浅谈建筑施工企业财务信息化建设

吴腾飞

(中铁建设集团有限公司，北京 100040)

一、财务信息化建设的重要性、必要性

自1994年财政部印发《会计电算化管理办法》以来，财务会计正式由手工账向电子账转换，可谓是财务会计界的一大进步。会计电算化改变了会计数据和账务处理方式，使得会计工作统一规范，大大降低了信息成本，为基层财务会计改变了账多和账难查、难找的问题，大大地提高了工作效率。但自此之后，不少企业的财务会计停留在电算化阶段，缺少进一步的深化以及研究。

随着国家经济的快速发展，计算机技术不断更新，各个公司的经济业务量较之前可以说有了翻天覆地的变化。更多的信息需要收集，但与之匹配的最常用工具是Excel。Excel凭借独有的特点，在一定程度上解决了数据汇总以及批量运算的问题。

随着业务的扩大，公司管理层级的增加、扁平化管理的推行，财务口径人工汇总Excel的工作量逐步增大，表格不一致，数据口径不一致，在人工汇总过程中出现了大量的偏差，消耗了大量的时间和精力，使得企业管理者等待时间过长。与数据汇总耗费的时间相比，公司的决策时间时常被大量压缩，公司决策缺乏更深一步的研究。一些影响公司的重大决策，往往需要既往业务的相关数据，但每次管理者需要数据时，均需花费大量的时间去收集整理数据，几上几下，汇总、审核，占据了财务业务口过多的精力，使得财务生产力较少或者是无法解放。另外，不同管理阶层对本层次的管理要求的套表与上级所需要的套表存在差异，每一次数据收集都存在数据转化的情况，每次转换都需要大量消耗时间。于公司上层、中层、底层都是资源的消耗，却没有相关经济利益的直接流入。

其次，人才是公司长远发展的不竭动力，是事业之本、管理之本。公司越发展，从业人员就越多，不同层级的人员在工作能力、工作态度、个人素养方面并不一样。要使得不同层次的人员、不同状态的人员共同为公司的下一步发展出力，就不得不整合业务流程，使得业务流程的开展不随部分人员的认知而有所区别。在整合人员认知时，信息化系统时常扮演着重要的角色。认知能力高的人员可以在整体管理思路上填列相关数据，认知能力稍弱的人员也可以根据系统提示完成指定动作，信息化系统使得不同认知能力的人员均能达到指定的要求，从而达到管理的目的。

再次，财务信息化也是企业内控的必然要求。传统的手工会计，通常通过多层次的审批环节来实现企业的内部控制，所有的会计工作都是根据标准逐步执行，在开始下一项工作之前要对之前的操作重新审核，工作流程十分复杂。在信息化之后，可将线下审核转移到线上，并由相应的软件自动生成，在线审批打破时空限制，可以随时随地地对相关业务进行流程审批和控制，使得审批利用时间最少、可浏览的流程资料最多，这些优点将大大提高工作效率。

二、财务信息化建设能取得到的效果

(一)可减轻基层财务的工作负担

企业在做信息化建设前需结合自身业务特征，综合公司内市场经营、经济管理、物资管理、财务等多部门的业务流程以及公司主要领导人的管理思路、基层项目的业务特性，设计全面符合自己要求的成熟业务系统。信息化建设按照信息化架构设计理念，将最先进、公司能够接受的管理思路直接套入系统之内，企业基层财务只需要按照上层的管理要求，录入相关信息，系统就会自动生成相关的数据结果。基层财务不用再耗费精力去设计、组建自己的管理思路，通过信息化建设足以解决上下认知不同的问题。

