大数据背景下档案信息化管理工作开展分析

吴建刚

摘 要：大数据已经成为档案信息服务的主要数据来源，对相关档案工作产生巨大影响。从大数据背景下档案信息化管理工作的注意事项水平，简要分析信息化管理工作现状和信息化档案管理的优势。在此基础上，重点阐述档案信息化管理工作的开展途径，包括转变传统观念、加强平台建设、完善队伍建设、提升工作效率、整合档案资源以及实现安全管理。

关键词：大数据背景;档案信息化;管理工作;开展途径

中图分类号：G270.7        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）28-0148-03

档案作为关键的信息资源涵盖各个领域的重要信息，随着时代的不断发展，其载体和形式发生了显著变化。大数据背景下档案数字化及信息化已经成为必然发展趋势，当代档案信息化发展的核心内容就是大数据，其有效利用现代化科学技术为档案信息化建设提供重要的技术支持，也为提升档案管理工作水平奠定了坚实基础。

一、大数据背景下档案信息化管理工作的注意事项

大数据背景下档案信息化管理工作中安全问题尤为突出，应重点控制档案的访问权限、移动式存储器的连接方式、杀毒软件的定期优化以及内部网络与互联网的连接，建立全面的物理隔离管理模式。

档案信息化管理工作期间需注重档案信息管理系统的实时维护和定期更新。实际工作中，需保证档案资源完整且准确地录入到系统，保证数据的准确性为后续相关工作的进展夯实基础。紧跟时代发展脚步，坚持数据的系统化更新并派遣专业工作人员负责系统优化及信息完善等工作，确保系统的时效性和可靠性。使用大数据技术对新老数据进行比较和分析，进一步保证系统信息的稳定性和准确性。

提升档案的利用率将资源的作用充分发挥出来，对相关管理工作达成全面的认知后，应结合实际，提升信息化档案系统的应用频率。结合统计学等数据管理理念，按照档案信息完成数据的收集和统计，为后期对比做好铺垫，并为单位中各项重大事项的决策提供档案方面的依据。

二、大数据背景下档案信息化管理工作的现状

档案资料数量的不断增加，对储存系统的能力提出了更高的需求，应科学合理的对集中存储方案进行应用，最大限度地完善相关档案信息存储效率、解决存储方面存在的问题。近些年数字化档案建设工作虽得到一定发展，但依旧存在能力不足的问题。大量档案得不到有效利用，致使其价值无法有效发挥，信息多元化的获取方式不断发展，也间接造成传统档案作用被弱化的问题。档案信息服务的内容和方式就是为客户提供个性化及精准化服务，强化客户的体验感和知识获取感。网络环境为档案数据保护提出全新要求，对此需处理好内部数据和开放信息之间存在的矛盾，完善档案开发利用工作，保障隐私资源的安全[1]。

三、大数据背景下档案信息化管理工作的优势

信息化管理能够更加便捷地将种类繁多的资料档案的应用价值发挥出来，其优势体现在日常管理的各个方面。档案信息化管理具体是指通过大数据背景下的信息化技术对原有的档案管理措施进行提升，在此方式下档案管理信息化的传输速度能够得到一定量的提升。

传统档案管理工作需将大量纸质文件运输到保存地址，运输过程中需尽量保证文件不受到损害。但运输过程中不可抗因素比较多，因此因保存不当而造成档案受损的情况时有发生。大数据背景下的信息化档案管理工作不再需要担心运输环节对文件造成损害，只需相关工作人员将需要保存的档案进行文件录入并通过电子软件进行传输即可。此方式一定程度上节省了运输时间和人力资源，并且为档案提供相应的安全保障。除此之外，档案管理信息化还能将档案资料的使用价值最大限度地发挥出来。减轻档案管理工作人员传统方式下收集和整理工作负担，并对相关档案资料进行更加精确的管理，管理的同时还能够完成内容相似资料的整合。信息化档案管理失误率也比较低，工作人员将资料录入到电脑中就可以在网络云端完成资料的整理和归档。

信息化档案管理的优势体现在网络背景下的传输和下载方面，降低相关工作人员需要资料时查找和传输的时间损耗将其价值直接明了地体现出来。檔案信息需要与自动化办公软件有效结合起来，降低档案管理管理失误率的同时提升管理效率。当前虽然电子文档的应用十分广泛，但传统纸质文档还并未完全被替代，因此档案管理过程中应实施双线制管理方式。相关人员的调查结果显示，未来一段时间内还需要继续实施双线并行的文件资料管理体系。

