互联网背景下审计档案信息化管理模式探讨

滕春娥 牡丹江师范学院图书馆

引言

在网络科技的助力下，各行各业也逐渐重视信息化的建设。基于此，我国也开始对审计信息化建设做出了规划，并且取得了初步成效。以传统审计的理论和方法作为基础，借助信息化技术，重新构建审计的方法，建立新的审计模式，逐渐用信息化审计，尝试替代传统的审计方法，以便能更好地适应新时代的要求。在新时代审计环境的影响下，审计也越来越趋于信息化处理模式，审计档案信息化管理也变得极其重要。互联网背景下，如何最大化地发挥审计档案信息化管理的作用俨然成为探索的课题。

一、审计档案信息化管理现存不足与问题

审计档案信息化管理既保证了信息资源的完整性、高效性、保密性，又通过计算机技术的支持提高了审计活动的效率与质量。但就目前情况而言，审计档案在信息化管理的过程中还存在一定的不足与问题，本文分析如下：

（一）审计档案信息化手段落后

当前时代，互联网技术已经深入到各行各业的各个领域，成为未来生产、生活必要的承载工具。以审计档案活动为例，信息技术手段不仅提高了审计活动数据信息的保存价值，还充分提高了审计成果的质量，促使其管理水平和服务水平进一步提高。但就目前情况而言，审计档案信息化管理过程中还存在一定不足，不仅缺乏软、硬件配套设施，在数字化开发和利用方面专业性人才还存在一定的缺口，比如对大数据、云计算、物联网和移动互联网等相关技术利用率不高，在部分档案审计、管理环节仍然采用传统的手工操作模式，也大大降低了信息化工作效率，还浪费了劳动资源，不利于信息化管理水平的提升。

（二）档案审计信息缺乏共享性，资源利用率低

当前，信息技术在档案活动中应用越来越广泛，不仅改变了传统数据处理的方法和数据存储的形式，还促使传统的纸质档案信息向电子文档转变，避免了在审计管理过程中传统原始凭证、记账凭证等相关信息丢失。同时通过数据库保证了信息资源的安全性、准确性，为审计活动有效进行提供了完整的信息资源支撑。但从当前档案管理信息化建设状况来看，部分档案部门缺乏完善的审计标准，信息资源在使用的过程中容易造成丢失、遗漏、错误等不良情况，缺乏科学的保障和共享性。部分档案部门在进行信息化建设与管理时审计工作流程存在一定的不完整性，导致部分文件在准备阶段、实施阶段无法与审计工作良好衔接，阻碍了信息资源的利用和开发，降低了管理水平和服务能力。

（三）审计档案信息化缺乏科学合理的规范和依据

审计档案信息化管理过程中，对涉及的多类业务存在一定不规范性，导致收存的信息资源不能被积极地开发和利用，降低了档案部门的服务效率与质量。比如，部分审计部门的归档范围与保管期限相脱离，各地的档案信息管理工作没有形成统一的规范和标准，造成了信息资源的空间、时间不匹配，影响了档案审计开发利用的工作效率和质量。

二、审计档案信息化建设内容

传统理念下，审计档案通常是由立卷人根据信息资源的顺序将审计报告、审计底稿和审计日记及其他文字资料收集、分类、登记、汇总形成一个完整的文档，然后上交给档案管理部门。整个过程不仅人工操作环节较多，而且档案的查阅通常要经过层层审批、提交，才能最终到达档案管理部门。整个操作过程不仅耗时长，而且查询速度慢，给管理者和工作人员带来了诸多不便。互联网理念下，审计档案工作突破了传统理念的限制，通过现代信息技术完成信息资源的制作、加工、传播、转化、利用和二次开发，提高了档案服务工作的质量与效率。

随着计算机审计技术的不断发展与普及，审计档案由传统的纸质信息转化为电子文档，传统的信息处理手段，已经无法满足当代审计工作的需求。因此，档案管理部门一方面要加强工作人员的专业知识，另一方面还要通过计算机培训，提高信息化管理素质与技能，以加强计算机操作和档案专业知识的应用水平。

（一）基础设施建设

基础设施是审计档案信息化建设的重要支撑，包括软件设施、硬件设施和网络环境。因此，国家与政府应加大资金投入，支持审计部门购买基础设备，包括计算机、打印机、扫描仪等，以便其更好地实施档案信息资源的开发和利用。此外，网络环境是实现档案信息高效管理的重要依托，审计部门可以通过网络设备将存储的信息资源通过网络服务器与计算机进行连接，从而组成先进的档案网络环境，弥补了传统归类、分析、汇总环节的不足，提高了审计档案的使用价值。

