以三态视角审视分析档案信息化建设

摘要：三态档案对象空间具备特殊的技术体系以及适用规范。三态视角主要是指立足于数字态、模拟态、数据态视角对研究对象进行审视和分析：数字态是以离散数据信号保存数据，模拟态是通过模拟信号保存信息，数据态是将数据颗粒进行保存。本文立足于三态视角，着重研究了档案信息化建设过程中所涉及的信息资源、人才队伍以及标准规范要素的典型特征，对差异化档案对象空间所包含的重点信息进行分析，确立了不同保障体系下档案资源管理的标准模式，旨在推动档案信息化建设的发展。

关键词：三态视角;档案信息化;档案管理

中图法分类号：G270.7

引言

技术变迁使得档案管理的内涵出现了变化，档案对象空间不断向着数字方向变化。作为一名档案工作人员，需要面对档案对象管理空间的差异化形式，借助于相对应的技术对档案管理的模式进行优化。本文将站在三态视角上进一步解读档案信息化建设过程中需要注意的问题，以便档案信息化建设稳定发展以及可持续发展。

1 建设要素

由于信息要素具有十分复杂的特点，根据业界发布的消息可知，在《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出在档案信息化建设中基础设施、应用系统、信息资源、安全保障、标准规范以及人才队伍的关键性，这是推动档案信息化发展不可缺少的部分，只有紧紧围绕这六要素进行档案信息化建设，才能够在总体层面上使得该工作有序进行下去。

1.1基础设施

在建设档案信息化的过程中，基础设施属于先驱性的条件。基础设施主要涵盖了网络系统、硬件装备以及软件设施等主要的结构要素。稳定且合理的基础设施可以为信息化管理提供更为优良的系统环境，使得信息化加深中涉及的各种业务能够被快速应用，通过各项高效运行的系统以及数据能够确保系统运行的稳定性。现阶段，由于云计算技术的深入发展，导致绝大多数档案机构都可以通过共享的方式构建别具一格的信息基础设施体系。特别是一些IAAS业务以及PAAS服务，在趋于成熟化方向发展，这在一定程度上提升了档案机构运作的效能，使得传统形式的耗费巨资构建信息系统的弊端得到了改善，很大程度减轻了档案机构在构建时所面临的资金压力。

1.2应用系统

在信息化管理系统中，应用系统的主要作用是将档案信息进行有序地管理，使得各项资源能够通过科学地管理实现共享、利用的目标，为软件系统的运行提供充足的保障[1]。如果单单从功能层面上来看待档案管理业务，系统的存在为其提供了十分有力的保障。现阶段，我国档案业务缺乏足够的标准化特性，很多档案业务都存在着人为因素影响长期存在的情形，这种现象直接使得通用档案软件升级优化出现了一定的问题，这也间接使得大量档案软件出现了运行障碍，最终使得市场上出现了大量的不合理不科学的档案软件，进而造成行业发展受限。而且这会在一定的时间内使得整个行业出现停滞，而优化档案应用系统则会在一定程度上改变这种不良影响。

1.3信息资源

在档案工作核心内涵组成结构中，档案信息资源建设属于一项必要的核心人物，只有构建出满足巨大多人民群众需求的资源管理系统，才可以构建出方便人民群众使用的档案管理系统。纵观行业发展20年经历，总结出了档案信息资源建设的主线一般是围绕着“数字化以及电子化”方向前行，而且在未来阶段，这些发展势头会向单轨制迈進，到时将会产生大量原生电子档案资源，这实际上使得档案资源管理的难度增加了，而且一大批数据态特征信息将会对档案部门产生较大的冲击，从而影响管理质量。

1.4标准规范

在档案信息化进程中，标准规范是确保各项工作顺利实施的前提以及基础保障因素，所以在当前的信息化环境中，应该设立更多标准规范不断地约束业务中出现的人的行为。现阶段，想要实现档案信息化假设，缺少不了标准规范的约束以及支持，而且这种需求正在呈现出较上升趋势，最为关键的是主要标准规范的建设越来越趋向与多元化，例如《数字档案馆指南》、《电子文件管理系统指导》《数字化管理要求》等已成为建设档案信息化的重要参照，为该项工作开展提供了良好的制度保障[2]。

1.5安全保障

构建完善的安全保障体系能够推动档案工作持续稳定进行，这对于建设体系化、现代化的档案信息化模式十分关键。而在安全保障中，则需要对软硬件设施进行优化，确保其安全程度，并通过各项安全技术保障对这些设施进行管理。而一些新技术的出现也导致各项安全管理工作面临着诸多的风险。例如，重要数据信息被盗风险以及电脑木马对云平台的入侵导致信息泄露。种种因素都将使得档案信息化建设出现各种阻碍因素。

