信息化背景下高校内部控制体系建设研究

徐 颖

(南京财经大学财务处，江苏 南京 210023)

一、引言

为了进一步加强行政事业单位内部控制权责以及风险意识，促进内部控制信息化水平的提高，规范行政事业单位各项经济业务活动，2012年11月，财政部出台了《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)，明确指出各行政事业单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制，将单位经济活动及其内部控制流程嵌入信息系统中，通过减少或避免人为操纵因素，规避风险并保护信息安全。并于2015年12月发布了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(财会〔2015〕24号)，要求各行政事业单位应当按照内部控制规范要求，通过建立内部风险评估机制和完善内部控制制度、提升内部控制信息化的建设，强化对单位层面和业务层面的内部控制，实现对行政事业单位内部控制内容的高质和高效规划、实施、评价与监督。2016年，教育部制定了《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》，明确了高校需要规范内部控制体系的制定和执行。财政部、教育部先后印发了相关通知，要求高校要加快内部控制体系建设，在2020年达到工作制度化、制度流程化、流程信息化的目标。

根据调研，部属、省属高校的内控建设工作已于2016年启动，目前大多已经完成了内控体系的建设工作，进入全面实施阶段。但是，随着高校教学科研层次的不断提高和经济体量的不断扩大，对高校内部控制信息化水平的要求也相应提高。传统思路下出现的问题如何通过信息化手段来解决，以及如何提高信息化管理效率和监督质量，从而建立一套全面的内部控制体系已成为当前高校内部控制研究的主要方向。在当今信息化、智能化背景下，内部控制信息系统已成为加强高校内部控制的重要支撑和手段，在强化预算控制、固化业务流程、加强标准控制、规范内部权力运行等方面具有重要意义。

二、高校内部控制信息化建设概述

高校内部控制信息系统建设的目的是减少人为操作，保护信息安全，从而将高校的内部控制理论和观念、相关业务流程、内部控制方法通过科学技术手段形成固定模式嵌入信息系统中。高校的信息化系统既要能够满足校内各部门履行职能和相关人员履行岗位职责的需要，又要满足高校上级部门及校外其他相关单位的需要。建立内部控制信息系统，第一步是要将高校层面、业务层面的各项业务活动的相关流程进行梳理，然后确定好各个关键业务环节，将决策、实施、监督反馈机制融入各个相关环节中，最后是要明确并细化各岗位职责及分工，并将业务流程嵌入并固化进各信息系统中，同时要使流程上的各个信息系统打通并共享数据，实现数据传递顺畅、沟通更加有效的目的。

三、高校内部控制信息化建设的重要性

(一)提高高校内部控制管理的效率

通过内部控制信息化建设使高校各项业务活动的办理流程更加规范、明晰，师生办理业务更加便捷，同时，信息化建设可完善相关制度，对薄弱环节强化管理，提高了高校内部管理的质量，降低和规避管理风险，也能有效减少腐败和舞弊行为，积极做到从根本上遏制违纪违法现象。

(二)提升高校内部控制管理的实效性

通常在实际业务中，如果内部控制制度及相关工作流程缺失信息化技术支持，就很难保证制度得到有效的执行，不利于内部控制相关制度的具体实施。而通过信息化技术对执行的全流程进行掌控，即可实现执行标准的统一、流程的固化，有效降低内部控制执行难度与风险，使高校内部控制持续、稳定运行，减少了因执行力较差、人为因素等主观原因造成的不确定风险，强化内部控制实施的可操作性。通过信息化建设可以加强校内相关部门的联系，同时相关部门的数据可以很好地整合并做到数据共享，有利于高校决策者根据数据做出正确的决策和判断，管控更加到位和全面。

四、高校内部控制信息化建设的现状

笔者在工作中发现，高校内部控制普遍存在“多头管理”的现象，信息化建设不成体系，很多部门都有各自的业务管理系统，如财务系统、学生管理系统、资产管理系统等。这些业务管理系统相对独立，管理权分属于相关的业务部门，缺乏统一的管理模式，且各业务管理系统之间的兼容程度不高，这无疑增加了内部控制系统统一建设的难度，也降低了高校内部控制实施的有效性。笔者对高校内部控制相关模块的信息化现状做了分析，总体来说，目前高校内部控制信息化系统不够健全，具体分为以下几种情况。

(一)已有信息化管理系统的模块存在分散化乃至碎片化问题，无法有效统一和实现管理的系统性与规范化

1.“预算管理系统”基本用于预算申报时数据的填报，未能实现与财务系统模块接入，导致不能实时分析预算的执行情况。

2.收支管理系统存在的问题是功能相对单一、独立，未与相关经济活动对接或预留数据接口。

3.资产管理系统存在的问题是仅实现资产管理登记功能，未与人事管理系统对接或者预留数据接口，无法在资产管理信息系统中获得高校人员资产配置标准，无法保证人员资产配置情况合规性；未与财务管理系统对接或者预留数据接口，两者之间无法实现信息的互通互享，资产折旧信息无法及时更新，资产购置是否符合预算标准无法得到核对等，内部控制不规范，加大了国有资产审计风险。

4.科研管理系统与财务管理系统两者之间相对独立，科研经费使用情况相关数据人为导出导入财务管理系统，科研项目经费管理和财务经费支出管理脱节，科研信息与财务信息未实现信息共享，可能导致审核不到位，科研经费使用不合规，超标准或超范围列支，项目间调账频繁，与实际业务不符，归口管理部门对科研项目全过程管控力度不够，加大了审计风险。

