谈教学秘书在高校教学管理中的职责

【摘要】教学秘书在高校教学管理中有着不可或缺的地位，对高校教育管理发展有一定积极影响。教学秘书既是高校教学管理队伍建设的重要组成部分，也是基础部分，其主要负责学院的教学管理工作。本文简要阐述了我国高校教学秘书在其教学管理过程中的重要性和职责，提出了我国高校教学秘书队伍的建设与发展道路，希望能够通过相关研究提升其教学管理水平与质量。

【关键词】高校教学;教学秘书;职责分析

引言：教学秘书作为课堂教学活动的基层管理者，其工作范围复杂多样。作为课堂教学活动中不可或缺的桥梁，其主要职责之一就是积极地协助学院的领导，做好对教学活动各个环节的组织与监督，保障课堂教学活动可以有序开展。

一、教学秘书在高校教学管理中的职责

1.教学秘书是教学管理的执行者

教学秘书的职责主要分布在教务处，如教务科、考试科、质量科等。这些科室发布的大部分具体问题都通过教学秘书传达给分院领导，然后收集反馈意见，以便实施教学计划和任务。具体而言，高校里所有有关教学管理部门发布的通知和文件，教学秘书及时向各学院教学院长汇报，并将情况传达至各系、教研室。各系、教研室再根据该文件中有关通知内容的要求搜集、汇总相关资料，并在规定的时间内提交到有关教学管理部门。

2.教学秘书是教学组织的参与者

学院领导是学院的决策者和管理者，但收集原始资料通常需要教学秘书进行报告和总结。因此，教学秘书应协助院长做好教学组织和管理的日常工作，不断总结师生对教学中存在问题的反馈，通过对长期积累的教学文件进行整理分类，获取相关教学信息，提取重要信息资料形成文件，为领导制定政策提供第一手资料，对教学管理和教学手段提出合理化建议。

3.教学秘书是师生的服务者

教学秘书是为师生的教学工作提供支持和帮助的服务人员，他不仅仅是日常的教学和管理人员的主要参与者，也是一个服务于老师和学生的学校基层工作人员。教学管理方面，教学秘书主要负责全院各系、教研室教学过程中的所有相关事宜：调整课表、毕业论文管理、人才培养计划的修订安排、教材的选择、本科专业教学时间和工作量的计算、课堂教学评价、考试安排、试卷归档、教学成果的组织等。

随着各高校招生规模的不断扩大，对教师的需求也在逐步扩大。随着新教师数量的增加，教学秘书面临的压力和任务也在不断增多。一些新任老师不能够熟悉课堂教学中各种活动，这就需要老教师和教学秘书耐心讲解。同时，随着每年高校学生数量的变化，也可能给教学带来一些新的困难。例如，学生人数的变动会导致相关专业发生更换，这会直接导致许多高校毕业生的专业课程都无法得到补修。学生就需要到教学秘书处查阅相关专业各学科的课程，然后找到所有需要补修的课程。然后，教学秘书将协助学生在教学管理系统中进行补修。

4.教学秘书是沟通和协调各种教学管理关系的搭建者

教学秘书在教师教学过程中起着核心作用，其主要负责沟通和协调各种教学管理关系。首先需要处理好分院与教务处各部门的关系，严格执行教学管理条例，从而实现教学管理的规范化。其次需要处理好分院与各系、教研室的关系，做到将教学指导与学校实际相结合，在一定基础上积极落实各项教学任务。最后，积极协调师生关系，做到构建课堂教学信息系统，为师生营造良好的教学环境。

5.教学秘书是教学工作的检查和监督者

教学管理工作的开展宗旨就是为了提升教师教学质量。教学秘书要成为教师教学工作管理者的好助手，必须具备较为正确、全面的职业素质和价值观。要做到将该工作积极深入到学校课堂之中，一是检查监督各教学环节的发展，配合学校领导密切关注各专业教学质量，检查教师课程进度的落实情况;二是协助学校领导检查总结教学情况;三是经常组织各专业教师举办工作座谈会，了解他们在教学活动中存在的问题;四是及时向分院领导反馈教学情况，使领导及时准确掌握分院教学动态，以此確保教学工作顺利有序开展，从而提升改善教学质量。

二、教学秘书的作用

1.教学秘书是教学过程顺利展开的重要保障

教学秘书工作离不开各个教学环节，从教务处向各分院系等教学单位教学任务的下达，到各教学单位教学任务的安排和实施，再到教学任务完成后对教学效果的评价和验收，都离不开教学秘书对整个教学任务的安排和监督。