1.6人才队伍

只有具备高素质的人才资源才能确保档案信息化建设进程能够无阻地延续下去，这也是实现高质量档案信息化目标的重要基础[3]。开展档案信息化建设工作最大的影响因素则是人力因此，特别是在信息技术变化及其快速的年代中，如果缺少专业的人才队伍作为基础支撑，必定导致这项工作出现非常大的影响。

2 建设方略

2.1积极应用新技术

由于当前档案信息化缺乏技术支撑，特别是高新技术支撑，所以其发展受到了一定限制。这一问题主要是新技术研发和普及的发展受限导致的。而在实现档案信息化时，既要基于传统特征进行思考，也要对存量档案进行优化整理。在未来阶段，模拟态档案将会出现持续增长的情况。所以，通过这个特征我们可以了解到，模拟态档案资源在其中发挥了关键作用。首先，相应人员需要积极开发新技术，并对其进行赋能模拟，构建基本的管理框架，然后将模拟态结构优化。由于建设模拟态文档的核心在于编码、管理以及数字化管理等，所以这导致许多问题存在，但是通过新技术可以更为合理地解决相关问题，并给建设者提供更多优质的技术手段。其次，应该在现有的标准规范模式下对相关的技术方法进行整合管理，以使其达到技术要求，这样能够确保新增模拟态的完整性，并将各项技术手段推向成熟阶段，实现高质量的空间化管理目标。

2.2维持四性要求

由于数字态文档的一个特点是逻辑结构可以与物理结构进行分离，所以建设该资源的重点在于保留数字态文档中所包含的各项内容，使其能够达成较高的完整性，满足建设质量的要求[6]。现阶段，数据真实性、可用性、完整性、安全性的特点得不到保障，这是由于管理方面的问题导致的，所以在构建数字态档案资源管理模式时应该在这几点要求的遵循下、在完善管理的基础上满足“四性”要求。而在实际建设过程中，想要实现数字态档案资源积累这一目标，必须对数字化原生档案进行整理存储。如果只站在发展角度分析这个问题，进行这两项工作能够真正使得电子档案的重要价值得到凸显，从而实现数字转型的重要目标。

2.3维护语义连续性

在管理数据态文档过程中，遇到的主要难点是在于如何有效将数字态管理语义连续性继承下去。因为采用数据态管理的形式需要以数据为主要支撑，所以其在语义层面上提出了更多要求，特别是文件形式的封装工作，这导致模拟态体系下的技术方法出现了失灵的问题。由于数据态资源要求其对象能够包含非常多的数据，所以十分重要的一件事情就是如何确保维系数据以及语义关系之间的管理性不受影响，开发出更多语义连续的方式[7]。所以，在进行数据态文档资源建设过程中，应该致力于数据体本身特点的研究，确保资源建设思路的创新和质量。

2.4夯实标准规范建设

作为档案信息化建设过程中的体系标准规范，其能确保建设的质量不受影响，能够提升信息化工作持久性。由于现在我国档案信息化正处于成长阶段，所以一些基本标准体系有待于完善，而实现体系化以及数字化的目标则需要以更多的电子文件管理标准作为支撑。特别是在三态视角下，想要实现档案信息化标准的制度應该不断在实践中摸索，不断与时俱进。建设规范需要结合行业发展特点进行，对于档案信息化建设需要遵循其内在特点以及发展形式进行，在实践中逐渐完善这项工作。

结语

总而言之，在三态视角下开展档案信息化建设工作十分必要，这是实现档案信息可持续发展的重要依托，在做这些工作中，要求各方人员能够发挥出自身最大的价值，不断摸索，不断进步，方可达成预期目标。

参考文献

[1]詹翔.数字福建政协云和档案技术的融合应用[J].福建电脑，2021，1：77-79

[2]余荣军.事业单位人事档案管理问题以及方法分析[J].卷宗，2020，21：64

[3]刘越男.大数据政策背景下政务文件归档面临的挑战[J].档案学研究，2018，2：107-114

[4]王子鹏、潘虹.数据态电子档案可信管理研究[J].浙江档案，2019，3：29-30

[5] 朝乐门、曲涵晴.电子文件管理系统：从数字连续性到数据连续性[U].档案学通讯，2019，3：20-25

作者简介：余荣军 出生年月：1977年12月 性别：男 民族：汉 籍贯：福建省南平市浦城县 当前职务：副主任 当前职称：档案馆员、网络工程师 学历：大专 研究方向：档案。