高校文书档案整理归档问题研究

卢靖琳

摘 要：随着互联网技术、大数据及云计算技术的快速发展，高校办公自动化水平不断提高，而文书档案整理归档作为一项重要内容，也开始受到档案管理部门的重视。文书档案是由专职档案员、办公人员，对涉及的不同类别、不同重要等级档案进行管理，通过借助于大数据网络技术、办公自动化系统（OA系统），进行多元档案信息的搜集、处理、共享与存储，可以在推进数字化档案管理的同时，提高文书档案整理、归档效率和质量。

关键词：高校;文书档案;整理归档;问题

数字化办公网络环境下，有关于校内行政事务、教学工作、科研工作的档案管理，成为高校办公室业务工作开展的重要内容。按照不同档案的重要程度，由文书部门或相关业务部门的工作人员，对多种档案材料进行搜集、整理和立卷，是现代化档案管理的主要模式。而网络数字化技术，引入到文书档案的在线整理、归档之中，可以有效拓展文书档案系统的功能服务，解决文书档案管理的准确性、效率性与质量性问题。

一、数字化背景下高校文书档案整理归档的重要意义

1.完善部门立卷文书档案管理任务分配

传统多数高校在文书档案整理、归档过程中，主要根据《中华人民共和国档案法实施办法》，采取部门立卷的文书档案管理制度，由文书部门工作人员、业务管理人员，负责对多种涉及校内行政、教育及科研的文件材料，进行收集、整理和归档。互联网数字化文书档案管理背景下，各高校文书档案材料的整理归档，依据2015年国家档案局批準的《归档文件整理规则》，由校内行政部门为主导，对多种文档档案实施单位式、登记式的管理，进而实现文书档案信息利用、管理的简化与精准。

2.加快文书档案管理的数字化转型发展

大数据网络信息化时代的到来，以及大数据及云计算技术、网络云服务平台的快速发展，为高校纸质化文书档案的整理、归档和存放提供机遇。现阶段高校纸质文书档案的保管期限，分为永久、30年和10年，但受到纸质文书档案保存环境的影响，其可能由于温度、湿度及虫蛀等原因，而产生文书档案归档存放的一系列问题。依托网络云服务管理平台，以及自动扫描仪、OCR字符识别仪、广角数字照相机等硬件设备，可以对纸质档案进行电子化扫描、筛选、分布式计算处理，并将其存储于数据库、后台服务器之中，在最大程度保证文书档案安全存储的同时，满足校内管理人员、师生主体的档案利用与管理需求。

3.提高文书档案开发利用与管理效率

高校文书档案资料的鉴定、整理和归档，主要在Word、Excel等电子软件管理的基础上，利用多种大数据技术、云计算服务平台，进行多种文书资源的电子化建设。例如，通过文书档案电子化转换、电子档案目录的建立，打破时间、空间与地域的限制，由高校领导、管理人员共同参与，展开不同部门文书档案资源、功能服务的提供与管理。在高校内部校园网络的支持下，根据不同主体对文书档案的利用需求，进行档案管理系统建设、资源服务提供，从而提升文书档案开发利用与管理效率。

二、目前高校文书档案整理、归档等管理存在的问题

1.文书工作、档案整理归档之间的衔接度不足

传统高校文书档案管理的工作，往往存在文书工作、档案整理归档等管理的互相独立问题，文书部门人员负责正常行政业务、文书资料的处理和整理，而档案管理人员则专注于多元化档案信息的搜集、分析、统计处理与存储。这一问题产生的重要原因，一是文书工作人员、档案管理人员对自身的职责认知不足，其仅仅愿意完成自身分内的行政业务、教学数据的管理工作，而很少参与到文书档案管理的工作衔接之中;二是文书工作、档案管理工作的人才队伍不稳定，在文书档案管理工作中，都会在一定时期内，选取更年轻的人员注入血液，进行多种行政事务、教学业务、科研工作等的档案整理归档，但文书档案工作人员的业务熟练度不高，这就产生文书工作、档案整理归档之间的衔接问题。

2.文书档案整理归档的基础软硬件设施落后

高校文书档案信息的数字化管理，已经开始逐步取代纸质化的文书数据资源、档案信息资源的记录与管理模式，但当下多数院校文书档案整理归档，往往只配备电子计算机、打印机等硬件设备，仍然缺乏基础的自动扫描仪、OCR字符识别仪、广角数字照相机等，以及档案专业刻录、分类化功能存储的软件信息，很难做到纸质化文书档案的电子化转换，以及对电子文件进行分类化的整理、归档与存储管理。比如，甘肃、贵州、云南等地区高校文书档案的整理、归档，仍使用过于老旧的GD2000档案管理系统，不能完成海量档案资源的实时搜集、处理与归档。

3.文书档案整理归档机制落实不到位

当前高校文书档案整理、归档的工作制度，主要针对纸质化文书档案内容，根据党群、行政、学生、教学、科学研究、仪器设备、会计、声像、实物等档案类别，进行文书工作人员、档案管理人员职责的分工，对现有的纸质化、图片或卡片化文书档案资源，做全方位的扫描、录入与管理。但在高校文书档案整理、归档执行过程中，部分管理主体缺乏对海量文书档案数据信息展开深层次挖掘、处理分析的主动性，对办公自动化系统（OA系统）的使用，也由于自身基础理论知识、专业技术能力的不达标，使日常行政文书档案、教育文书档案，以及涉及内部机密档案文件的管理，出现档案管理工作落实不到位、重保管轻利用的问题。

三、高校文书档案整理归档的软件系统设计、功能实现

1.数字化文书档案整理归档管理系统的组织架构

根据高校文书档案整理、归档的传输方式，通常分为纸质整理归档、在线整理归档、离线整理归档等类别，其中纸质化整理归档为传统的档案管理模式，而另外两种则为电子化的档案文件管理方案。本文围绕在线整理归档、离线整理归档等类别的电子管理方式，通过与专业网络大数据软件公司进行合作，构建高校文书档案的OA系统、档案管理系统，对现有的OA系统电子文书、非OA系统文书档案文件，展开信息扫描、整理编目、检索查询、借阅共享等档案管理工作，实现文书档案的在线归档、系统化管理，具体系统组织架构如图1所示。