高校“学生类”档案工作若干问题探析

魏自鹏

一、“学生类”档案概念界定

“学生类”档案概念的提出，并单独设类，体现了“大档案”思想，“彰显了以人为本和重视民生档案的理念”^[1]。然而，由于教育部27号令（《高等学校档案管理办法》）仅提出了概念，简要列出了归档范围，并未对其进行详细的解释和准确的界定，更未提出具体的操作方法或实施办法，且所列归档范围有些（学籍档案、党团组织档案）又与其他门类（教学、党政等）重合，结果导致大家解读不一、操作多样。针对不同的解读，廖颖归纳出主要三种：一是“学生类档案本质就是学生个人档案”;二是“学生类档案是指综合档案中与学生相关的档案材料”;三是“学生类档案包含学生个人档案和综合档案中与学生相关的档案材料”，并通过分析，认为“比较理想的选择是继续沿用‘学生类档案的提法，但要注明其本质就是学生个人档案，并配备相应的法规。”^[2]笔者支持这一观点，认为将“学生类”档案理解为学生个人档案较为稳妥，不会打破已有档案门类，易于实际操作。即“学生类”档案就是学生个人档案，简称学生档案（以下均用此简称），是学生个人在高校学习期间直接产生的第一手材料^[3]，是个人人事档案的前身，属于人事档案的范畴， 随人来去，具有流动性。

二、学生档案所有权

工作中，不论是学生个人、用人单位还是人才交流服务机构，多对学生档案的所有权归属认识不清、把握不准。比如，有的学生认为既然是學生档案其所有权应该属于个人，因此档案应由个人携带，而有的高校、用人单位、人才交流服务机构也默许了这一做法。有的用人单位、人才交流服务机构对学生档案认识、关心和重视不够，认为学生档案是学生个人的事，丢失与否无关紧要，也与他们无关，导致对学生档案接收、整理都比较随意，学生档案丢失现象时有发生。这些都是对学生档案所有权认识不清的表现，也是导致学生档案整理不规范和遗失的一个主要原因。

学生档案虽是有关学生个人的档案，但它是国家为了管理学生的需要所形成的有关材料。在校期间，国家委托学校收集、整理、保管有关学生思想、学习、爱好特长、文体活动、实习实践等的记录，形成学生个人档案。学生毕业后，学生档案经过转递进入用人单位或人才服务机构，成为干部人事档案（国家党政机关和国有企事业单位在编人员）或流动人员人事档案（人发〔1996〕118 号《流动人员人事档案管理暂行规定》），受国家委托由用人单位或人才服务机构来负责管理。因此，不论从哪种角度看，学生档案的所有权都属于国家。明确了这一点，学生、学校、用人单位、人才服务机构才能树立正确的理念，切实履行责任和义务，减少实践中出现的“弃档”“死档”、拒档、遗失档案、私自携带和私自拆封档案等一系列问题^[4]。

三、学生档案管理机构

目前，学生档案管理的机构仍然未能取得统一，常见的有档案馆（室）、学生处（其他类似机构）、院系管理三种模式，这三种模式各有利弊，但总的来看由学校档案馆（室）来进行管理优点更多。从管理学的基本原理看，学生档案由学校档案馆（室）负责管理，有利于高校治理体系更好地运转和档案机构功能更好地发挥。原因有四：一是名正言顺，众识所归，迎合社会和人们的普遍认识，学生档案“在哪里，由谁管理”，多数人的第一反应是档案馆（室）;二是克服人为因素对档案资源的割裂，有利于档案资源的集中，落实档案的集中统一管理原则;三是有利于发挥规模效应，档案机构的软硬件设施均能得到更加充分地利用;四是有利于发挥档案专业人员的智力因素，体现“专业的人做专业的事”的原则，且档案人员之间有共同的话题，便于交流和共同提高，加之上升通道明确，易使人心稳定。长期以来，学生档案资源被割裂分散，非专业人员做着专业的事，人心不稳，人员变动频繁，导致管理混乱、材料缺失，整理不科学、不规范，其中一个主要原因就是档案管理机构不统一。这是典型的“结构不合理，功能不能有效发挥”的体现，犹如“脚不在腿上，手不在胳膊上”，结果是“脚不脚，手不手”，即“脚不能发挥脚的功能，手不能发挥手的功能”。因此，笔者认为是时候统一思想，将学生档案归入学校档案馆（室）管理了，以回归它本应存在的位置。

