论新时期企业档案管理体制的现状与改革

郭春英

（潍坊市人力资源服务集团有限公司，山东潍坊 261041）

档案管理工作是各企业建设发展的“重头戏”，它是企业对各自身发展过程中方面重要事件的记录。但是，新时期互联网与相关电子技术的发展使各企业档案管理工作的步调发生了变化，如何积极跟上社会发展的步伐并努力改革现有的档案管理体制，是各企业面临的重要难题。

1 新时期档案管理在企业发展中的重要性

首先，合理有序的档案管理有利于促进企业各项目更深入地发展。新时期越来越发达的信息技术可以实现对项目中图像、文字、视频、音频等大量数据信息的长期保管。这些数据信息对企业自身日后的发展方向、市场地位、存在问题的分析研究等，都具有十分重要的作用。也就是说，新时期的企业档案管理工作已经离不开信息化，而引进了信息化技术的档案管理可以促进整个企业更长久、稳定地发展。其次，新时期各企业的档案管理工作效率明显高于纸质档案管理时期。新时期电子模式的档案管理工作在工作效率上具有更大的优势。方便、迅速、快捷就是新时期档案管理工作的最重大优势之一。不管是对各种档案进行分析、归档、存储还是查询，有了电子化与科技化设备，这些工作所需要的时间都可以大大地缩短。这对企业来说在很大程度上解放了人力，让工作人员将更多的精力投入到其他重要的工作环节上。这对于以往的纸质化档案管理方式来说，是一种巨大的飞跃。

2 当下企业档案管理体制中存在的问题

2.1 工作人员对档案管理的责任意识薄弱

现在部分企业的工作人员对档案管理工作并不够重视，而且管理的理念也跟不上企业体制改革这一时代步伐。许多企业的工作人员认为档案管理工作就是完成分类和保管两大任务。当然，并不是说这种想法是错误的，只是这部分工作人员将档案管理工作看得过于简单了。档案的意义在于为日后企业发展过程中的各项事务服务，所以在整理的过程中要遵循一定的原则和标准，尤其是相关体制改革后许多企业部门面临着整改和重新组建，对分类后的档案进行编码是一项十分有必要的工作。然而很多工作人员都缺乏这一意识，使得新组建部门的档案管理工作比较耗时耗力，达不到想要的效果。

2.2 新时期企业电子档案的真实性和安全性缺乏保障

新时期档案管理电子化、信息化是最主要的特征，但是电子档案的真实性和安全性缺乏一定的保障。首先，电子介质是具有较强的可读性的，也正是因为这一特点，人们可以反复地输入和修改电子档案的内容，而且在每一次修改之后不会产生特定的标记。所以，人们也无法对文书档案内容的原始性程度进行判断。另一方面，因为电子档案不像纸质档案那样可以在上面印章和签名，所以相关企业无法鉴别电子档案的真伪。电子介质的可读性和落款问题严重影响了电子档案的真实性。其次，随着网络与通讯的发达程度越来越高，电子档案的两面性特点也越来越明显，网络科技既为电子档案管理工作提供了便捷，也带来了一些不安全因素。近些年来，档案信息被不法分子恶意拦截这种现象越来越常见。许多企业的重要信息被一些网络黑客轻而易举地拦截甚至恶意篡改。另一方面，人们的电脑系统还会因为各种病毒的入侵而瘫痪，重要的信息也会因此丢失，这种种现象都使企业电子档案的安全性难以得到有效的保障。

2.3 缺乏完善统一的档案管理体制标准

各企业的档案建设管理工作都是繁琐复杂的，如果想要实现对各类信息资源的共享，就更应该建立完善统一的信息化系统标准。这些标准并不是各自独立存在的，而是要彼此之间具备一定的关联性。这些标准也使得各企业不得不对档案建设和管理工作进行合理的整改。首先，面对新时期档案管理逐渐信息化和电子化的趋势，各企业要确保在管理过程中要与本地的数据库保持一致的标准。但是我国整体的档案管理系统还不够成熟，这使得各企业在档案建设和管理上呈现了多元化的特点，一些比较落后的企业在对档案进行管理时具有片面性和滞后性。

