张浩,王毅强
首都医科大学宣武医院 (北京 100053)
随着医疗体制改革的逐渐深化,迫切需要提升医院后勤管理的精细化水平,以促进实现医院后勤管理的标准化、制度化和规范化。提升医院后勤管理的信息化水平、用科学的管理理念和方法来指导、引领医院的建设以及后勤保障工作的顺利实施、实现科学发展,成了促进医院后勤管理改革与创新的重中之重[1]。本文以某市属三甲医院为例,介绍“一站式”后勤维修服务对医院后勤管理的影响。
传统的后勤管理处室包含总务处、保卫处及基建处,各处室职责分工不同,后勤维修涉及项目众多,种类繁杂,分工细致,当临床科室面对水、电、气、暖等设备、设施故障,以及较多的服务项目和电话时,常出现不知向何处报修,或无法及时联系到维修工人,或报修后不能及时处理,或处理结果不满意等问题,导致在报修环节上浪费了大量的时间,分散了临床工作的精力,牵制了医院的核心医疗工作,可见低效率已经不能适应临床一线的需求[2]。
传统的日常维修完全依靠电话和手工单据,已经不能适应信息化社会发展的需求[3]。报修基本以固定电话或小灵通为主,由报修科室直接给维修班组打电话,且报修时常会出现报修科室不知维修班组电话,或报修科室不知故障设备具体负责的班组,只能向后勤部门或可能的班组进行咨询,往往几经周折后才能找到班组维修;此外,维修班组接报后,只是口头应允或在纸上随意记录,之后会由于工作较忙而无法及时进行维修,甚至出现遗忘该项维修问题,影响后勤服务的整体质量。
2.1.1 强化组织领导,加强统筹管理
后勤维修涉及技工班、电工班、基建维修办公室、设备班、氧气班、电话班等众多班组,维修项目纷繁复杂,对于医务人员而言,明确各班组具体负责项目并记录报修电话非常困难,往往造成打错电话,或责任不明延迟维修进度,从而降低患者和医务人员对后勤工作的满意度。
为提供更好的后勤保障,强化后勤各处室间的统筹、协调工作,医院对总务处、保卫处及基建处3个后勤保障处室进行了整合,成立了“一站式”后勤服务中心,通过强化统一领导,使处室间出现的分工责任问题转变成了一个处室的内部问题,推进了解决、整改问题的进度;通过实行扁平化管理,使问题得以在内部解决,减少了中间环节,节省了等待时间,优化了工作流程。
2.1.2 统一登记、协调,更加及时、准确
“一站式”后勤服务中心作为维修调度班组,肩负着统筹、协调后勤维修项目,统一报修电话,规范报修流程等职责。报修人员来电统一由“一站式”服务调度员接听,了解报修内容,记录报修时间、电话、报修人信息、维修地点、维修内容及需求等必要信息,必要时通过报修人描述,帮助其分析正确报修内容,并对报修内容进行分类,协调派发给相应维修科室,使其第一时间到现场进行维修。
以上服务模式减少了烦琐的服务过程,以最短的时间提供了优质的服务[4]。此外,利用“一站式”后勤报修管理系统对班组维修进行登记,追踪维修进度,考核班组的维修质量和满意度,真正提供了“报修有人管、质量有把关”的贴心服务,使维修工作更加准确、及时(图1)。
图1 “一站式”后勤服务中心的报修流程
2.1.3 作为中间媒介,减少了科室间的矛盾
传统的报修方式存在维修科室忙碌时电话无人接听的情况,不仅会带来突发事件无法及时得到处理的隐患,还会增加维修科室与报修科室之间的矛盾。而“一站式”后勤服务中心作为科室间的中间媒介,可以起到调节、解释的作用,待接听到催促电话后,根据现场状况,通过平台查看维修进度,与维修班组进行沟通,如遇维修抢修任务,可及时向报修科室进行解释,取得科室理解,减少报修科室与维修科室间的矛盾。
2.1.4 利于信息的采集与分析
“一站式”后勤服务中心注重多渠道信息采集以及综合性分析[5]。通过对后台维修统计进行的大数据分析,有助于相关人员了解医院各科室的维修成本,实现合理分摊,为控制医院维修成本、进行维修服务效益分析、提高年度预算的准确性提供基础数据[6];同时,可以为医院行政职能部门提供较为可靠的数据分析,帮助其了解经常出现问题的科室、部位及配件等,分析问题是由于产品质量还是由于人为使用不当造成的,从而制定相应的改进措施,降低运营成本;此外,通过对季节性数据进行的分析,如分析夏天雨季常出现漏雨情况的部位,以及冬天出现供暖不足情况的部位,使管理者能够提前部署,消除隐患、节能降耗。总之,大数据的应用为管理者的决策提供了重要的数据支撑,使决策部署更加精准、及时。
2.2.1 加强内部沟通协作
后勤集中化管理有利于传达命令,加快信息流速率,提高决策效率,但由于管理范围扩大,管理者精力分散,沟通时间和对各班组的关注度降低,还需要主管领导、分管领导、班组长间加强沟通,强化协作能力。
2.2.2 夯实基础工作
各班组技术人员应加强业务学习,提高服务水平。“一站式”后勤服务中心调度员应熟知医院后勤各部门的工作流程和业务范围,明确服务地点和内容;同时,注意服务态度,遇到问题多与各科室和患者沟通,相互理解,避免激化矛盾。
随着我国医疗事业的不断发展,社会对医院的医疗技术水平和服务质量提出了更高的要求,医院后勤部门也应发挥其重要作用,以更加准确、高效、完善的维修保障能力,为医务人员和患者提供更加安全、舒适的医疗环境,从而提高患者对医院的满意度。