四、大数据背景下档案信息化管理工作开展的途径

（一）转变传统观念

大数据背景下档案信息呈开放和共享的模式，该模式也成为未来一段时间内档案信息化发展的主要方向。结合实际情况档案信息服务工作应转换传统的服务理念，拓展信息化服务范围，进一步拓展各单位的档案信息服务内容和发展方向。通过开放式的工作理念结合用户的实际需求，对当前有待完善的信息化管理服务模式进行合理的调整。有效利用互联网技术和移动网络技术最大限度地拓展信息化服务领域，同时相关档案管理工作人员应提升自身能力、完善信息处理工作，充分利用数据发掘技术对档案数据径向全面的发展分析，以大数据理念为依据全面提升档案信息化管理水准。

（二）强化平台建设

完善服务平台建设为用户提供相应档案资源上传渠道，全面丰富现存的档案资源体系，同时借助大数据档案信息化服务平台完成用户之间的资源共享。建立档案信息资源整合体系使用户能够快速获取需要的档案信息，有效提高档案信息化服务质量。现阶段，大部分档案管理工作部门都在使用双线制档案管理方式，将日常管理工作的重点逐渐转移到电子档案上。传统的档案管理方式已经无法满足现阶段的档案管理信息化需求，因此升级管理方式也十分重要。管理部门应引导工作人员转变工作方式，学习全新的档案管理模式以便于更好地应对日常工作。同时，应加强对档案管理部门的资金投入，保留原有工作档案的核心部分并对大数据背景下的档案管理需求进行优化和改革，在日常工作中完成两种工作方式的过渡，避免因升级管理模式而造成工作失误。档案管理工作方式升级不是一朝一夕就可以完成的，应做好长期的工作准备。

例如，某地实施档案管理手段升级期间对原来的原理模式进行分析，将与未来发展不匹配的档案管理条例去除，之后在实践中逐步制定全新的档案管理模式，此种管理手段可以更好地避免因升级档案管理方式而产生的工作失误，尽量保证单位的发展不受到档案管理工作模式升级的影响。

（三）加强队伍建设

大数据时代背景下档案资源数量呈现持续增长状态，对相关档案资源进行分析的需求得到大幅提升。传统技术已经逐渐满足不了大量数据需要被处理的基本需要，为更好地完成档案信息化管理工作，应组建一支具有数据处理和分析技术的管理队伍。使用当前各类先进技术结合统计管理学、数据分析、数学、IT等学科智慧，实现高价值和高效率的档案资料分析。同时应组织多种形式的员工培训，逐步提升在职人员专业技术水平。档案管理人员应明确自身定位，不断提升专业能力，迅速落实档案管理工作信息化。相关部门应为档案管理工作者创造一定的学习机会定期培训信息化技术，促使工作人员自身的业务能力得到大幅度提升。人才建设是档案信息化管理工作顺利开展的基础，档案信息化要求工作人员具备相应的能力，因此需积极帮助工作人员提升自身能力。比如，某部门每个月都组织工作人员学习最新的管理知识和相关政策，时常要求档案信息化管理专家对职员工作进行一对一的指导，具有针对性的学习和引导有效提升该部门工作人员的自身综合素质。树立工作人员的大数据技术处理思维和意识，强化相关人员的数据分析、档案处理能力的学习及培训。应当广泛吸纳人才，争取引入高素质、多专业的技术性人员，有效开展档案管理工作，最大限度地提升信息服务效率和质量，正确优化档案管理的社会服务能力[2]。

（四）提升工作效率

大数据时代档案应将资源的价值发挥到最大程度，在保证档案资源安全的基础上进一步推进档案信息共享。档案作为能够转变为实践价值的资源，相关工作人员应积极探索档案信息服务的多元化方式，使其价值得到更好的发挥。深化档案信息资源多元发展模式，结合客户群体特征使相关服务趋近于多元化、个性化以及业务化。为更好地提升档案管理的效率和资源使用率，各单位应重点对当前档案管理模式和服务模式进行思想上的转变，使档案管理工作不断朝着数字化和信息化的方向发展。首先，在传统纸质资料的基础上应结合大数据时代的技术优势，对纸质资料完成整理、编制以及储存。加大档案资料数字化处理力度，建立相应的信息化数据库，才能不断强化档案查询和利用工作。数字化、网络化的不断引入可节省档案管理工作人员的大量时间，避免传统工作中存在的不足、完成烦琐步骤的简化进而提升工作效率、强化资料利用效率。大数据背景下，相关档案管理工作还应不断完善，首先，应做好办公系统的融合工作。完善电子公文流转系统的控制，按照具体的章程完成电子文档的储存，最大程度地保障电子档案系统的完整。其次，按照国家标准有效管理电子文档分类，详细制定电子文档数字管理技术。结合实际管理规范，不断统一数据管理标准。最后，结合大数据时代对电子文档的实际要求，不断开展数据研究，持续更新数据信息的采集、分析、管理、利用以及发布的方式，最大限度地满足大数据时代对档案资料、文件文书归档和管理的实际需求及应用[3]。

