基于内外网互通协同办公系统的轻量化考勤系统的设计与实现

赵卫康，万振（通信作者）

天津市海河医院 （天津 300350）

行政管理最基本“三要素”为人、财、物，其中人力资源是第一资源。对人力资源高效、合理的管理是医院获得竞争优势的基础，关乎医院的发展现状和未来。我国的现代化管理起步较晚，传统的人力资源管理以档案、考勤、工资等为主要内容，且大多采用Word、Excel 软件或单机版电脑的方式完成工作；而考勤管理作为人力资源管理的基础部分，普遍存在工作效率低、资源共享能力差、重复劳动频次高等问题[1]。随着信息化技术的不断发展，医疗行业对医疗信息化水平的要求越来越高，同时如何通过信息化手段提升医院的整体工作水平、工作效率及行政管理能力已经成为医院管理的重点。因此，医院需要结合自身发展战略的需求和信息技术的发展，将考勤管理和信息化建设进行高效融合[2]。本文介绍我院基于内外网互通协同办公系统设计的轻量化考勤系统，为提升医院人力资源管理水平提供参考。

1 基于内外网互通的协同办公系统

基于内外网互通的协同办公系统可将医院信息系统（hospital information system，HIS）、实验室信息系统（laboratory information system，LIS）等院内多个信息系统产生的大量数据进行整合、二次加工并通过互联网、手机等端口进行展示，以满足综合医院高效率、高质量的管理需求。该系统与一般意义上的自动化办公系统（office automation，OA）的使用对象不同，OA 的使用对象多是医院行政管理部门，而基于内外网互通的协同办公系统的使用人员为医院全体人员。该系统在满足行政管理部门的公文流转、消息发布、会议室申请、人员排班等一般功能的基础上，还可以实现以下功能。

1.1 人员信息自动同步

综合医院的院内系统众多，部分医院可能还存在使用HIS、LIS 等系统的人员一人多账号的问题，而协同办公系统通过实现内外网互通，可将HIS 内已经维护完备的人员信息直接导入该系统，同时解决协同办公账号分配问题和一人多账号问题；此外，自动同步人员信息有利于在协同办公系统上顺利地实施考勤上报、人员分布表生成等工作。

1.2 各类数据报表的生成

在协同办公系统内创建相关报表（如医院当日综合信息报表、某时间段内的医院收入及门诊、住院患者信息等），所需数据可直接从HIS 数据库内提取，进行二次加工后通过互联网或手机端展示，便于医院管理人员由于出差、外出开会等无法使用医院内网情况下随时了解相关院内数据。

1.3 实现内外网数据互写

综合医院管理中医务科护理部等部门经常涉及的数据上报及审批工作需求，协同办公系统内灵活的流程设计和内外网互通的实现，使很多类似需要临床发起、由行政部门审批的报表（如特殊用药申请、绿色通道审批等）均可通过该系统实现。

1.4 功能可扩展性

协同办公系统的整体架构完善以后，可在此基础上进行多功能拓展，搭载多种内网数据报表、数据互写流程及轻量化考勤系统、中层人员考评系统等功能；同时，通过功能拓展，协同办公系统不再是一个单纯的行政办公系统，而是一个内外网互通的集成化的协同办公系统[3]。

2 轻量化考勤系统的设计与实现

协同办公系统管理员作为该系统的整体运营维护人员，通过收集考勤上报类需求，基于协同办公系统的人员自动同步功能，进行协同办公系统的功能性拓展，实现轻量化考勤系统的搭载。该功能由协同办公系统管理员对被考勤科室和人事科的职责、权限做明确区分，使用已区分的职责及权限确定相应人员的具体使用功能，即角色对应权限。

2.1 基础数据维护

基础数据由协同办公系统管理员统一设置，该部分字段包括文化程度、健康状况、在职情况、考勤类型、考勤类别、假期类别、人员属性等，以上字段为通用字段，搭载于协同办公系统的所有拓展功能均可使用。

2.2 设置考勤相关权限与角色

考勤系统权限分为三种，即被考勤科室权限、人事考勤权限、人事管理权限。角色设置包括：（1）科室考勤员，负责本科室人员维护及考勤上报工作，对应被考勤科室权限、人事管理权限；（2）人事科考勤负责人，负责被考勤科室组、被考勤科室及科室考勤员的定义，承担考勤表收集、考勤结果汇总导出等主要工作，对应人事考勤权限、人事管理权限。科室月考勤权限维护及功能说明见图1。