现实中，常见档案馆（室）不愿接手学生档案工作的现象，主要原因是档案工作人员的积极性没能调动。以赫兹伯格双因素理论看，人的积极性的调动需要保健和激励两方面的因素。保健因素仅能预防和消除不满，但不具有激励作用，只有激励因素才能调动员工工作的热情。保健因素是由工作环境因素引起的，激励因素是由工作本身因素引起的。学生档案工作的外部条件（场地、平台、工具、工资等）较易能够满足，而激励因素（成就、赞赏、晋升、发展等）不易做到。学生档案涉及部门多、协调难，且内容多杂、整理繁锁、时间紧迫、责任重大，档案馆（室）本来人手就有限，若软硬件条件再跟不上，工作又得不到尊重，激励因素不能满足，其工作容易成为“烫手的山芋”。不过，档案工作者也应克服“经济人”思想，不要太在意个人利益和物质诱惑，努力提高自身修养，以“自我实现人”的人生境界，勇于担当，积极作为，尽力提高学生档案工作水平^[5]。

四、学生档案管理基本流程

学生档案作为人事档案的前身，基于前端控制思想和一体化管理理念，可以将人事档案的管理标准融入学生档案管理之中，尤其是干部人事档案的管理经过多年的实践和发展已经相对成熟，其管理模式基本可以直接借鉴，也便于学生档案与将来的人事档案衔接。即采用一人一卷的形式，可每人一袋，其整个过程主要包括档案的接收、保管、归档、整理、转递等环节。下面基于学生档案由档案馆（室）负责的假设，简要叙述其工作流程。

（一）学生档案的接收、保管与利用

学校招生部门在邮寄新生录取通知书时可附带新生报到须知，明确新生档案由学校档案馆（室）接收，并注明档案邮寄地址和方式。档案馆（室）接收后，根据招生部门提供的录取名单，核实每份新生档案的考生号、姓名，标注档案收到与否，注明专业并按其存放、待转专业和资格审查结束后最终按院系、年级、班级和学号排序。考虑到学生档案利用、更新的频繁，最好将其存放在相对独立的专门库房，以与综合档案库房分开，避免影响其他门类档案。如院系要进行新生入学资格审查等利用档案，务必履行借阅和归还手续。

（二）学生档案材料的收集归档

谈到收集归档就一定要先明确其归档范围，学生档案材料的归档范围，可以干部人事档案十大门类作为参考，主要包括学历、自传（考查、考核）、奖惩、党团、政审、出国（境）审批、有工作经历的个人人事档案及其他等八类材料^[6]。

学生档案的收集涉及到多个部门，仅靠档案机构绝难办到，需要档案机构与材料形成部门的协调配合。工作中，尽量运用“行为助推”理念^[7]，借助合适的平台和技术工具，采用客观方法代替主观选择。如在智慧校园建设的当下，高校可利用自身的校园云计算平台——“私有公共云”^[8]，通过档案系统与业务系统的对接集成，将业务系统中形成的有关学生档案材料顺利平滑地自动归入档案系统，不仅提高了工作效率，也提高了准确性，避免了主观选择的失误。

（三）学生档案的整理

由于学生档案在校保存时间较短，其整理相对简单，一般维持材料接收时的原貌，不拆除订书钉等金属物（需要数字化加工的除外），但也要避免档案袋中“大袋套小袋”等无序现象，应按照归档范围的类别和形成时间的先后顺序进行分类和排序。