第一，在互联网背景下，审计档案管理人员应当加大软件管理的开发与应用，并通过信息检索系统建立完善的数据库，进而为审计档案信息化建设奠定良好的基础。相关管理人员可以利用成熟的软件技术对纸质文档进行储存、编目、加密、检索等现代化服务，进而通过网上管理平台实现信息资源的网上查询、检索和应用。

（二）信息资源建设

就当前情况而言，审计档案信息化管理的重要性逐步提高，不仅提高了审计部门的工作效率，还提高了社会服务能力。而现阶段许多审计部门专业性管理人才缺口较大，现代管理水平较低，阻碍了审计档案数字化、信息化建设进程。因此审计部门应从以下两点入手，培养优秀的人才队伍：首先，通过培训学习加强档案人员的分析、检索、筛选等计算机应用能力，简明扼要地对各种审计档案进行分类归档；其次，审计部门要做好档案工作人员的思想教育工作，通过交流沟通提高其思想政治站位，承担起自己的责任与义务，充分激发其在工作中的主观能动性，保证审计管理工作的高效和高质。

（三）人才队伍建设

审计档案信息资源建设是审计工作的核心，实现信息资源的数据化、网络化和系统化管理，可以将现有档案馆中储藏的纸质文案转化为电子数据，既提高了共享与传输效率，又通过文档、图片、视频、音频等各种形式的多媒体资源增强了信息储存的安全性，方便使用者对各类型的审计档案进行查询、鉴定、审核和分析，提高了服务质量和工作效率。

④IT服务外包作为一种市场化活动，市场规律自然蕴涵其中，管理意识的弱化是服务方减少供给、压缩成本、风险放大的直接诱因，放任式的服务外包会引发因服务外包而带来的新风险。

三、互联网背景下，审计档案信息化管理模式

第二，档案管理部门应加大软件的开发与应用，比如OCR文字识别软件、照片与原件的扫描软件等。对于复杂、容量大的纸质信息要通过人工录入形成电子文档，不仅耗时长，而且，容易出现失误，此时档案管理人员可以利用OCR文字识别技术，在短时间内将规范印刷和打印的文书图表转化为电子文档，既降低了管理人员的劳动强度，又提高了信息资源的准确性；档案管理人员要处理重要的照片资源时，可以利用扫描仪复制图片文件，以完成归档整理；对于审计档案中涉及的报表、批示、审计意见等文件材料，材料清单一般由专门部门进行保管，不宜放入电子档案，此时管理人员可以通过扫描软件将其转化成图片，既反映了文件的原始面貌，又完善了电子信息，增加了审计档案的真实性和完整性；电子文档在基本建设完成后，要对上级进行报送，管理人员可以采用CD光盘为文件载体，不仅物美价廉，而且保存时间较长，携带方便，值得档案管理人员注意的是光盘在刻录过程中要注意文件的格式，依据网页、音频、视频和其他格式的文件选择合适的光盘载体，包括资料光盘、音乐光盘等，以确保信息资源的安全性、稳定性。

（一）实现数字化管理

审计档案信息化建设不仅范围广、内容多，而且系统工程复杂，审计部门应加大设备投入、人才投入提高管理质量与服务水平。本文针对审计档案信息化建设相关内容，具体分析如下。

糖尿病组尿微量白蛋白阳性检出率为69.85%(397/2 000)，尿糖阳性检出率为66.30%(1 326/2 000)，联合检测阳性检出率为73.65%(1 473/2 000)，均显著高于健康对 照组的 1.60%(8/500)、1.20%(6/500)、2.20%(11/500)，差异有统计学意义（P＜0.05），见表 2。

第一，审计机关要提高对审计档案工作的重视程度，积极推进审计档案资源开发利用工作，从单纯的保管中脱离出来，充分发挥信息资源的功能和优势。同时，在年终审计项目质量检查评比等活动时要细化标准、确定原则，将审计档案作为重要考核依据，以提高评价考核的公平性、公正性，确保检查结果及时反馈到审计人员手中，提高审计工作的服务质量与效率。

第二，档案管理部门应不断优化、丰富数据库资源，已为审计档案提供丰富的信息储备，确保网络信息化服务顺利进行。与传统管理理念不同，信息化视角下的审计档案工作主要通过网络和计算机进行将传统的纸质档案转化为电子文档，使档案由死变活，进而为用户提供高质量的服务。在此过程中，档案管理部门要在信息开发与利用过程中做好保密建设，建立健全档案保密组织，并严格按照密级管理办法进行管理，切勿进行私自外借、查阅等违规行为。此外对于密级等级较高的档案信息，档案管理部门应加强安全管理制度，包括人脸识别、密码口令、防火墙设置和杀毒软件，以避免信息资源在传输的过程中出现丢失、盗取或被病毒攻击等不良情况。档案管理部门一方面要通过培训学校增强管理人员的计算机安全意识教育和防范技能训练，另一方面还要建立明确的规章制度，以确保各级管理人员操作人员的权限和操作范围，切勿出现私自调离、查看等违规行为。

