高校科技档案信息资源整合

吴月莉 张占武

摘 要：随着社会的进步和信息技术的不断发展，高校的档案管理也逐步向信息化方向迈进。但是由于高校科技档案信息资源整合还处于初期的发展阶段，所以高校档案管理出现了很多问题。通过分析高校科技档案信息资源整合的现状，研究高校科技档案信息资源整合存在的不足，从而提出高校科技档案信息资源整合的解决方案，促进高校科技档案信息资源整合。

关键词：高校;档案信息;资源整合

高校的师生档案管理问题一直是高校比较重视的问题，而且随着各大高校生源扩招以及社会信息化的发展，档案问题越来越复杂，高校传统档案管理模式的弊端日渐凸显，已经不适应高校的发展需求。而高校科技档案信息资源的整合打破了传统的档案管理模式，为高校的档案管理提供了一种新的档案管理模式，为高校的档案管理信息化和现代化提供了新方向。

一、高校科技档案信息资源整合的必要性

1.有利于促进档案服务的技术化

随着信息技术和社会的发展，现代高校档案资源整合赖以进行的基础和前提是云计算、移动互联网、物联网等新技术和设备，在此基础上形成了高校档案信息资源整体。一方面，档案信息资源整合成为必然。传统的档案信息资源整合方式已经不适应现代社会和高校教育的发展，出现了很多技术老化、信息资源落后以及效率等问题。高校将运用现代化的设备，积极建设和使用档案信息资源库，并努力推进档案管理和服务的新型技术化发展。另一方面，档案信息数据库的数字化使得高校档案信息资源具有更高的共享性，为高校与其他高校和社会力量之间共享档案资源奠定了良好的基础，促使各个单位之间联合开发档案信息资源。

2.增强高校科技档案信息资源利用率的需求迫切

在当今信息化时代的背景下，高校科技档案信息资源其实已经成为一种非常重要的商品，这种商品的独特特征使得它的价值难以评价，它的价值决定于决策者如何看待它和利用它。当高校的档案管理工作对科技档案信息资源具有深刻的价值认识时，那么档案管理工作的价值性就会提升。高校是人才和智慧的聚集地，高校有丰富的文化成果，有深厚的人文社科学术成果，这些成果不仅对高校自身的发展具有很高的价值，而且对社会各方面的建设都具有重要作用，而且高校作为人才培养的基地，拥有大量信息资源的同时也应当对这些信息资源进行应用。大数据背景下的高校档案管理工作与传统的档案管理工作具有非常大的出入，它要求的不仅仅是信息的录入和输出，还要求对信息的整理、分析、鉴别、选择等等，当这一系列的信息工作完成后，高校科技档案信息资源的价值就会凸显出来。而高校科技档案信息进行资源整合，提高了科技档案信息资源利用率，发挥了其对社会的重要价值。

3.信息化背景的必然选择

大数据时代，科技信息的安全性更为重要，对于高校的科技档案信息来说，如果信息丢失或者损坏将会导致该院校受到严重的利益损失。所以，信息化背景对高校科技档案管理工作的正规性提出了新的要求。在此条件下，高校将科技档案信息资源进行整合，将会有利于提升高校科技档案信息的安全性。高校在进行资源整合后，将会更加严苛地挑选档案管理人员，对管理人员的保密意識水平提出更高要求。此外，高校为了保证科技档案信息不被泄露或者篡改，还会采用更为严格的统一档案整理和验收方式，对每个环节的档案工作都加以严格把控。例如，档案的借阅、打印、复印等等。这些严格的管理程序使得高校的档案管理工作更符合严肃性、正规性、保密性特点，符合新时代档案管理工作对信息安全性严格把控的要求。

二、高校科技档案信息资源整合的现状

1.高校科技档案信息化整合

信息化和互联网技术的发展为高校的档案管理提供了先进的技术和便利，从而促进了高校科技档案的信息化整合。当前高校科技档案的信息化建设主要形成了以下发展现状：一方面，利用现代信息技术，将档案整合的重心由丰富馆藏向提高档案信息的服务能力转变，同时为相关用户提供个性化的服务，以促进高校档案信息的利用率;另一方面，借助档案资源的整合和为高校师生提供不同类型的科技档案数据库，为用户提供在线服务模式，从而提高高校档案的信息化整合。

2.高校科技档案信息化管理

科技档案信息化管理对高校的发展具有重要作用，当前高校的档案管理形成了以下的发展格局：一方面，通过对档案管理工作人员进行培训，使其认识到科技档案信息化管理的重要性，于是转变传统的档案管理意识，创新档案管理方式，从而促进高校档案管理的规范化发展;另一方面，建立了档案用户反馈系统。通过用户对相关管理服务的评价，建立合理化的科技档案建设服务，从而为用户提供更好的体验，也督促高校科技档案信息化管理更加规范。

3.高校科技档案信息化共享

高校科技档案信息化共享是在信息化的社会环境下对高校科技档案资源予以共享。当前高校的科技档案信息化共享主要有以下的发展状况：一方面，高校科技档案资源共享服务顺应时代的发展步伐，明确高校科技档案资源共享的目标，从而尽可能确保高校科技档案资源共享化的利用效率;另一方面，高校为教师和学生建立科技档案资源共享的平台，为师生提供专门化的信息服务，根据师生不同的档案转接状况，为师生提供不同的解决方案，从而促进高校科技档案的信息化共享。

三、高校科技档案信息资源整合存在的不足

1.高校数字档案资源的建设落后

数字档案资源作为高校档案建设的核心技术，对档案的管理和规整具有重要作用。但是当前很多高校的数字档案资源建设落后，从而影响了高校科技档案信息资源整合的步伐。首先，一些学校的学生和教师档案没有建立目录数据库和全文数据库，所以在查找档案时需要耗费大量的时间，造成了时间和人力的浪费。其次，很多高校更注重纸质档案的存放和管理，并没有认识到电子档案存放和管理的重要性，所以学生在转接档案的过程中，往往出现纸质档案已经在学校内部存放但是电子档案还在生源地的情况，从而造成档案存放的乱象。最后，学校忽略了采集数据信息资源的重要性，目前我国大部分高校都没有为师生建立数字信息档案，从而阻碍了高校科技档案的信息化。