档案电子化“三步法”微创新实践及其隐性价值

文/上海中心大厦商务运营有限公司 唐志颖

一、档案电子化“三步法”微创新实践

电子档案日常利用中方便快捷的优势被越来越多的单位认可，有条件的单位会购置一款专业档案管理软件对电子档案进行系统化管理。单位在生产活动、日常管理中难免还会形成许多纸质文件，其中不乏具有保存价值的应该被作为档案长期或永久保存的文件材料。如果单位想要做到档案电子化管理的统一性、完整性，从长远考虑，传统纸质档案也应一并进行系统化管理。所以，对于日后购置档案管理软件进行档案系统化管理的单位，前期做好传统纸质档案的电子化、数字化工作是相当必要的。本文将我公司档案电子化管理的实践经验进行总结分享。

我公司运营初期（2014～2018年），OA等办公自动化管理系统和文档管理系统尚未实施运用，公司档案以纸质档案为主，辅以光盘、U盘为载体的数码照片、图片、多媒体影像档案资料和证书、奖状、牌匾等荣誉类实物档案。在这些形式各异的档案中，纸质文书类档案日常查阅利用的频率最高。为了提高和改善传统档案利用效率和便捷度，公司档案管理部门制定纸质档案电子化的实施方案和管理细则，通过“三步法”微创新的实践，因时制宜地完成纸质档案数字化转化，有效地解决利用矛盾，为电子档案系统化管理夯实基础。

第一步：推行档案“双套制”管理模式。公司管理及经营中形成的各类文件材料中具有档案保存价值的（即属于公司归档范围的）文件，需要被移交至公司档案室进行专业化管理。在文件材料移交之前会有较长一段时间留在主办部门，文件能被随取随用，方便其履行文件内相关事宜，这段时期内档案管理处于管理的盲段、乏力段，文件可能发生实体遗失的风险较大。为尽可能缩短待归档文件材料在各部门内的保管时间，又要让各部门在移交文件材料后能方便快捷地查询利用，档案管理部门在公司内全面推行档案“双套制”管理模式。档案“双套制”管理模式是随着各种软件系统在办公中运用形成无纸化办公模式（比如OA系统）并产生大量电子档案而被提出的一种档案管理概念。在无纸化办公环境中，“双套制”归档是对同一份内容的文件，在保存它的电子版本的同时，依旧同步归档保存同版本纸质文件一份，“双套制”解决了电子文件缺乏唯一性的短板。反之，将“双套制”管理模式运用到纸质档案管理中，方式就是：将纸质档案电子化，即运用扫描技术将纸质档案转化成PDF固化格式的电子版。主办部门在文件形成后尽早向档案室移交纸质原件，部门留存与纸质对应PDF电子版本材料，用于日常查询利用。对纸质档案推行双套制管理模式，最大程度上保证档案原件的安全性、完整性，在尽量减少调阅纸质原件的前提下，也能提高查档利用率，解决了纸质原件唯一性、孤本性带来的查询利用方面的不便。如此这般，“双套制”管理模式就是公司在档案电子化利用服务中迈出的微创新实践第一步。

第二步：搭建文件共享服务器电子档案查询系统平台。随着各部门留存备查的电子化档案数量翻倍式骤增，给部门自助查询利用带来了新挑战，所以档案室自主设计和搭建了一款电子档案查询系统，该查询系统是以公司现有的文件共享服务器为空间平台，档案室将各部门所有电子化档案上传至该服务器指定地址（一块固定的物理空间），将它们按照“部门—年份—文件类型”三级分类整理，编制索引目录，著录各类文件目录，且对每条文件目录挂接超链接，能点击到指定电子档案。按照以上逻辑方式作系统化整理后，再对电子档案查询利用权限按部门设置，并符合公司档案借阅规定，确保服务器平台内电子档案的安全性、相对保密与相对共享性。档案室拥有该查询系统的管理员权限，可及时对目录及电子档案更新操作，确保准确性。各部门人员则可通过用户名及密码登录该文件共享服务器平台，根据既定权限可查范围，自助查询各自部门移交归档的电子档案，做到查档不求人。搭建文件共享服务器电子档案查询系统平台是公司档案电子化利用服务微创新实践的第二步。