(二)可针对性解决管理问题

信息化系统最大的优势就是快速、准确地进行数据统计及数据分析，以往公司采用Excel进行数据统计时，经常出现慢、乱、错的情况，使用信息化系统能非常好地解决这个问题。企业中间层在看到数据结果的同时，能够更加清晰地看到部分基层财务填报的错误，由此可指导基层人员在数据填报避免出现问题，一遍又一遍，信息系统的真实性和可靠性会逐步加强，更容易形成统一的管理思路以及实践方法。企业中层对相关基层数据掌握得越真实、越牢靠，才能形成针对性的方式方法解决基层管理存在的问题。

(三)可增加财务数据共享性

以往公司的横向部门或者高层要采集相关数据，需要逐个单点地进行汇总，这样下来耗时耗力。采用信息化系统之后，相关数据在信息系统中能够直接显示，而且能够随时更新，也能够按照系统既定的逻辑进行加和、预警。从横向的业务部门到纵向的公司上下，需要基层财务管理数据时，可以直接索取，减少人力再投入，大大减少不必要数据汇总所耗费的时间。

(四)可加强对项目的独立控制

公司在系统初设阶段，可设计相关的预警项，以系统的不可修改性，杜绝中层、基层管理者修改系统数据，以达到企业高层想要的结果，但这种结果通常与上次的管理目的相背，信息化系统运用之后，能够更好地将企业高层的管理思路运用到基层。例如公司基层的施工垫资已达到峰值，相关预警能够在系统中清晰地看到，公司基层、中层、高层都可以同时认识到项目存在的问题而去对应关注，这样下来会促进问题的快速解决。如达到垫资峰值而无人知道，继续垫资会给公司带来过多的负担。

(五)可获取大量的历史数据

企业财务拥有大量的数据，但这种数据通常并未运用在有效的数据分析上面。然而通过数据纵向分析、横向分析都可明显看出企业的发展轨迹，例如铁路工程项目平均施工利润率、市政工程月度平均释放产值、公司的年度生产能力、施工项目不同阶段的付现成本率等数据。以历史数据的运用，可有效看出公司发展所必需的对应资源，也可预测例如EPC＋F类工程施工过程中所投入的必要资源，以及不同施工模式下如何实现效益最大化。

(六)可串联财务预算、核算、税务、资金等财务功能

财务是所有管理活动的数据中心，在财务信息化过程中，通过信息化运算能够及时比对同预算之间的差额，能够核对同类业务不同板块之间的税负率，也可对比资金计划与资金执行过程存在的差异，以提高资金计划的执行率。财务信息化能够通过计算机强大的数据处理能力，对企业进行纵向的、一体化的管理。只有在一体化管理的模式下，企业整体财务资源得到统筹，才能实现企业的快速发展。

(七)可加强业务环节的紧扣性，回避风险

通过信息化，公司的内控范围必然有较大的扩大，所有的经济业务均在系统的监控下运行，信息化、系统化、自动化的处理流程也能减少舞弊、失误问题。例如在款项支付的过程中，具体依据什么数据发起，由什么职位的人员审批，由谁去执行支付，这些都将大大地提高业务的透明度。部分企业上线银企直连系统，在审批完成之后，银行后台直接支付，这就节省了传统财务来回往返银行的时间，也极大地保证了资金的安全。

(八)可满足外部的监管需求

目前国家大力推行基础设施建设，源源不断的财政资金直接拨付至各施工企业，施工企业在接受资金的同时，就必须接受国家对企业经营发展、财务信息等方面的管理和监督，而国家想了解企业的管理情况时，只看财务报表是远远不够的，外部审计单位通常要深入业务本身，经过对业务深层次的了解，才能判断国家资金是否真正按照原有设想投入该投入的地方。因此，加快企业财务信息化建设，也是适应各方面监督管理的要求，将更加有利于企业透明化经营，实现与外部监管的衔接。

(九)可推动整个建筑行业的发展

现阶段企业间的兼并整合日益增多，大型建筑公司不断兼并小型建筑公司，这已经形成建筑行业的发展趋势。然而这种大规模的兼并在带来机遇同时，也加剧了同行业间的竞争。在这种激烈竞争的背景下，传统的财务管理模式的弊端不断显现，并逐步发展成为企业发展和集团化的障碍。充分利用先进的信息技术的现代化财务信息系统逐步表现出强大的优势，也将有力地推进企业集团化建设。

