加强事业单位档案保密管理工作的研究探讨

徐庆辉

摘要：档案保密工作是事业单位发展过程中的重点任务。在此结合相关信息探究加强事业单位档案保密管理工作质量的方法，以期为事业单位长远发展提供些许借鉴。

关键词：事业单位;档案保密管理;存在问题;应对策略

档案管理工作主要负责对档案信息进行整理、分类、归档等内容，对于事业单位而言，部分档案涉及国家机密信息，因此提升档案保密工作质量有重要价值。对此，应加强档案保密管理制度建设、提高保密管理意识，从而有效杜绝信息泄密问题发生。

1新时代背景下事业单位档案保密管理工作的主要内容

1.1落实档案库房保密管理工作

事业单位中档案库房是保存、存储档案的重要场所，因此，其在档案管理中占据重要地位，采用科学方法管理档案库房可大幅度增强档案保密性能。为了确保档案库房管理科学、高效，首先应严格遵循相关制度规范进行操作。其次结合科学理念对档案管理库房进行科学分区，按照一定标准合理划分各区域位置，并安排专门的库房管理人员，严格要求管理人员日常生活中落实做好各项管理制度。最后加强档案流通环节管理，对涉密档案库房中的内容加强管控，贯彻执行双进双出制度，并严格要求所有进出人员如实登记，确保所有活动“有迹可循”，同时依靠登记制度，杜绝无关人员随意进出涉密档案库房，通过这些工作切实做好库房保密工作[1]。

1.2科学构建档案保密管理制度

事业单位执行档案保密管理工作时，科学完善的管理制度是有效参考，只有保障涉密档案管理制度完整全面，才能做实、做好涉密档案收集、整理、保管工作。例如档案管理制度中对档案分类作出明确规定，涉密档案需要单独整理，禁止与其他档案混淆。同时为了提升档案保密性，需制定高效的意外情况预防及应对预案，在出现意外情况时，应急处理预案可快速发挥作用。另外需要定期开展涉密档案检查活动，针对所有储存的涉密档案进行核实，避免泄密、窃密情况出现。

1.3不同保密程度档案分类管理

档案工作管理过程中，工作人员需要结合实际及国家相关规定，对档案的保密期限及保密程度等做出明确划分，在实际开展工作时，需要严格遵循分类管理原则。同时档案处于保密期限内时，应按照保密工作规范落实档案管理工作。对于机密档案需要坚持授权原则，只有得到相关机关的授权才能查看，同时在保存期间需要一直按照保密工作要求进行管理。另外随着政治环境及政策调整等变化情况会导致部分档案的保密等级发生变化，因此事业单位需要构建动态的保密档案管理模式，且相关管理人员需要加强对国家政策及环境因素的关注度，及时接收涉密档案管理的发展情况，从而针对性地调整实际执行细节。

2新时期事业单位档案保密管理工作中存在的不足

2.1档案保密管理工作认识不足，保密意识淡薄

很多人没有正确认识档案管理工作的重要性，缺乏档案保密管理意识，这导致在实际执行时由于人员主观因素而出现的泄密等问题难以根除。之所以出现此种情况主要原因是很多人员自身意识不到位，思想上缺乏重视，日常工作时忽视保密制度，并没有严格贯彻执行规范流程，这导致事业单位的档案在管理过程中存在漏洞，这为档案管理安全性及保密性带来风险隐患。

2.2档案管理保密制度不全，部分制度落实乏力

很多档案保密制度建设过于笼统，在管理细节方面存在漏洞，导致很多事业单位档案保密工作参照不完整，部分细节缺乏可行性参考。由于事业单位的性质，档案的保密等级及保密期限等存在差异，所以难以用一套制度覆盖所有的事业单位档案保密工作，为了保证档案保密工作顺利完成，应结合实际情况构建更为切实可行、符合时代特点的档案保密管理制度。