2.教学秘书是主管教学领导的有力助手

教学秘书是高校主管教学部门领导的重要帮扶助手与教学部门参谋，而且作为高等教育专业第一线教学工作和第二线的基层管理人员，不仅需要为广大师生提供服务，还需要充当学校和分院之间的沟通联络人。教学秘书岗位职责决定着教学秘书的助理身份。这就使分院秘书教师一定要充分明确自己的工作岗位职责，明确其作为教学助手和其他工作人员的身份，做好其在分院的日常教学事务管理。

3.教学秘书是联系各工作之间的桥梁

作为学校与分院、各部门办公室、师生之间的沟通桥梁，教学秘书在高校教育和行政管理教学过程中一直扮演着重要的角色。学校重大文件通知将由教学秘书对所属分院、系部及有关部门领导通过电话指示或者电话传达;教师因故不能上课的，在向教研室领导及相关部门反馈后，教学秘书掌握情况后及时向学生通知，保证课程的顺利进行;如果各专业老师在教学上有什么意见和建议，教学秘书也是各老师之间的传达者。

4.教学秘书是教师教学过程的监控者

教学秘书主要是课堂教学全过程的一个监控者与教师辅助考核评价者，而且他作为基层课堂教学单元的一个教学管理人员，要参与到课堂教学的整个过程。教学秘书通过日常课堂教学巡回检查和每个班级课堂集中检查，对整个教学过程实施监控，随时找出存在的问题，及时向上级领导汇报并积极帮助解决，确保课堂教学顺利进行。在检查过程中，协助指导教师们完成了同行评课、协助学生们完成了教师评课、协助班组领导们完成了教师评课。

三、高校教学秘书的发展提升路径

1.提高教学秘书的职业素养

高等院校教学科研部门扮演着综合行政管理中的重要角色，这就需要具备一定专业技术。其的工作特点也决定了教学秘书必须要做到与时俱进，不断地深化自己的学习，同时也要增长自身的专业知识和文化素养。在掌握了工作知识和技能上，熟练运用word、excel等办公软件，提高管理效率和质量，具有先进的实际应用和数据库处理技术;在相关专业知识的掌握方面，教学秘书应当充分熟悉相关教学行政主管部门制度规定的相关教学行政管理和指导内容，熟悉各年级不同类型的专业性人才培养方案，加强自己相关专业知识的掌握，以便于更好地指导和帮助任课教师解决教学中可能存在的疑难和问题。

2.重视培训，完善考核激励机制

教学秘书的服务职能，对自身的专业要求也相当严格，为了促使其更好地完成其在教学管理中的职责，高校管理要重视对教学秘书进行规范化的课程教育培训及终生学习化发展。其次，教学秘书的日常生活工作繁重和复杂，往往会导致其工作心理和情感上的崩溃。因此，高校要根据教学管理中的实际需要，加大对教学秘书人才的培养，并纳入高校长远发展中，健全发展体系，使高校教学管理更加完善。在培训教学秘书时，通过对专业技术人员素质和专业技术人员知识技能的培养，可以有效提高教学秘书的技术专业水平，提升科研管理水平和实施效果，激发教学秘书的教学积极性和工作效率，形成全面提高教学秘书综合素质的有效机制。

3.强化教学秘书的交流和创新能力

在教育活动多元化的今天，如何有效地保持与师生之间的良性交流，就需要教学秘书充分地发挥其组织和协调作用。在高等院校的教学秘书工作进行过程中，可以通过搭建QQ群和微信社交团队来有效地协调和促进师生之间的关系。高校任命教学秘书的一项核心任务就是做好与其教学管理机构、部门和师生之间的各类问题沟通，部分教学秘书善于处理复杂的人际关系，而另一部分教学秘书却不擅长对待人际关系。随着时间的推移，这种与职场的人际交往关系，将会产生无形的精神心理反应，对教学秘书的工作心理情绪有直接的影响，进而对其工作效率产生负面影响，因此要正确处理好。

结语

教师秘书作为一个关系着我国高等院校的教学质量和專业技术人员培养的岗位，虽然身份处于基层，但其功能作用仍然不可忽视。教学秘书工作就是组建教学行政事务管理小组的中坚力量，只有充分地肯定并且正确地认识到教学秘书工作的重要性，创设良好的事务管理工作条件和氛围，才能充分调动和激发教学秘书工作的热情。在此项工作的基础上，高校的决策者要更加注意地重视对教学秘书人才队伍的建设，构筑一套有利于教学秘书事业健康可持续发展的优惠政策和保障机制，完善其管理体系，促进其教学管理顺利推进。

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[4]张良.浅析高校教学秘书在教学管理实践中的职责和作用[J].商，2013（14）：353.

作者简介：张丽英，出生年月：1987.8.21，性别：女，民族：汉族，籍贯：河南省商丘市，学历：硕士研究生，职务：教学秘书，研究方向：计算凝聚态。