（五）整合档案资源

整合数据就是将不同来源、不同格式、不同特征的数据在逻辑上或者物理层面进行有效的集中，并使用统一管理标准对其进行完善，进而面对数量众多、种类复杂、来源广泛的管理工作挑战。现阶段，档案管理工作中的重要问题就是资源内容的不统一和碎片化。大数据背景下，各个档案部门之间存在的数据都需要进行集成化管理，将档案资源加入社会信息服务体系中能最大限度地提升档案资源的使用价值。为降低管理人员的工作难度，加快档案管理信息化建设的快速发展，应完善档案管理的工作机制。将其中档案数据统计规范放在首要位置，不断完善内部档案管理制度为该工作提供可靠的保障和依据。电子信息技术虽然在大数据背景下的档案信息化管理中占据主要地位，保障档案信息管理工作能够满足企业查阅、监督以及分析等需求。同时相关档案管理工作人员也应将纸质资料按照统一的文件格式导入计算机，为之后的文件归档管理工作提供便利。开展新型档案资料收集期间应要求资料上传者和收集者按照统一的格式填写资料，避免因储存格式不同而出现返工的情况。使用此档案管理工作体系，不仅可以减少工作人员的劳动量，还可以使各部门之间增进了解，相处更加和谐[4]。

例如，某单位在进行档案资料录入时要求员工全部使用统一的办公软件，输入数据是使用规定好的字体和格式，此行为有效避免因资料录入不规范而产生的工作量提升的问题。

（六）实现安全管理

目前的档案服务管理平台设计过程，应对线上档案平台进行安全性的系统评价。建设具有综合性的评价管理标准、档案的漏洞管理机制以及档案测试管理方案等，保证大数据时代下档案项目管理和设计的安全性和稳定性。档案服务管理体系中资料隐私問题的设计能够一定程度地克服档案资源整合期间的数据保留、数据公开、隐私保护中存在的矛盾。在优化档案信息化服务系统的过程中，构建系统性因素保护机制，促进档案资源的优化，推进档案资源管理技术的创新发展。实现档案数据信息的深度发掘，全面推进档案信息化管理工作的高效应用。

为保护档案资料不受到侵害，档案管理工作人员应对资料进行加密处理，同时使用相应的防火墙系统防范软件和系统受到病毒攻击。与此同时，档案管理相关部门应将软件安全系数列为重点审核内容，从根本上建立防护机制有效保护档案信息的安全。引入安全技术提升档案资料安全系数，先进的管理技术能够为档案资料安全系数提升奠定坚实基础，并且此项技术为档案管理工作带来的便利大于其投入资金。比如，某地档案管理部门制定相对较严格的档案资料使用机制。普通员工仅拥有资料的查阅权，坚决不允许私自下载及更改而且拥有领导干部给予下载和查看的权力，若想对资料进行更改应在得到档案管理领导人员的审批后，输入验证码进入资料库对要更改的数据进行修改，经过工作人员的层层审批后才可以上传到资料库，为文件的安全系数提供坚实的保障[5]。

综上所述，大数据背景下的信息得到迅速发展对传统意义上的档案管理和技术造成较大影响。本文根据实际情况对各个单位的档案管理工作提出全新要求，明确大数据背景下档案管理工作的发展路径。现实工作中，应尽快转变传统观念，进一步强化管理工作体系，全面提升档案管理信息化的建设水准。

参考文献：

[1]  田凌嫣.论大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略[J].兰台内外，2020，（2）：86-87.

[2]  叶志宏.大数据背景下的档案管理工作分析[J].卷宗，2020，（3）：142.

[3]  李雪坤.大数据时代背景下的档案信息化管理要点分析[J].现代商业，2020，（3）：113-114.

[4]  汪分曾.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].河北企业，2020，（9）：37-38.

[5]  陈妤.大数据时代科研档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2020，（2）：85-86.

[责任编辑 文 远]