第三步：微创新开发虚拟立卷方式。各部门自主的日常查询利用已不再成问题，但当遇到外部审计通常需按项目调档时，这就对调档利用提出了更高的要求。项目文件形成于各主办、协办部门，分别由各部门各自归档，档案类别多样，文件零散、分散、且未经整合，档案室从各部门收集后，需按项目进行合并整理，归档立卷的时间周期会较长。有的项目还在文件收集阶段，有的虽已基本收齐但还未整合，可能就会面临被审计调档利用的需求。这是档案室在配合重大项目审计时在档案利用服务上面临的新挑战。当时想到了档案管理实务方面老专家讲的“开中药方子”的点子，顿时有了启发：文件共享服务器查询系统内的那些电子档案就是“药材”。项目档案虽然物理上分散在各部门内，但我们可以通过某根“线”将它们联系捆绑起来。当时公司已经有了较为规范的文件管理模式，各类文件有规范的文件编号作为唯一的关键识别信息，可以作为同一事项文件相互串联起来的“线”，我们给它起了个专用名词叫“关联号”，比如：合同编号、签报编号、采购申请文件编号、比选审批文件编号等等。在电子档案查询系统的文件级目录中增加“关联号”这一列项，同一事项电子档案便可在逻辑上被关联起来，就算纸质档案尚未完成移交，或未进行整理立卷，也不用担心提供利用的问题，这其实就是电子档案虚拟立卷的方式。虚拟立卷方式是公司档案电子化利用服务上微创新实践的第三步。公司档案电子化管理工作从零起步，从建章立制，到搭建一套适用于公司的传统纸质档案数字化转化、电子化管理的操作规范和流程，为公司电子档案系统管理夯实数据基础，让档案从部门中来，又回归利用部门，不死搬教条，因时制宜，突破创新，灵活应用现有资源，转变方式方法，真正活化利用档案信息资源。以上就是档案电子化“三步法”微创新实践总结分享。

二、档案电子化“三步法”微创新实践的隐性价值

随着公司OA等办公自动化系统以及档案管理软件实施并完成接口技术对接，电子文件按照预设归档要求被推送到档案系统内，归档形成电子档案，实现文档一体化管理，以前的那些数字化转化而来的存量电子档案，则可以通过人工方式导入档案系统。档案电子化“三步法”微创新实践工作的意义就在于此，前期日常所做的数字化、电子化管理工作为公司后来的档案系统实施运用打数据基础，而且，这项工作为公司创造了非常大的隐性价值，接下去跟我一道来做做加减乘除，用数据分析说明。

按照一般常规操作，如果单位没有或者几年之内暂不考虑使用专业档案管理软件的话，单位档案管理人员在日常档案收集工作环节，在接收移交部门纸质文件时，通常不会要求同时收集电子化扫描件，通常会等到公司使用档案管理软件时，才会想到对库存纸质档案作统一数字化转化，但到那时，工作量是巨大的，而那时档案管理人员不可能放下手上日常工作全力去做这项工作，所以只有花钱请专业资质的外包服务公司来完成这项数字化转化工作。

纸质档案数字化工作主要分两大工序，一是扫描质检，二是条目著录和挂接。第一道工序是扫描。分A4幅面、A3幅面两种纸张大小的扫描（A3幅面的数字转化一般比A4的单价贵1倍）；如果单位是按“卷”而不是按“件”立卷，那扫描工作将变得复杂和辛苦，扫描前要进行拆卷，扫描后要进行装订、还原工序，所以扫描工序的人工单价相对比按“件”的稍贵点。第二道工序是条目著录和挂接。条目包含案卷目录与卷内目录；条目著录（又叫条目录入）就是将纸质条目（或者称台账）做成电子条目（就是EXCEL版本），把电子条目挂接到档案系统内，再把扫描好的每一份电子档案挂接到对应的每一条目下面。下面以按“卷”立卷档案、A4幅面大小扫描为例做数据分析说明。

据不完全统计，我们单位从成立之初至2018年期间的库存纸质档案，需要扫描的页数合计约为20万页，需要著录的文件条目约为2万条，如果外包进行档案数字化转化工作，扫描每页单价为0.5元计、条目著录每条单价为0.5元计，经计算，外包总价合计为人民币11万元，是一笔不菲的费用。

档案管理人员站得高、望得远、超前考虑、化整为零，日常已通过档案电子化“三步法”微创新实践在平时档案收集整理环节就实现了对纸质档案100%的数字化转化，并在文件共享服务器平台内著录了案卷目录、卷内文件级目录索引，且每条卷内文件目录都有电子档案的超链接（即条目挂接）。如今公司上线了专业档案管理系统，前期做的这些工作完全符合档案系统对存量档案导入的技术要求，直接拿来就可以导入，悄无声息地为公司省下一大笔外包服务费用。这就是档案电子化“三步法”微创新实践为公司创造出的隐形价值。

目前公司的档案系统化管理工作如沐春风，档案人员能借助专业文档一体化管理软件对公司所有应收尽收的电子档案以及纸质数字化档案进行统一管理，公司档案信息资源开发利用变得如鱼得水，档案信息利用将更好地为公司业务运营及管理服务。