事业单位编外人员人事档案管理路径思考

张建梅

（济南市不动产登记中心，山东济南 250001）

近年来，人员管理由身份到岗位转换的趋势愈加明显，人事聘用全面展开，用人制度呈多样化趋势。各单位从原来单一的用人模式向多种用人方式转变。按是否占用人员编制为标准，分为在编人员和编外人员。编外人员，即那些未占用单位人员编制，用人单位通过自聘或劳务派遣形式在本单位工作，完成一定工作任务的人员。由于编外人员流动性较强，大多事业单位并未将编外人员档案统一纳入单位管理。现编外人员档案多采用人才交流服务中心或单位自管方式进行。多轨运行的人事档案管理工作，给事业单位人事管理带来诸多挑战。而如何建立和完善编外人员的人事档案管理工作也成为亟需解决的问题。

1 编外人员存在的必要性

1.1 完成工作任务的客观需要

长期以来，因事业单位受制于编制总量，无法招考人员补充新生力量。而随着社会的不断发展，事业单位承担的工作量却数倍增涨，尤其是窗口行业，更有“一次办好”，优化营商环境等工作要求，日益增多的工作量与现有人员难匹配，职工压力巨大，超负荷运转问题显著。为了满足业务需求，缓解人员压力，只能采取各种方式解决工作量与人员严重失衡的问题。一是用工作单位通过向社会发布简章，通过笔试和面试选拔，与单位签订劳动合同的形式，将人员聘任到单位工作，建立劳动关系；聘任相关人员，与用人单位建立劳动关系；二是根据用人需求，委托第三方招聘人员，工作人员与第三方人力资源公司建立劳动关系，由第三方公司派遣到事业单位工作；三是以完成一定工作任务为目标，签订劳务合同。

1.2 单位持续快速发展的客观需要

编外人员入职后，经过培训，分配在事业单位专业技术、行政管理等岗位，经过多年融合，对业务开展已非常熟悉，有的甚至已成为单位的中坚力量，为单位发展作出了应有贡献，成为用人单位不可或缺的一部分。如果严重流失将造成单位运转不畅，甚至引发舆情事件。

2 编外人员人事档案管理现状

2.1 档案管理重视度不够

人事档案是人员信息的重要载体，能够较客观地记录个人的成长经历，现实表现、品德能力、考核奖惩情况，是选贤举能的重要依据。但因编外人员非本单位正式人员的固有思维，用人单位对编外人员人事档案管理的重视程度不够。多从节省人力资源和管理成本方面考量，认为只要及时兑现工资福利待遇，不影响退休即可，经费和人员配备不足，材料收集不全，人事档案信息的完整性、真实性、连续性均需有待提高。职工本人档案意识淡薄，比如有些人离开原单位，重新入职后，将本人档案仍留在原单位或劳务派遣机构，并未及时将档案转出，产生弃档问题。

2.2 档案管理法规制度不健全

当前，我国尚未出台对编外人员系统的管理规范，1996 年颁布的《流动人员档案管理暂行规定》在运行中尚有诸多问题，需进一步修改完善。如用人单位和人才流动服务机构档案管理方面存在职责不清，义务不明的问题，尤其对于重要档案材料收集利用出现问题时，双方互相推诿扯皮、推卸责任，甚至发生纠纷。而且在《流动人员档案管理暂行规定》中没有对管档单位的罚则予以规定，约束力不足，档案利用效果不显著。

2.3 档案多方存放管理混乱

当前，因用工方式多元化，人事档案管理也由原来的单位内部统一管理逐步向双轨制转变。编外人员由流动性强，部分单位采取委托人才流动服务机构管理模式，也有部分单位采取自行管理模式。更有甚者，还存在部分档案由本人自行保管的情况。档案存放机构多头管理，给人事管理工作带来了诸多不便。

2.4 档案管理不规范

（1）编外人员档案资料不全。有些重要的档案资料，如年度考核登记表、岗位、薪资变动、职称评审、学历变化等相关材料未能集中收集，造成断档或无档现象。如有的人员档案，只保留了工作期间的档案，学生期间的材料未能及时转入合并，对个人和单位利用造成不便。

（2）档案资料移交不及时。按规定，档案管理与人事管理相统一，应“人随档走”，但在实际工作中，用人单位编外人员档案管理均由人事处或综合处相关人员兼任，工作人员还承担着其他的工作任务，对编外人员管理投入精力不足，有些人员因各种原因，办理了辞职，或被单位辞退后，与原单位解除了劳动关系，但此类人员的档案未能及时交接，没有实时移交。