(二)部分经济活动缺少信息化管理系统的模块

目前仍有部分高校经济活动尚未实现信息化管理，常见的有工程项目管理和合同管理。

1.部分高校工程项目未实施信息化管理，未实现项目基本信息、初始设计与立项招标等流程的信息化管理，无法为参建各方提供完整、准确的历史信息；在施工过程中涉及的进度、质量、费用控制方面尚未实现信息化管理，即工程项目施工管理仍主要依靠工程管理人员的经验和处理能力，受人为因素影响较大，无法有效保证项目实施质量；未实现工程项目信息的及时采集，无法满足项目管理信息量需求的急剧增长，无法实时获取相关人员项目管理活动信息，不能及时对各管理环节进行督促与检查，无法实现对项目管理工作质量的促进和提高；未实现项目信息共享与协同工作，无法保障项目参建各方间信息沟通效率等。

2.部分高校合同管理尚未实施信息化管理。合同的统一归口管理、分类管理、预审流程、编号管理、台账管理尚处于人工处理状态，未实现“部门协同、业务协同”的合同全生命周期管控模式，即未实现合同管理与合同前端的预算、采购以及合同后端的履约、支付、过程管理等经济业务的协同，部门间合同信息无法有效公开与共享，合同监管效果差，影响合同执行质量。

(三)支出事前审批线下进行，未实现线上流程的控制和跟踪

支出事前审批线下进行，审批通过后并不占用预算指标，可能出现实际报销时预算额度不够；线上表单不能完全替代线下表单，申请人既要做线上申请，又需要填写线下表单，操作步骤烦琐；未实现线上流程控制、标准控制。整体层面上未实现线上流程的控制和跟踪，业务流程审核审批环节尚未完全在系统中实现，若有未固化流程的事项，可能出现流程衔接不到位，出现管控漏洞。

(四)高校部门间存在信息孤岛现象

高校部门间数据共享积极性不高，数据维护不及时、不到位，部分重要数据信息(如人事、学生管理、财务、资产等)未实时或及时共享，部分系统数据不完整，导致无法完全满足重要业务模块数据使用与交换的需要。由于校内各信息系统间业务协同程度低，数据共享不充分，数据分析的准确性无法保证，相关管理措施难以充分依赖信息系统实现，存在信息孤岛的情况。

五、健全和完善高校内部控制信息化系统的建议

信息化背景下的高校内部控制信息化体系建设是一项系统工程，需要结合学校现状制定方案稳步推进。首先，要结合内部控制和信息化建设现状，根据实际制定最适合的建设方案，编制实施细则，尽可能地避免重复建设和减少资源浪费。各高校可以从学校以及业务两个层面，结合内部控制的现状，从学校管理和业务管理两个层面开展信息化建设，具体应遵循“分业务、分阶段、整体规划”原则，认真分析现有的各业务系统。目前，高校能够实现信息化管理的业务主要包括预算管理、财务管理、采购管理、人事管理、工程项目管理、合同管理、科研项目管理、学生管理、资产管理等。可在此基础上有效整合各业务系统的“碎片化信息模块”，打造一条互为关联的“数据链”，进而实现学校层面的内部控制信息化。

根据高校内部控制信息化的现状和存在的问题，要进一步健全和完善高校内部控制信息化系统，可以有两种方式供选择。第一种方式是不考虑高校现有的信息化管理系统模块，重新建立一套包括所有模块的内部控制信息化管理系统。这是最理想的方式，理论上可以解决之前存在的所有问题，但这需要比较大的投入，而且废掉现在用的系统是严重的浪费行为。第二种方式是在现有的信息化系统基础上进行升级改造，完善现有系统，使其达到内部控制信息化管理的要求。本研究支持第二种方式。下面就第二种方式提出初步的实施方案建议。

根据对相关政策法规的研究以及试点高校的经验，结合高校的现实和实际管理需要，建议采用“整体规划、分步实施”的方式，在整体规划的基础上分三阶段实施。

1.第一阶段:对尚未实现信息化管理的业务进行系统建设

按照内部控制信息化管理的要求和统一规划，对尚未实现信息化管理的业务进行系统建设，这主要包括工程管理和合同管理模块；同时对已有的系统模块自身存在的功能不全面、不完善的问题进行有针对性的修改和完善，使其达到单一模块自身的管理需要。

2.第二阶段:实现各业务系统间的互联互通

在所有模块都有了单独的信息化管理系统后，对所有业务系统的功能进行评估，如预算管理、财务管理、合同管理、科研项目管理、采购管理、工程项目管理、资产管理等，理清各业务系统的关联关系，协调相关部门开展系统对接工作，实现各业务系统的互融互通。

通过这一阶段的信息化建设，打通预算系统、会计核算系统、学生管理系统、采购管理系统、人事管理系统、工程项目管理系统、合同管理系统、科研管理系统、资产管理系统等，减少重复工作、降低工作量、提高工作效率；实现各业务系统数据同步，确保统计数据、预算控制、监管预警等管理信息的实时性和一致性，为管理层的决策提供支撑。

3.第三阶段:建立全校经济业务大数据库

在上述两个阶段完成后，建立全校数据共享平台，通过大数据挖掘，提供管理视图和各种统计分析报表，实现数据的整合和管理应用，为管理决策提供支持，实现资源的优化配置，为实现高校的整体目标发挥好内部控制系统的作用。

六、结束语

信息时代背景下，信息化早已成为各行各业转型升级的最强抓手。通过科学合理的信息化手段，能使高校内部控制和信息系统有机紧密结合，形成一个高效运转的有机整体。这既可以提升高校内部控制的水平和效率，促进高校高质量发展，也可以提升高校内部控制管理的质量和有效性。未来，希望高校在实践业务中，将内部控制和各项信息化建设更加全面地融合，打造更加科学高效的内部控制信息化管理体系。