3 新时期企业有效应对档案管理体制改革的策略

3.1 增强企业档案管理人员的责任意识

档案管理人员是企业发展过程中活跃性比较强的影响因素，其专业素养对整个企业的发展都起着十分关键的作用。同时，各企业如果想要提高自身档案管理工作的整体效率，为企业将来的发展做出更好的贡献，还必须要提高他们的责任意识。首先，档案管理人员是企业档案的直接接触者，其具体的管理行为影响着企业的档案管理质量。而管理人员的管理行为又受到其思想意识的影响和调动。因此，企业要对档案管理人员进行集中的、科学的教育，让他们能够从不同的方面意识到档案管理工作的意义。改革后的企业更要在发展的过程中对档案的管理工作进行大力宣传，让管理人员的热情得到激发，能够真正明白档案的使用价值和重要性。有的企业已经将档案管理这项工作纳入到管理人员的考核项目中，让他们能够主动地对这项工作上心。其次，除了思想上重视，行动上也不能够落后。要对档案管理人员的工作进行监督，想要从根本上提高他们的责任意识，实施相应的奖惩制度也不失为一种好的办法。除此之外，适当提高档案管理人员的工作地位，让他们能够对工作有更强的责任心。最后，对单位内的相关工作人员组织统一的进修培训，培训的内容除了相关的专业知识与能力外，还要促进他们道德思想的提高，这是一条对提高档案管理人员工作能力十分快速的途径。

3.2 建立安全措施，确保电子档案真实性与安全性

各企业不仅需要重视电子档案的真实性和安全性，也需要重视整体档案信息是否完整，哪些方面还有残缺。首先，企业可以建立完善的档案信息保密体系。在这个保密体系中，管理人员所收集和录入的各项数据信息必须受到监督。信息的真实性以完整性为前提，只有信息和数据相对完整，才能够去考察这些数据的真实性。各企业可以采取相应的安全措施，例如建立起专门的档案安全保障体系。需要注意的是，管理人员不仅要确保该体系的全面性，还要能够从整体上提高相关系统的防范能力和安全问题处理能力。因此健全的保障体系对企业来说是必不可少的。其次，对于获取的数据不能不加辨别地运用，要对其真实性进行考察。最后，从意识层面上来说，档案管理人员的素质问题、责任问题以及专业水平也是事关档案信息安全性的重要因素，各企业应着力避免管理人员存在非法操作的现象；从管理层面上来说，企业对相关管理设备进行定期的维护或者是升级，也是一种有效的安全防范措施；从科技层面来说，要加强档案管理与相关先进技术的深入结合，许多企业重点放在了杀毒软件和防火墙上面，在最大程度上确保网络传输的安全性。

3.3 完善档案管理的监督体系和预警机制

正是因为新时期电子档案的安全问题十分重要，因此相关各企业需要对自身的蛋糕管理监督体系进行进一步的完善，除此之外，还要建立健全的预警机制。首先，在完善档案管理监督体系的过程中，相关部门要引进先进的管理理念，例如精细化管理理念就十分贴合当下的企业档案管理实际，所以备受青睐。管理人员秉持精细原则，将管理工作做精，每一个数据都要保证精益求精。同时，工作人员还要将管理工作做细，尤其是在处理一些细节问题时，更要保证细致入微。其次，建立起档案预警机制，其作用在于对电子档案进行实时的管理和监测，一旦发现存在问题能够及时地进行反馈，管理人员可以在最快的时间内制定科学的解决方案，有效解决问题或者是规避档案风险，这样可以将企业的损失降到最小。

4 结语

综上所述，任何一个企业在发展过程中都离不开档案，而且工作量越大，档案的内容就越庞杂繁琐。在信息化这一新时代“浪潮”下，企业的档案管理工作逐渐实现电子化和信息化是大势所趋，而如何有效地解决和规避问题，应对相关体制的改革，对各企业来说是不小的挑战。