浅谈企业数字档案馆建设

任丽隔

摘要：企业内部的档案管理工作对企业的稳定发展和人力资源的合理配置发挥着重要作用。数字化档案管理是目前档案管理工作的发展趋势。本文从总体规划、基础设施建设、子系统建设、人才队伍建设、安全保密建设等方面阐述了企业数字档案馆的建设内容，希望能为企业顺利建设数字档案馆提供参考和借鉴。

关键词：企业数字档案馆;信息资源;安全保密

档案管理是企业管理工作的重要组成部分，随着社会对信息需求规模的扩大和人们对档案重要性认识的进一步提高，手工操作的档案管理模式已很难适应企业发展的要求。近年来，企业数字档案馆建设得到了普遍重视，部分企业的数字档案馆已初具规模。但由于我国企业数字档案馆起步较晚，在数字档案馆建设中还存在许多问题。

1 当前档案管理工作中存在的几个问题

1.1 专业人才缺乏

企业数字档案馆建设所需人才为复合型人才，既要具有档案专业知识又要同时具有计算机等相关知识，而在如今学科精细划分的时代，很少有人同时具备以上知识。另外，由于档案工作的边缘性特征，计算机人才一般不愿从事档案工作，而档案人才又很难在短时间内掌握计算机等现代信息技术，这个矛盾阻碍了计算机技术与档案工作的融合。此外，由于企业领导者对档案工作不够重视，档案馆引进的优秀人才多被调整至其他工作岗位，而现有的馆员又不能得到相应的培训，档案工作人员无法满足数字档案馆建设对专业人才的需要。

1.2 档案业务流程缺乏有效控制

早期企业采取的是传统的档案管理模式，大多数档案资料都是在事后集中进行归档，企业档案馆无法对档案资料进行前端控制和全过程的管理，档案资料由各部门进行收集.整理，再归档。由于部门的档案管理制度不健全，档案业务流程不清晰，无专职的档案管理人员，致使部分档案资料的归档不及时.不完整，档案资料的质量普遍不高。特别是在建设项目档案管理过程中，项目档案资料需由建设单位.工程管理相关部门和参建单位等多个单位组织实施，各单位负责各自在项目建设过程中档案资料的形成.积累.管理和歸档。由于缺乏有效的监督和管理，致使档案资料的标准和质量参差不齐，后期需要耗费大量的人力.物力和时间，对档案资料进行反复的修整和补齐，既增加了企业成本，又影响了工作效率。

1.3 技术落后

数字档案馆建设是以信息源.网络.数据库为基础的，其相关技术是较复杂.较先进且不断发展的。建设一个完整的.先进的数字档案馆，需要采用数字化图像的存储与压缩.信息检索.文字图像处理.多语言平台互换互访等多项技术。另外，数字档案馆建设还需要扫描仪.计算机.磁盘光盘存储设备等，但由于领导不重视.资金不足.人才缺乏等原因，企业档案馆所配备的软硬件都不能跟上时代发展水平，仅靠档案馆自身很难解决这些制约数字档案馆建设发展的难题。

2 建设企业数字档案馆的发展对策

2.1 存量档案数字化技术

首先，传统载体档案的案卷数量多，时间跨度长，档案管理以案卷不丢失为原则，常见的问题有组卷混乱.档号不规范.案卷标题不准确.目录著录不完整.文件页码标注不规范等。因此，在数字化之前，必须对传统载体档案进行系统整理，使之符合数字化的要求。其次，规范档案数字化管理流程主要是通过开展档案数字化工作需求调研.制定档案数字化工作计划.明确档案数字化工作方式.组建档案数字化工作队伍.监控档案数字化工作的开展以及采取科学的评估指标和评估方法对数字化工作成果进行评估，保障档案数字化工作的顺利进行。最后，数字化加工过程包括了多个环节，环节间存在相互制约的关系，且每一个环节都会影响到档案数字化的质量。因此，档案管理人员以及参与档案数字化加工的人员都应该熟练掌握与档案数字化相关的标准规范，强化对档案数字化的全程控制，通过全面的质量检查，实现数据质量的全方位控制，从而保证档案数字化成果的真实性.可靠性。

2.2 增量档案电子化技术

首先是前端控制技术。档案管理部门应与电子文件形成部门合作，提前介人文件的产生.流转过程。如在电子文件管理系统设计之初提出档案化管理要求，按照保存要求提前对生成和流转中的电子文件进行控制：在归档移交前对电子文件进行妥善管理。双方商定移交方式和归档要求等。其次是全程管理技术。档案管理人员帮助电子文件形成部门明确档案归档范围：参照传统载体档案的分类.排序方式，结合数字档案的特点，确定电子档案信息的合理分类方案。确认电子数据相关技术参数等。在电子文件运行结束后，及时进行数据筛选，将要归档的电子文件进行逻辑归档和物理归档，达到对电子文件信息的有效控制。最后是对各类技术的合理使用。通过使用合理的技术，将各个档案管理系统中的数据迁移到数字档案馆系统中。针对归档部门各业务系统中的数据，通过完善档案信息管理系统与归档部门业务系统数据衔接平台建设，实现一体化功能。

2.3 建立企业数字档案馆标准体系

企业档案部门应充分参考国家出台的各项政策制度和规范，参照行业发展的特点建立完善的制度和规范。企业数字档案馆建设过程中，利用计算机网络和信息平台处理工作时，要贯彻国际和国家的规范要求：处理综合性信息时，应以遵守国家标准为准则：处理档案信息化工作时，可借鉴其他企业的成功经验，并根据企业实际情况加以调整和补充，在此基础上构建标准体系，提高企业数字档案馆建设的规范性和科学性。

2.4 加强各部门协调工作

数字档案馆建设需要消耗大量的人力.物力和财力，这要求企业管理人员高度重视数字档案馆建设，促进数字档案馆建设平稳开展。此外，业务部门领导也应对此予以高度关注。在部门领导的支持下，协调各部门开展建设工作。另外，数字档案馆开发中要积极融合管理规范.工作流程和操作要求，这对业务部门和技术部门提出了十分严格的要求，只有积极沟通交流，才能确保业务规则和新技术的有效应用，改善档案服务质量。

2.5 提升企业档案信息资源的知识化组织

在传统的档案管理模式中，企业档案馆的工作内容重"藏"轻"用"。企业馆藏档案中保存着很多科学研究成果.工艺技术.生产组织.经验教训和数据记录等内容，既有显性知识，也包含了无数的隐性知识。知识化，就是以智能化.网络化等信息工具的广泛应用为基础，知识被高度应用，知识资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为.组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。新时代企业档案工作既要做好显性知识的收集整理分析，更要做好隐性知识的深度挖掘，不断完善和加强企业知识的创造.收集.分析.利用和再创造的能力，对知识资源进行科学管理，搭建共建共享平台.为企业营造创新的浓厚氛围，进一步提升企业创新能力，不断增强企业的核心竞争力。

结束语

总之，企业要想在激烈的市场竞争中脱颖而出，就必须充分认识数字档案馆对企业发展的重要作用。我国企业数字档案馆建设虽然还处在初级阶段，建设中还存在着很多问题，但企业档案管理部门应以积极的态度应对，理论联系实践，在探索中发展，在创新中提高，建设具有本企业特色的数字档案馆，为企业.国家和社会提供优质的信息服务，大力促进我国信息化事业的高质量发展。

参考文献

[1]白玲玲.胥静.关于企业数字档案馆建设实践的思考[J].机电兵船档案.2019（3）：99-101.

[2]张曦跃.探析企业数字档案馆建设[J].数字与缩微影像.2019（2）：23-25.