（3）档案转移程序不合规。在《流动人员档案管理暂行规定》中有关于移交程序的规定：调取人员档案时，应通过机要交通或专人送取。但现实中，存在由本人直接携带，交由管档部门收集的现象。甚至交给人事部门时档案没有进行密封、存在人为改动或掉页、缺页的现象。至使档案的真实、完整性受到破坏。

（4）档案内容载体不规范。在笔者的实务工作中，编外人员的档案材料中多存在用圆珠笔、甚至铅笔填写的情况，缺少档案目录，用纸、纸张尺寸不规范，年度考核表中缺少评语或缺少本人签字等，有的甚至档案中只有零散材料，根本未进行过整理，给管理工作带来难度。

（5）档案真实性有待考证。档案信息的真实性，是人事档案管理的第一要求，编外人员流动性强，经历丰富，档案材料复杂，有些档案材料收集不及时，材料的真实性存疑。比如学历材料完整性不足，缺少入学、学籍或学历认证材料，年龄存在涂改，阴阳历书写混乱；入党材料缺少党组织盖章，政审材料不全。

（6）档案利用形式单一。人事档案大多数采用纸质状态存档，由于人事档案未数字化，档案利用多采用现场翻阅材料的方式获取信息，不能进行资源共享，耗费人力物力。也无法进行大数据分析，难以为人事决策提供信息支撑。

3 完善编外人员人事档案管理的路径思考

3.1 提高档案管理意识

应从个人和管理者两个层面上，分别提高认识：一是各用人单位要提高对编外人员档案的重视程度。提高树立保护编外人员合法权益的意识，重视编外人员人事档案的收集、管理，建议由财政部门拨付相应款项，或由财政部门和单位采取共同承担的方式，对人事档案管理，给予经费保障，确保此项工作规范开展；建立健全科学完整的工作制度，配备专业的档案管理人员，实行培训上岗，要求从业人员强化理论及业务学习，提高人员专业素质，提升服务水平。二是强化对外宣传，引导编外人员充分认识人事档案的重要作用，提高责任和配合意识，积极做好个人档案的建档、完善工作。

3.2 健全档案法规制度

一是针对人事档案管理中存在的法规健全的问题，建议在全国层面上出台统一规范的法律、法规，从源头上解决原则规范问题。由管档单位根据原则性规定，制定实施细则，制定标准化的收集、整理、移交、归档、借阅制度，从而建立完善的管理体系。强化各环节落实，使各项制度严格落地。二是明确职责范围，秉承“谁主管，谁负责”的原则，划清职责边界，发现问题，追责到人，管理到位。三是建立编外人员档案管理的长效机制。参照在编职工，加大对编外人员人事档案核查力度，把好入口关，特别对“三龄两历一身份”信息进行重点审核，要求学历中入学、学籍、毕业、认证材料形成关联性链条，入党材料重点审查程序是否合规，确保信息的真实性，防止招聘人员“带病”进入，维护人事档案的权威性与公信力。四是档案管理的上级主管部门要强化监督，明确问题清单、整改清单、责任清单，按照责任人、整改时限，进行“回头看”，并将工作完成情况纳入事业单位年度考核、文明单位评树内容，促进编外人员档案管理有序发展。

3.3 统一档案管理加强部门协作

成立专门的管档部门，同时建立部门协作机制，由档案管理部门牵头，公安、人社、街道办事处等相关单位密切配合，在保证编外人员档案建立健全的基础上，避免重复建档，耗费不必要的财力物力。编外人员输出地和输入地管档中心建立实时沟通机制，实行动态化管理，及时对接转入转出，适时转移档案材料，做到“档随人走，人档合一”。

3.4 丰富档案管理手段

针对纸质档案存储存在的利用不便，效率不高，可能存在造假、失实的问题，建议充分发挥互联网优势，建立统一的人事档案管理服务平台，对人员档案全部数字化，建立备份，形成电子目录、实行信息共享，最大限度发挥档案利用功效，提高利用效率，为用人单位提供重要决策做好有力保障。

4 结语

在当前各事业单位编外人员比重不断加大的背景下，用人单位既要维护好编外人员的工资福利待遇，提高人员的工作积极性，同时也要转变工作思路，增强档案管理意识，加强编外人员的人事档案管理，形成科学、便捷、完善档案系统，将完善的档案信息作为选人用人的重要依据，解决职工的后顾之忧，减少编外人员的频繁变动，建立稳定的人员队伍，为单位的持续科学发展提供人员保证。