研究生教育管理信息化建设思考——以上海工程技术大学研究生教育管理信息系统建设为例

■张翠翠 陈长颖 周 晶

/上海工程技术大学

高校研究生教育管理工作贯穿人才培养工作全过程，肩负提高研究生培养质量的重要使命。研究生教育管理质量的好坏直接反映了我校管理水平的高低，随着信息技术和网络技术的快速发展，先进的信息管理系统是高效管理的必然选择。因此，了解并分析研究生教育管理信息化建设存在问题，探讨新一代信息技术深度融合于高校研究生教育管理领域，是一个具有深远意义的课题。

一、研究生教育管理信息化建设的必要性

随着我国学位与研究生教育制度的不断完善和国家信息技术的飞速发展，许多高校对研究生教育管理信息化的重要性和必要性有了深刻的认识，也开展了一系列的信息化建设。通过查阅、梳理相关研究文献，归纳、总结国内外高校关于教育管理信息化研究发展现状。很多高校经历了从小作坊自主研发，到大规模高价格向市场供应商购买服务的过程，目前已经基本完成了教育管理信息化。但随着研究生教育管理体制的改革的不断前进，管理模式不断创新及信息技术飞速发展，新的管理模式、管理思想和技术手段有必要融入到信息系统建设之中。

近几年，随着我校研究生招生规模的不断扩大，研究生信息管理业务要求不断的发展和变化，面对新政策、新要求，需要研究生信息管理系统与时俱进；大数据、大工作量，需要实现研究生教育管理的信息化。部门通过整合和优化各类优质研究生教育信息资源，信息化系统建设采用 “统一规划、分阶段实施、基础信息强化、集成应用、资源共享”的原则，构建一套集用户身份认证管理、数据管理、权限控制、信息安全和个性化的信息服务为基础的信息化管理系统。新系统的建立可以有效的解决传统教育管理模式中的数据标准不统一、信息孤岛、缺乏跨部门协作等问题，达到研究生教育信息化、管理规范化和决策合理化的目标。为研究生教育教学工作提供科学、先进的管理模式和手段，提高教育教学管理效率，规范管理工作流程，实现研究生教育与培养过程的全程跟踪，对研究生教育管理、教学现状分析及科学合理的决策，为后续积极探索新的研究生培养体制机制和创新培养模式，进一步更新研究生教育教学管理手段，提高管理服务水平和工作效率提供强有力支撑，进一步推进高校研究生培养工作的内涵建设和综合管理水平，助力我校研究生教育培养工作的成功转型有重要的现实和理论意义。

二、研究生教育管理信息化建设存在问题

(一)师生用户缺乏对研究生教育管理信息化系统建设的理解

结合我校近几年研究生招生规模扩大需求，对研究生教育教学管理的质量和效率提出更高的要求。学校决策层和研究生处职能部门已意识到教育管理信息化的重要性和必要性，学校决策层对研究生教育管理信息化工程进行了科学规划和统一的指导，研究生处职能部门秉承科学化、系统化的教育教学管理理念，对学校的各类研究生教育管理相关业务流程进行梳理，并指定专门科室负责人与系统开发公司对接，参与研究生教育管理信息化系统建设工作。系统建设初期，广大师生用户对研究生教育信息化建设工作认可度不高，一方面缺乏对教育管理信息化正确的理解，另一方面基于用户对原研究生信息系统使用较熟悉，仍停留在各项熟悉和习惯的操作流程和规范层面，导致校内师生用户对研究生教育管理信息化系统建设的认可度不高。

(二)共享机制的建立有待扩大

从目前的研究生教育管理信息化系统建设现状来看，新的研究生教育管理信息系统已与本科教务系统建立了友好的共享机制，实现了本科教务系统与研究生信息系统内教务信息的交流和数据的传输与共享，使本研教务系统海量的数据信息得到了科学的管理和有效的整合，为二级学院教学秘书排课工作带来极大便利，节省了原来需要预先排查教室资源重复占用情况的时间，大大提高了二级学院教务管理人员的工作效率。但是，目前海量的学生数据、教职工数据尚待与校内财务处、人事处、后勤资产处、学生处等各职能部门进行数据共享机制的建立，后续系统建设过程中特别加强学籍模块、教职工数据模块与其他职能部门系统之间做到数据协同交流，数据格式兼容性，打破信息数据交流与共享限制，解决信息孤岛问题。

