档案在国家卫生城市创建中的重要性

（一）档案管理在国家卫生城市创建标准中占比较大。自2014年发布第一版《国家卫生城市标准》以来，在各省市国卫城市创建过程中，不断总结问题，不断提升要求，国家卫生城市标准也在不断完善，2020版《国家卫生城市标准》对于国卫城市创建提出了新的要求，其中在国卫验收考核的十大项中，创国卫工作计划、制度、方案、健康宣传内容记录、城市垃圾运行处理记录、全年空气API指数监测等指标均需提供档案供考核组查阅，档案评审在国家卫生城市创建标准中占比较大，为此，加强申办国家卫生城市创建过程中各组织机构、各项工作档案管理和收集整理工作至关重要。

（二）创国卫档案是城市建设的真实反映。创建国家卫生城市是一个庞大而系统的工程，在创建过程中很多组织和工作从无到有，在慢慢细化过程中完善和达标，创国卫档案就是对一个城市各方面工作的开展、落实、成果的记录，是国家卫生城市创建过程中形成的第一手资料，可以真实地再现创建国家卫生城市的历史痕迹。尤其在国家卫生城市创建过程中，会制定一些相对较高、有难度的指标，国家卫生城市验收的时候，相应的目标还没有达成，但在项目建设过程中所形成的档案资料为考评组提供了有力的依据，所以，创国卫档案是对申办国家卫生城市建设历史的真实反映，其作为创建国家卫生城市考核验收凭证显得十分重要。

（三）创国卫档案便于总结经验和后期参考。国家卫生城市的创建是一项复杂的工程，在卫生城市创建过程中需要成立一些新的组织，制定和落实众多考核项目和考核指标，需要各组织设立专人收集项目在落实的过程中所形成的档案资料。国家卫生城市创建考核标准极其严格，需要将卫生城市创建过程中涉及的所有内容进行汇总，便于城市建设过程中工作计划的制定、问题的处理和工作的延续。同时可以根据收集的档案资料进行相关的数据分析，总结在卫生城市创建过程中的问题和相关经验，用于后期工作的参考，以不断提高城市建设和管理水平。

二、创国卫档案管理工作中存在的问题

很多城市在争创国家卫生城市过程中，既向兄弟城市学习借鉴了宝贵的创建经验，又在思想上明确了档案管理工作的重要性。总体上来说，大部分城市在创建国家卫生城市档案管理工作中还存在如下问题：

（一）创国卫档案管理缺乏健全的制度。在创建国家卫生城市过程中，一些医疗卫生单位缺少对档案管理工作的重视，有些单位甚至根本没有设立专门档案收集部门，导致“重视业务轻视程序”“重结果轻过程”的现象十分严重，而且档案管理人员多为临时抽调或者身兼数职的人员，缺少档案管理和收集的专业知识和相关经验，导致档案管理水平不高。而且档案管理人员疏于对此项工作的重视，对于国家卫生城市创建标准没有进行深入细致的了解，对于各项评审指标所要求的档案标准并不熟悉，导致收集的档案资料不规范或者存在漏洞，不足以支撑国卫城市评审资料，还有一些单位档案资料只注重装订等外在表象，缺少对于档案内容和档案质量的审核，导致档案存在失真和不完整的现象。究其根本原因，在于各个单位还没有形成健全的档案管理制度，所以现阶段，如何尽快健全创国卫档案管理制度，加快国家卫生城市建设是急需解决的难题。

（二）创国卫资料收集与归档缺少同步性。创建国家卫生城市是一个庞大的工程，涉及的创建单位和部门众多，各部门分别设置专人负责档案的收集和整理，但在各个项目建设和推进的过程中，难免会出现材料和数据的变更，个别部门档案管理人员会疏于档案资料的重新整理，并且把这部分档案资料重新报送到国卫档案管理部门。创国卫档案资料要求完整性，现阶段其形式主要包括音像、图片、纸质文字及电子文件等，但档案人员鉴于工作内容范围，并不具备全程参与创立国家卫生城市的条件，尤其在召开一些有关创立国家卫生城市的重大会议上，相关工作人员对于如何收集资料方面不专业，导致一些工作照片、领导讲话录音、专题会议讲稿收集不及时、不完整等等。