图1 科室月考勤权限维护及功能说明

2.3 菜单管理

通过设计并使用树形菜单，灵活配置各子按钮的开启和关闭，以灵活赋予不同部门、不同人员不同权限，见图2。

图2 菜单管理界面

2.4 科室考勤员的职责及权限

科室考勤员登录系统后，维护界面默认显示该考勤员对应的科室及科室组，若登录人有科室考勤员权限，但不是人事科考勤负责人设置的考勤员，则该维护界面显示为空；拥有权限的考勤员，可在考勤科室组维护界面进入相应的科室进行人员维护。

按考勤规定管理，一个人只能存在于一个考勤科室中，当考勤员重复选择人员保存时，系统自动提示该人员已经被其他科室维护，请联系考勤员X 进行核对，待考勤员修改后可保存并开始上报。

2.5 科室月考勤上报

由于科室人员信息在填报考勤表之前已经维护完成，所以打开上报表单后，可自动获取考勤人员信息，为保证数据及人员信息的准确性，该页面不允许进行添加或修改。打开表单后，科室人员默认全勤，科室考勤员如有修改，点击人员对应的修改按钮，按日期下拉选择缺勤类型（包括：无、病假、事假、产假、年假、婚假及其他）。科室考勤员全部修改完毕并确认无误后，可按需求选择保存草稿或直接提交人事科考勤负责人。人事科审核无误后，流程归档，相关数据形成报表。需要注意的是，考勤表1个月只能提交1次，重复提交时，系统会自动弹出提示消息“已提交过此月份的考勤”，不允许提交。

2.6 考勤查询及报表

考勤表提交后，科室考勤员可查看本科室考勤汇总，人事科考勤负责人可查看全部科室的考勤汇总情况，同时系统根据人事科需求将报表进行分类，如科室考勤明细、科室考勤汇总、全院缺勤人员汇总查询、考勤表提交状态查询等，各分类查询报表支持时段、科室等自定义查询，同时支持报表结果一键汇总、自动导出功能。

3 应用效果

通过应用基于内外网互通协同办公系统的轻量化考勤系统，我院人事科考勤管理工作效率有了极大的提升，如每月用于考勤表收集、录入、计算到工资扣发的时间由原来的8个工作日缩短至2个工作日；同时，通过系统统一填报考勤表、一键生成汇总表，实现了部分工作无纸化，同时统一了报表样式及填报内容的结构化，存档资料内容清晰完整，便于随时查阅；此外，相较之前人事科使用的Word、Excel 软件等工作方式，该系统将考勤工作中催收考勤表、报表结果手工汇总简化为每月按时催收报表，报表收齐后系统导出结果即可，有效地释放了人事科考勤工作中统计结果的工作压力，使人事科的工作重点由事务性工作转向管理性工作。

4 讨论

我院基于内外网互通的协同办公系统可实现公文收发、行政审批、统计查询、移动办公等主要功能，上线至今已实现HIS 数据与协同办公系统的互查互写、人员信息的统一管理、考勤上报及考核分打评的移动办公体验。目前，该系统已平稳使用5年并不断完善功能。基于该系统内外网安全互通的优势及灵活的底层架构设计，我们今后将深化多种应用，更好地服务行政及业务科室，同时加大移动应用端的功能开发。

医院的人力资源管理是指依据医院和个人的发展需要，对医院人力资源进行有效开发、合理利用与科学管理的机制、制度、流程、技术和方法的总和，是医院进行各种活动的基本力量。作为医院管理工作的基础内容，考勤管理不应仅通过信息化工具来替代部分人工操作，如何有效地将管理能力和信息化技术进行融合，让需求带动信息化发展的同时，通过管理手段促进信息化技术发挥全部的功能，是一个值得深思的问题。例如，项目资金到位，但项目效果达不到预期的问题；项目初期上线运转良好，结果后期需要进一步改进时难以优化改进的问题；以及医院内部各系统存在的数据孤岛问题等。以上问题需要通过医院管理部门对于自身的整体管理能力和信息化技术水平及最终达到提高管理效率的目的有自上而下的认识，从提高管理效率的目的出发，将医院管理和信息化技术进行高效融合，通过建立有效的管理制度，提升高效的管理能力，同时使用合理的信息化技术辅助医院管理，提升信息化项目的实施效果，从而显著地提升人力资源管理水平和工作效率。