(三)教育管理信息化制度建设有待完善

制度建设是规范和制约信息系统管理的保障。目前，现有研究生教育管理信息系统管理制度的制定多偏向于硬件和网络方面，而软件的管理、网络流程管理或网络资源内容管理方面，现有的管理制度无法全面覆盖到教育管理信息系统中各项工作当中。反应到信息系统本身，由于欠缺完善的管理制度，对系统运行的约束和规范势必造成影响，有可能系统运行过程中数据的真实性、标准化和规范化受到损坏，这样不但造成基础数据利用率不高，也对教育管理信息系统规范使用产生不良影响。

(四)以用户为中心的指导思想有待加强

目前，研究生教育管理信息系统的建设，各培养模块相关功能的定位、需求开发、相关业务申请办理流程的设计，更多地考虑到怎么解决职能部门及二级学院的相关管理人员在研究生教育管理中遇到的问题，对广大师生用户提供便利化、流程化和信息化的教育管理服务方面的考虑相对少一些，整个教育管理信息系统建设成果的受益群体更多的倾向管理工作人员，导致信息化建设受益群体覆盖面有所缩小，甚至有的师生会片面的认为信息化建设反而使各种事项和业务办理过程略显繁琐和复杂。

三、研究生教育管理信息化建设几点思考

(一)树立研究生教育管理信息化建设意识

《中国教育现代化2035》聚焦教育发展的突出问题和薄弱环节，立足当前，着眼长远，重点部署了加快信息化时代教育变革战略任务，为高校研究生教育管理信息化建设指明方向。信息化时代背景下，高校研究生教育管理要紧跟时代发展步伐，将资源扩展、大数据技术的应用及信息化建设理念高效的融为一体，并思考如何更好地应用到研究生教育管理工作当中。同时，学校广大师生用户群体要在学校教育管理信息化组织领导下，统一思想，提高站位，进一步提高教育管理信息化建设的意识，充分认识到教育管理信息化建设对研究生教育管理带来的效益，转变传统的单纯依托信息化技术发展的教育管理模式，更好地践行学校研究生教育管理信息化建设需全体人员共同参与的目标。

(二)加强信息共享

要积极征集当今互联网时代广大师生用户对信息共享的广泛需求，将需求与信息化技术融入信息化系统建设之中。在校内各相关职能部门或二级学院范围内，进一步扩大并开放相关功能模块等数据信息的利用。打破传统教育管理中的各职能部门之间信息数据隔阂，要突破部门、二级学院甚至学校界限，努力创设友好共享交互机制，实现优质教育教学资源与数据信息资源的共建、共享和共通，大幅度提升学校研究生教育管理水平和效率，更好地响应新信息时代开放共享的理念。

(三)加强制度建设

管理层面，要及时制定与之匹配的各项教育教学相关制度。要通过培养各个环节监控确保研究生过程管理规范，如中期考核工作前的学业预警工作须严格有效执行，做到事先告知、事中提醒、事后执行。同时，制定各种业务事项申请办理流程，方便师生用户对系统使用正确、规范，以此来促进研究生教育管理信息化系统平稳有序运转。技术层面，要采用统一、标准的信息编码规则来保证系统数据处理的规范性，将数据格式混乱或内容含义表述不当导致数据统计分析的出错率降到最低。

(四)坚持以“用户为中心”的服务理念

研究生教育管理信息系统建设以学校信息化管理发展目标为引领，把教职工和学生群体对信息化的需求、目标及要达到的信息化目的放在学校研究生教育信息化建设的首要位置。通过收集并分析不同用户群体反馈的信息化需求，根据不同用户群体特点和要求，从学生、教师、导师、学院、研究生处等角色设置更为细化的权限分组和角色描述，以便提供有针对性的、与实际需求吻合的个性化服务。信息系统建设要集硬件、软件和服务为一体，把业务流程办理作为侧重点，构建一个用户简单易用、管理任务简化的集成化信息平台，实现人与技术、数据和资源的高度融合，促进研究生教育管理模式的变革。

四、结语

研究生教育管理信息化建设是一项长期的、复杂的系统工程，并非简单的将手工操作转变为计算机网络化执行的过程。后续要坚持跟进了解国内外高校研究生教育管理信息化建设的研究与应用情况，在实际工作中大胆探索与时俱进的研究生教育管理模式，及时纠正不合时宜的工作方法，结合上海工程技术大学自身发展的实际情况，立足于信息化平台建设，统筹规划、合理配置、有效利用电子信息平台资源，深入研究如何借助信息化技术手段提升我校研究生教育管理信息系统的智能化服务水平，进一步打造“新研究生信息管理系统大交互平台”，力争开创出信息化辅助研究生教育培养工作的新局面，探索一条适合我校发展的研究生教育管理信息化建设之路。让研究生教育管理信息系统平台更好的服务学校全体师生用户，服务校级各管理部门及各研究生培养单位，更大限度地支持和保障学校研究生教育各方面工作高效有序开展。