浅谈中小学校基建档案存在问题以及策略

王兴

摘要：近些年来，福建省宁德市进入高速发展的快车道，中小学的教育是一个地区发展的基础。寧德市高级中学作为宁德市重点高中之一。目前市政府、市教育局高度重视我校在争创福建省一级达标高中校，这些年来都在加快步伐建设图书信息A楼、图书信息B楼和学生活动中心等基础设施的建设，目前都已投入使用。现在我们应该把中小学校基本建设档案管理工作要规范化、系统化和专业化，必须要提到了一个重要的位置，以便日后方便基建档案的利用，同时及时应对以及市委巡察。我作为一名档案管理人员尤其对基建档案特别重视。

关键词：基建档案 管理

一、中小学校基础建设档案存在的历史问题。

1.基建档案管理工作历史遗留问题特别突出。我校复办于上世纪七十年代，大部分旧房屋的基建档案不完善，有些资料损坏严重，甚至严重缺失。因此这部分老房子的基建档案在管理上具有严重材料不齐全，甚至无材料的特点。此外，过去几任档案员都是兼职，没有专业的档案管理人员管理单位基建档案，也没有专门的档案室，有一些零散的施工图纸和施工相关材料等档案资料仅存于总务处箱底之中。例如旧教学楼安装空调需要改造线路，需要借用原来基建档案电路施工图和其他结构图，管理人员在档案室多次查找，还是杳无音讯。因过去档案管理人员无电子设备办公且档案留存的意识比较淡薄，部分基建项目完成后档案未能及时进行完整收集、规范整理、归类、存档等。现发现学校有些基建档案资料破旧损坏，甚至是严重缺失。因此，当今我们想利用过去存档的基建档案资料来改造或者翻新建筑楼体，经常不能完整的找到过去建筑资料的图纸和相关材料，有时给建筑楼体改造项目造成严重不便。

2.基建档案收集、移交、归档等流程也不完善。学校总务处作为基建部门，没有完善的基础建设档案制度，基建档案收集、整理，移交等流程不系统，重要的资料必须保存，同一个属性的档案资料需按照属性归整一起。在工作中，经常出现我校总务负责基建干部凭自已经验进行保存和整理基建资料的情况，缺乏系统性和统一编制和归档程序，在利用基建档案时查找的过程相当费力。

3.部分改造、翻修基建档案资料记录完整。由于教学楼改为行政楼房屋功能的调整、数年来经过多次的调整和翻修，在没有影响房屋安全结果的前提下，使用房屋部分结构发生变化，虽然经过数次翻修改造后，房屋的原貌发生了较大的变化，但是翻修档案一般都没有及时归档，时间久远后校内房屋的构造、管线走向等都没有详尽的记录，给后期空调等大功率电器设备安装带来阻碍，让现存有的档案资料缺乏可参考性价值。

4.总务处负责基建档案收集、整理、移交的管理人员没有经过专业培训。总务是负责基础建设的重要部门，缺乏相关专业人员进行专门的基建档案收集、整理、管理工作，负责基建工作的人员通常不是科班出身，一般都是教学人员兼任。他们对基建档案收集、整理等管理不够专业，意识不够。有时候在管理复杂的基建项目和其他的大工程，负责基建工作人员明显感觉到的专业性有些不足。

二、做好学校基建档案工作的若干看法。

1.领导班子重视，行政后勤积极参与学习。要完成好中小学学校基建档案工作，首先校领导班子应在思想上足够重视，从多方面对基建档案档案管理人员给予支持，让相关人员外出培训进修相关基建档案管理知识，向管理技术成熟的示范性单位学习，要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用等工作遵循规范化、标准化的原则。在每学期的全体教职工大会上，都要对档案管理工作进行宣传教育，提高全体教职工对档案管理工作的重视，培养全体教职工看重档案管理工作的习惯，从而更好的配合学校基建档案管理。

2.建立、健全基建档案管理制度。根据我校的实际情况和具体需求，在制定基建档案管理工作相关制度时，应确定基建档案管理工作的范围，归档的基本要求和内容，基建档案的保存与借阅、移交与整理的要求，明确专业档案管理人员的职责等内容。通过制定相关制度，明确工作内容和范围，落实责任，严格执行，从而确保基建档案资料的真实性，以及档案的归档率、准确率和完整率。

3.抓住基建档案管理的重要环节进行管理。基建档案管理工作涉及建设工程项目决策、实施和使用三个阶段，其中项目的决策和实施两个阶段属于档案资料管理范畴，也是基建档案管理工作的重点。在建筑房屋使用过程中，经常使用和查阅的档案资料主要是建筑房屋施工的技术资料。因此，应该把建设项目施工过程档案资料的收集和整理作为档案管理工作的重中之重。同时，在整理施工档案的过程中，从分部分项工程开始，对工程技术文件资料进行完整的收集整理和归档，尤其要注意隐蔽工程和基础、结构工程的资料收集整理。尽可能地通过资料、图像、声像资料等途径将整个施工过程按时间顺序进行整合，重现施工过程的技术历史。

4.积极鼓励负责基建工作的人员培训提高技能。作为基建档案管理人员，首先要对建筑工程专业知识有一定了解，知悉并参与工程建设从筹划到竣工等各个环节的工作，能够把握工作过程中各环节的主要任务，这样才能全面且准确地完成档案的收集、整理工作;其次要了解档案管理知识，能够自主完成基建档案的分类、编号、登记等工作，并形成便于查找的档案归档流程;最后，及时学习基建档案管理的各种法律法规流程，善学习勤思考，以简驭繁，才能满足当下的档案管理工作要求。

5.加强基建档案的电子化水平。基建档案管理应充分利用信息技术，收集和整理电子档案;对年代久远的基建资料，可以通过扫描、拍照等方式将其作为电子文件保存，提高档案管理工作档的电子化率。

总之，学校基建档案齐全完整、规范管理要和现代先进技术相结合，才能有利于今后档案利用，更好的为学校建设发展提供优质服务。

参考文献：

[1]李锁全，裴祥友;论高校零星基建工程的优化管理[J];基建优化;2005年02期