机关事业单位人事档案管理信息化建设探讨

摘要：人事档案的管理工作对于机关事业单位的发展来说是非常重要的，随着信息技术的不断发展和创新，很多行业都已经开始进行信息化建设，而人事档案管理这项工作也需要进行信息化建设。因此，一些机关事业单位在实际的工作和发展过程当中，要紧跟时代的发展，在管理方式上要进行不断的创新和完善。本文以人事档案管理信息化建设为中心展开讨论和分析，针对建设过程当中存在的问题和困难进行详细的叙述，并提出一些有效的建议和措施。

关键词：机关事业单位 人事档案管理 信息化建设

随着我国社会经济的不断发展，人事档案管理工作的重要性日益凸显出来，再加上信息技术和数字技术的推广应用，新时期人事档案管理呈现出信息化发展趋势，通过提高其信息化程度，可以更好地分类管理相关资料，从而有效减少了相关工作人员的工作量，并提高整体管理效率。在实际的工作当中，一定要切实做好人事档案管理这项工作，为部门当中的人才选拔提供更加可靠的资料，优化人力资源方面的配置，同时要加快人事档案管理信息化建设，进一步发挥新理念和新技术的作用，以此来提高档案管理水平。

一、人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）单位重视程度不够

就我国目前在人事档案管理方面的实际情况来看，很多单位根本没有深刻意识到这项工作的重要性，而是更注重专业技术方面，还存在一种外行领导内行的现象，并且认为档案信息对于部门的工作来说没有实际的意义和作用，所以在日常的工作当中经常会忽略这方面的工作。一些单位对于人事档案管理工作不够重视，在资金方面也缺少支持，进而导致从事档案管理工作的人员对档案工作逐渐失去热情，降低了档案管理这项工作的效率，并影响整个部门的工作。由于资金以及人才方面的缺乏，导致这项工作无法充分发挥作用。还有一些单位对档案管理这项工作没有正确的认知和理解，认为这项工作只是完成一些基本的任务就可以了，并没有对这些档案信息进行详细的管理。加强档案管理的信息化建设可以有效提高整个单位的管理水平，同时也可以加快单位信息化建设的脚步。相关部门想要切实提高自身的服务水平，首先要从内部人员管理方面进行改变和创新，将人才和岗位进行科学合理的分配，从而提升人事档案管理工作的效率和质量。人事档案管理这项工作作为事业单位的一项基础性工作是非常重要的，档案当中记载着每一个工作人员的身份、学历以及各方面的情况，是员工进行考核和提拔的重要参考。

（二）缺乏高素质的专业档案管理人才

高素质以及高水平的专业人才是提高档案管理工作效率和质量的基础，但是目前一些事业单位从事这项工作的人员在素质方面还达不到要求，无法满足现代社会发展对于档案管理人才的需求，在实际的管理工作当中，对遇到的一些困难和问题无法解决，对单位的信息化建设造成了一定程度的影响和限制。[1]在之前的管理工作当中，对于工作人员的要求是比较低的，并且这项工作没有很大的难度，而在当前信息化建设的过程当中，就需要相关技术人员能够掌握一定的计算机技术，具有足够的专业知识以及操作能力，所以，相关工作人员需要不断学习先进的技术和知识。如果相关工作人员对于计算机没有更多的认识和熟练的操作，那么完成这项工作就会遇到很大的困难。

（三）缺乏健全的人事档案管理制度

建立完善的制度是有效完成相关工作的重要前提，如果在工作当中没有完善的制度进行约束，那么在工作当中就会出现混乱。机关事业单位在进行档案管理工作的时候，也需要建立健全的制度，只有制定健全的制度，才能有效提高这项档案管理工作的效率和质量。一些单位在这方面的制度不够完善，从而就导致在实际的管理工作当中缺少执行力度，使制度逐渐成为一个摆设，无法发挥出实际的作用。随着人事管理制度的不断改革和创新，档案管理这项工作也要越来越正式化、系统化。[2]因此，事业单位在进行信息化建设的时候，一定要先完善部门制度。然后，在日常的工作当中，要严格按照制度和标准来执行，这样才能有效完成档案管理信息化建设工作。