第三，审计部门要努力搞好审计档案规范化建设。互联网背景下审计档案的管理，包括库房建设、档案装具、立卷归档，软件开发等相关工作。首先，档案管理工作人员应严格收录每一年度执行审计项目计划工作的文字材料，并根据项目内容、保存价值进行分类整理，并严格鉴别和挑选相关证明材料，对价值较高的文字资源应收入档案，对有参考价值的文字材料应作为资料保存，以做好信息资源的收集、整理、归档、录入等基础工作。其次，档案管理人员在收集、整理信息资源的过程中应熟练使用计算机设备，提高无纸化办公的推进程度。比如，档案管理人员应以传统审计档案的容量、受众面为基础编辑数据库，一方面避免了纸质信息由于人为失误造成的丢失、损坏，另一方面缓解了纸质档案信息储存空间不足的障碍，通过切实有效的监督机制保证了审计档案的便捷性、高效性、安全性。

（二）加快信息化软件的开发水平

传统理念下，管理人员在保存信息资源时采用单一的保存手段，包括照片、录音带、录像带等，而在审计过程中多以纸质材料为载体，不仅工作效率低，而且在传输的过程中容易产生人为失误，提高了审计工作的误差性。而在互联网背景下管理人员在保存、录入信息资源时多采用计算机、互联网、软件等现代信息设备，不仅有利于对电子文档进行筛选、鉴别，还可以在审计的过程中将原始的纸质材料转化为电子、文档、图表、音频以及视频等形式，一方面提高了档案管理部门的信息容量，另一方面通过电子文档可以实现信息资源的直接调用，提高了工作效率。因此档案管理部门应加强数字化软件的开发与利用程度，以下几点入手。

本文对该站1～13轴基坑土方开挖过程中围护结构及周边环境变形监测情况进行分析。监测点平面布置图见图2。

当前时代，尽管审计档案管理工作已经朝着信息化、智能化的趋势发展，但其管理理论、管理思维、管理技术和管理模式还存在一定的不足，本文提出了以下几点优化对策，以促进网络资源在审计档案工作中的运用，提高档案部门的服务质量与水平。

（三）加强审计档案人才队伍建设

明文经过算法模块前需要进行对齐校验和长度补充，经加解密算法模块处理后的数据保存在数据加解密模块的内存中，再通过协议栈将数据封装成帧，使用DMA引擎向存储阵列主控制器内存传输，传输途径支持中断模式。驱动程序接收到加解密模块传回的数据帧，进行解析分解，将数据流通过应用接口进行输出[4]。

第一，档案管理部门应当用更加科学的态度和方法来解决人才的问题，包括培训学习、季度考核等，在其提高自身专业技能的同时，形成良好的竞争意识，以发挥个人特长，全身心投入到审计工作中来。

第二，审计部门应通过工会活动、党员培训等提高管理人员的政治素养和品德修养。从事审计档案活动的人，一般有机会接触密级等级较高的信息资源，如果思想意识、价值观念不正确，容易造成档案信息的私自查阅、调离，甚至损坏、丢失等不良状况。因此，档案管理部门应加强管理人员的教育培训，为其创造业务学习、钻研的平台，以提高其事业心和综合素质。

长三角地区专利申请量、授权量均位于全国前列。2017年，长三角地区三省一市每万人口发明专利拥有量均进入全国省份排名前十位；专利申请量占全国的32.4%；每万人口发明专利拥有量远高于全国平均水平，达到22.85件。

第三，审计部门要加强计算机等信息技术使用者的素质培养，一方面在招聘的时候提高专业技术人员的考核力度，另一方面在上岗前要组织其进行专业学习与考核。同时，从事计算机管理的相关档案管理人员应当熟悉相关软件的开发和应用，为用户提供方便准确快捷的服务，使审计档案的管理更加完整、规范。

式中：H为测压管水头，m；c为水锤波速度，m/s；x，t分别为水锤波沿直线传播的距离和时间；g为当地重力加速度，m/s2；f(v)是速度的非线性函数。

结语

综上所述，审计档案信息化建设，不仅完成了传统记录、统计、汇总等工作，还通过电子文档的使用，提高了归类、分析、汇总等环节的准确性、安全性、高效性。因此，相关管理部门应当创新思路，深入践行现代化服务理念，从人才建设、基础设施建设、软件开发与利用等环节，打造一支档案专业素质、计算机技能优秀的人才队伍，以强化网络环境下的审计档案质量控制与安全控制方面的防范意识，为审计档案现代化建设奠定夯实的基础。