三、如何更好地推进财务信息化建设

(一)集合当前的管理要求，以财务管理理念为核心，以软件的设计架构，促进基础工作的提升，减少低效、无效的工作内容

信息化建设，树立以财务管理为核心、以现金流控制为重点的经营理念，放眼企业的长远发展，切实抓好企业内部财务管理和资金监控，继而在设计架构上将工作摊开，让基层财务人员有路可走，有路可循，可以走得快，也可以走得稳。例如在设计架构上自动接入触发点，自动计算当期应收工程款项、当期应付款项、民营企业款项等数据，在汇总层次，使企业的管理者更加清晰地掌握公司实际情况。

(二)接受长期开发的思想认识，树立分阶段开发的工作目标

企业信息化建设不是一劳永逸，也不是一蹴而就的，需要随着公司的管理需要、管理侧重点的改变、管理的更深更细的要求不断推进、不断变化。在初级阶段系统的独立性较强，和公司的其他业务板块相关性较低，这能让财务系统更好地灵活改变。随着业务的不断交融，不断取数、不断运算，系统间的勾连性愈发增强，勾连性越强，对系统二次开发的影响也就越大。故公司在信息化建设过程中，要有分层次、分阶段开发的思路，逐步实现业财一体化、效益最大化。

(三)要培育这个系统，应在系统的初级适应阶段更加保护这个软件

系统上线，不少管理者急切需要这个信息系统，对信息系统的数据各种采集运用，有部分运用于奖惩，这将不利于基层管理者使用这套系统，增加了对此套系统的抗拒性。例如公司在初期阶段运用此套系统计算逾期应收款项，并将逾期应收款项的处罚运用在数据填报相关人员上面，这个就不可避免出现数据填报混乱、错报的现象，十分不利于维持系统数据的真实性。

(四)加强自有财务人员的信息技术能力

随着信息化的不断推广，财务专业也必将提高自有人员的信息技术能力，信息技术迟早成为财务人员的专业技能之一。要想快速培育财务专业人才的信息技术能力，一是选派学习能力强、业务基础扎实的财务专业人员到高等院校参加信息技术培训班，使财务人员尽快掌握信息技术；二是在年度招聘过程中招聘技术能力过硬的计算机技术人才，使其融入财务系统，了解财务基础知识以及运作模式，灵活运用到实践工作中去，继而强化信息系统；三是向领导灌输财务信息化的重要性，使其有充足的认识，重视财务信息化的发展。

(五)选用较大的专业财务软件公司

公司的信息化不是一朝一夕的问题，知名的软件公司，如用友、金蝶等技术公司，往往具有技术能力强、框架体系更加完善、售后服务到位的特点。不少公司为了节省软件开发费用，选择小的软件公司，在系统开通运行一段时间之后，受原软件公司开发能力弱的因素影响，想要扩展软件功能，却无法做到。不得不另寻其他软件公司另行开发系统，这个做法极易形成系统不兼容、多套软件并行的情况发生，进而增加基层人员的负担，增加管理成本。

综上所述，建筑企业财务信息化是当前行业的要求，也是企业精细化管理的必行之路，财务信息化所呈现的数据信息正如汽车的仪表盘，能够使人更加清晰地看到目前形势，清晰资产负债情况的变化、有息负债的变化、非现金资源的变化、合同应收款的变化等。随着信息化的深入，财务信息化将向“仪表盘＋导航仪”迈进，可根据公司既有的模式，预测在当前的发展轨道上，未来的生产能力，而采用更专业的信息化公司、更专业化的管理思路融入信息化管理，无疑可激发财务数据创造价值，发挥其最大效用。