（四）信息化平台建设迟滞

随着我国信息技术的不断改革和创新，很多行业在实际的工作当中都开展了信息化方面的建设，机关事业单位也需要进行信息化方面的建设，从而使档案管理这项工作变得更加规范化。在实现信息化建设的时候，主要就是去完善相关的网络系统，目前，我国的机关事业单位在这方面还没有建立统一的标准，所以很多单位在进行平台建设的时候会出现不规范的情况，从而对部门信息化建设工作产生影响。在进行信息化建设的时候，首先要建立一个完善的数据库结构，很多单位在建立过程当中会出现一些问题，主要就是没有考虑到系统整体的关系和协调性，导致构建的信息化平台缺少整体性。其次，各个环节之间也没有很好的连贯性，在进行采集信息以及整理的时候经常出现一些漏洞或者是重合的问题，数据库当中的信息不能很好地进行共享。整体来看，目前机关事业单位的信息化平臺建设处于一个迟缓的状态。

二、提升人事档案管理信息化建设的措施

（一）强化组织领导，提高思想认识

机关事业单位对于我国的社会发展来说，有着十分重要的意义和作用。而人事档案管理这项工作，也是对相关工作人员经历的详细记载，其中包含干部在思想品德以及工作等各方面的实际情况。除此之外，单位在进行考核，或者是选拔干部的时候，也会重点参考人事档案当中记载的一些内容。所以，相关工作人员的档案一定要足够详细和完整。随着机关事业单位工作的不断提升，越来越多的领导开始重视人事档案方面的管理工作，因为只有将这项工作做好，才能够更加有效地培养相关方面的人才。干部人事工作当中的重点就是档案管理工作，在实际的工作当中，需要将部门人员进行合理的规划和分配。因此，负责这方面工作的人员需要不断提高自身的思想观念，进而提高档案管理工作的效果。

（二）培养现代化档案管理人才队伍

机关事业单位要深刻认识档案管理这项工作的重要性，积极提高相关工作人员的综合素质以及信息技术操作能力。在平常的管理工作当中，需要培养相关工作人员吃苦耐劳的精神，并不断加强相关工作人员的责任心。随着社会的不断改革和发展，档案管理工作的内容也在不断增加，相关工作人员在日常的工作中会有更大的压力。[3]机关事业单位在日常的工作中，也要积极组织工作人员去参加培训和学习，通过培训提高相关工作人员的政治水平以及服务意识，从而打造出一支服务意识较强的团队。除此之外，随着我国信息技术的不断发展，从事档案管理的工作人员也需要具有一定的信息技术能力。例如在进行培训的时候，可以增加一些实用的内容，选择更加现代化的培训方式，还可以安排相关工作人员进行参观，这样可以更加直观地进行学习。

（三）逐步建立人事档案信息化管理机制

为了更好地推进人事档案信息化管理建设，机关事业单位要结合自身的实际情况和工作需要来逐步建立相应的管理机制，由此来提高对档案信息的收集、核对及保管水平。还要建立权责分明的管理机制，这样才能进一步强化内部管理人员的责任意识，这对于更好地规范档案管理并提高运行效率具有重要意义。[4]

（四）加快信息化平台的开发和建设

建立完善的信息化平台是实现信息化建设的前提条件，在进行信息化建设的过程中，要对档案管理工作中所应用的软件进行创新和完善，并且要建立更加完善的体系和数据库。因此，想要完成这方面的建设工作，就需要资金及技术方面的支持，相关部门要对档案管理增加资金方面的投入。[5]进行资源规划和管理的时候，也要使用更加完善的软件。在进行数据库建设的时候，需要考虑整体平台的完整性，做好各環节之间的衔接工作，从而使档案管理工作变得更加方便快捷。

三、结语

总而言之，人事档案管理的信息化建设对于机关事业单位的发展和工作来说都是非常关键的，有着十分重要的意义。这项信息化建设工作具有很强的系统性要求，需要投入足够的资金以及人力方面的支持。虽然我国目前一直在进行信息化方面的建设，但是在实际的工作当中还是存在一些不足，相关事业单位一定要对档案管理信息化建设工作引起足够的重视，在实际的工作当中，要不断进行创新和完善，这样才能够更加有效地提高人事档案管理工作的效率和质量。

参考文献：

[1]王艳秋.浅谈新时期人事档案管理信息化建设[J].黑龙江史志，2015（13）：156.

[2]张霞.档案管理理念实现档案管理信息化[J].科技资讯，2016，14（14）：72+74.

[3]陶玉琼.事业单位人事档案管理的创新探讨[J].办公室业务，2018（15）：134-135.

[4]郑晓庆.信息化建设中事业单位人事档案管理研究[J].四川档案，2018（03）：41-43.

[5]王曼.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].城市建设理论研究（电子版），2018（16）：198.

（作者简介：刘宏，女，本科，惠安县就业和人事人才公共服务中心，副高，研究方向：档案管理）

（责任编辑 王瑞锋）