2.3监督管理机制不完善难以充分发挥监督作用

监督机制的有效实施，可更为全面的约束档案管理工作行为，并间接督促档案保密管理工作人员切实遵守相关制度落实档案保密程序。另外通过监督机制可有效发现档案管理工作执行过程中存在的不足，从而及时提出补救措施，持续性高档案保密工作水平。结合实际来看，我国很多事业单位在监督机制建设方面存在不足，这导致档案管理工作缺乏掌控，一定程度上增加了问题出现的概率。

3新时期背景下，事业单位加强档案保密管理工作的有效策略

3.1加强档案保密工作宣传力度

想要提高事业单位档案管理人员的保密意识，应充分结合日常活动广泛开展宣传教育活动，同时组织档案管理人员参与档案保密相关法律的宣讲会，学习完成后组织工作人员交流心得体会。另外定期开展以档案保密工作为主题的研讨会，会上重点强调档案保密工作的作用和重要性，结合相关案例阐明档案泄密造成的危害，从而提高员工的重视程度。事业单位可为档案管理人员编制员工工作手册，手册中详细列举各种情况的应对对策及突发情况处理方法。通过上述方式，彻底贯彻执行档案保密管理工作相关要求。

3.2加强档案保密管理制度建设

首先，应根据岗位情况，明确划分职责权限，事业单位应充分参照档案保密管理工作规定和实际开展具体情况科学划分工作人员的岗位职责，同时制定高效、科学的管理制度，通过制度措施促进相关人员提升责任感和使命感，自觉加强对档案管理工作的关注度。其次应确保制度体系完善科学，在实际开展工作时，会有意外情况发生，因此需要保证事业单位的档案保密管理制度动态发展，可结合情况变化实现灵活变通，也需要相关人员做好完善工作，进一步结合发现的漏洞和存在问题，提高档案保密工作的规范化程度。最后合理配置监督人员，负责对各项保密工作环节进行监督审核，及时发现不合理现象，对违规行为作出严肃处理。通过上述策略，确保有完善的档案保密管理制度指导工作顺利实施[2]。

3.3切实建立健全保密监督机制

想要进一步提高事业单位档案保密工作质量，完善监督机制至关重要。首先因组建一支专业、规范的监督队伍，从工作人员中选出政治素养高、业务能力强、思维活跃性良好的人员组成监督队伍，从而为监督工作夯实基础。其次加强对机密档案和特殊载体档案的监督力度，明确档案保密管理具体要求，并将档案保密监督工作列入日常工作议程，对于重点档案，需要定期由专人负责盘查和整理，从而确保档案安全。最后事业单位将档案保密工作执行效果和目标完成度等内容，与工作人员绩效考核相结合，通过实际奖励促进工作人员工作积极性。

3.4提高档案信息化管理安全性

随着时代发展，信息技术、计算机技术、网络技术等得到广泛应用。如今事业单位的档案管理工作也通过技术手段实行智能化管理，这些技术为管理工作带来极大地便利，但同时也带来新的安全隐患。为了提高档案信息化管理的安全性，事业单位应加强基础设施建设，增大档案室设施采购资金份额，引入现代的电子门禁、温湿度调节器等系统强化管理体系。另外加强档案信息化系统建设，完善各类辅助设备配置情况。同事家结合信息技术应用情况，构建完善的信息化档案管理操作流程，从而信息化系统中有效规避风险。

4结语

结合上文内容可知，事业单位档案保密工作有重要价值，其开展质量不仅与事业单位切实利益信息相关，也与社会发展有紧密联系。因此需要结合实际情况，探究当前档案保密工作中存在的不足，并针对性的提出些许应对策略，从而有效提升档案保密管理工作水平。

参考文献

[1]成麗娟.如何加强机关事业单位档案保密工作[J].办公室业务，2019（14）：90+150.

[2]邵山.加强事业单位档案管理工作的若干思考[J].办公室业务，2019（06）：52.