（三）创国卫档案管理人才缺乏。当前，各部门单位对于档案管理工作并不是十分重视，没有设立专门的档案管理科室，档案管理人员或为临时抽调或为兼职，有些并非科班出身，缺乏档案管理的专业知识和技能，在档案管理数字化的过程中，档案的收集和整理工作困难重重。对于档案管理人员的重视程度不够，缺少相应的培训，档案管理人员能力不足；由于档案管理人员工资水平较低，难引进高层次人才，导致很多医卫机构在创国卫档案管理工作中人才缺乏，影响档案管理工作的创新和推进。

三、创国卫档案管理工作的提升策略

在创建国家卫生城市档案管理工作过程中，切实有效且富有特色的创国卫档案管理策略，是破解创国卫生城市档案管理工作问题的重要抓手。针对医卫机构在创建国家卫生城市中档案管理工作存在的问题，现提出如下解决策略：

（一）加紧建立健全的档案管理机制。创建国家卫生城市需要建立健全的档案管理机制。首先，在档案管理工作中建立“三同时”组织机构，即各部门档案工作的安排应该与创国卫工作实现同步的部署、安排和开展，省级档案管理部门应该抽调专业的档案管理人员对市级各建设单位的档案管理工作进行监督和指导，并定时抽查市级档案的整理和归档工作，乡镇及街道办等部门要对负责区域内创国卫档案的收集和整理进行督促和落实，根据《国家卫生城市标准》进行对标和落实。其次，明确职责，档案管理人员要进行明确的职能分工，明确各自职责，恪尽职守，实行档案管理排名和追责制，督促工作的落实和开展。最后，建立创国卫档案监督考核机制。各单位在档案整理过程中，形成完善的共性档案和专业档案，按季度和年度考核对标《国家卫生城市标准》，对于达标的单位给予奖励，对于档案管理存在问题的单位，市创建办对其进行现场指导，督促整改，争取达标，并形成1-2处示范单位，在管辖区域范围内进行推广。

（二）加强档案资料收集的完整性和归档同步性。创办国家卫生城市档案收集时间为4年，时间跨度比较大，档案收集和整理的数量和难度较大，因此要求各单位部门在档案收集时要有时效性。现阶段，各单位都在紧锣密鼓地进行创卫项目的建设和整改，如果各单位疏于档案管理，无法在短时间内完成相应档案的收集，则可能导致部分档案流失。并且全市每年定期要对各单位档案的整理工作进行检查和接受，及时查缺补漏。要做好档案的电子化工作，同步做好电子档案的归档工作。创国卫资料要求严谨，有据可依有据可查，在分类整理的一二三级档案中出现的数据要一致，其对应的档案资料要如实反映创建工作的真实情况，及时、准确、完整、时效性强的档案才能体现档案记录的优越性，更好地辅助创国卫工作的顺利开展。

（三）提升档案验收标准和审定要求。依据《国家卫生城市标准》严格规范城市档案的验收标准，加强审定的环节和步骤，例如，对于纸质档案资料的验收，要求按照红头文件的格式进行收集和整理，注意行文规范，规范文件标题、文本内容、签发时间、签发份数等，对于照片类的档案资料要求彩色印刷，备注简单说明，音像和电子资料进行标号和单独建档。省市创国卫档案资料验收部门要严格依据标准进行验收，并及时与档案馆对接，做好档案的规范和移交工作，防止档案丢失和破损，可以充分开发档案的价值，为科研工作者提供数据支撑。

（四）引进并培养高素质的档案管理人才。为进一步规范和提高创国卫档案管理水平，引进高素质的档案管理人才是关键。首先，对现有的档案管理人员结合创国卫档案管理要求进行定向培训，提高其业务素质和业务水平；其次，提高档案管理人员的工资水平，实行奖励薪酬制，档案管理工作繁琐复杂，需要对档案进行实时更新、细化、整理，根据创国卫档案资料考核细则，对市档案资料进行定级排序，对于档案管理工作优秀、业绩突出的部门和人员给予相应的奖励；最后，加强档案管理人员对创建国家卫生城市相关标准的研读，做到档案资料的收集和整理心中有数，能够严格对标，同时加强档案管理人员的使命感和责任意识，以保质保量完成档案管理工作。