同时，应明确个体档案与群体档案、学生档案与学籍档案及其他门类档案的区别与联系。首先学生档案属于个体档案，平时工作中以群体为单位形成的档案材料，应尽量通过复制等形式变一份为多份，分别放入相应的个体档案中。其次，学生档案有别于学籍档案，前者以个体为单位，随人来去，具有流动性，保管期限相对较短;后者除以个体为单位外，也有以群体为单位的（如班级名单、专业成绩、毕业生名册等），保管期限相对长久，保管地点相对固定。采用计算机辅助管理的单位可以将学生学籍信息数据直接导入数据库，将电子档案及纸质档案数字化副本挂接相应条目，以便检索和利用。

（四）学生档案的转递

档案转递是学生档案管理的一个易错和关键环节。学生档案除机要等特殊要求外，现在主要通过EMS进行转递，原则上不准由个人私自携带。档案机构可以根据就业部门发送的就业派遣信息（一般通过大学生就业服务平台之类云平台自动导出），经过一定的处理发送给邮局打印快递面单。快递面单上除了填写（打印）详细邮寄地址、接收单位、联系人及联系电话外，最好备注院系、班级、学号、姓名等信息，方便后期装袋、贴单、邮寄。然后，将档案材料核实无误后，按班级、学号顺序依次装入快递袋，贴快递面单并加盖密封章。最后，与邮局清点无误，在移交清单上签字，交邮局统一邮寄。档案邮寄后，档案机构应派专人负责接收并处理邮局或快递员实际投递过程中反馈回来的问题，如地址不详无法投递、单位拒收等。在档案全部邮寄后，将包含详细邮寄地址及邮寄单号的汇总表转发给辅导员，以通知毕业生及时网上查询档案接收情况。

为便于后期出现问题时有据可查，档案机构应妥善保管从新生档案接收到毕业生档案邮寄整个过程中产生的移交清册等工作材料。

五、学生档案数字化

学生档案数字化主要是对纸质档案进行扫描加工以转化成数字化副本。当前，随着档案信息化的不断推进，纸质档案数字化已经成为常态。学生纸质档案的数字化有利于提高档案的检索和利用效率，有利于建立新生入学资格长效追踪机制，有利于减少学生档案遗失带来的损失。因此，近期安徽省教育厅（皖教秘学〔2020〕24号）规定，“学校档案部门要对学生入学全部档案材料进行电子扫描存档，学生在校期间所有档案材料实施学校学生双套制存档，电子纸质双重備份。”^[9]这的确不失为一种解决学生档案遗失等问题的有效措施，但也与国家档案单轨制管理政策和趋势相悖。

学生档案数字化主要有自行扫描加工和服务外包两种途径。当前，不少高校由于人手有限、技术不够等因素，多采用服务外包方式。然而，学生档案数字化其实并不复杂，只需按照《纸制档案数字化规范》（DA/T31-2017），将其扫描成像素不低于300 dpi的JPEG图片并转化为OFD（中国标准）或PDF（国际标准）格式即可。从实际工作看，现阶段学生档案开发有限，可不进行OCR识别。考虑到学生档案数字化的常态化以及信息安全问题，高校自行加工更为稳妥。因此，建议高校尽快掌握纸质档案数字化技术，配备必要的软硬件，既有利于信息安全也能节省经费、锻炼队伍。

参考文献：

[1]牟阳春. 学习贯彻《高等学校档案管理办法》促进高等学校档案工作科学发展[N]. 中国教育报，2008年9月26日第3版.

[2]廖颖.27号令中“学生类”档案概念辨析[J].档案与建设，2015（02）：36-40.

[3]李银银.也谈“学生类”档案与学生个人档案、“教学类”档案的关系[J].兰台世界，2018（03）：45-46.

[4]黄霄羽，裴佳勇.关于流动人员人事档案所有权的思考[J].档案学通讯，2019（06）：87-93.

[5] [美]斯蒂芬·P·罗宾斯.管理学[M].北京：中国人民大学出版社， 2017：435-440.

[6]刘子侠.对高校学生档案收集整理问题的思考[J].档案管理，2019（01）：95-96.

[7]理查德·泰勒，卡斯·桑斯坦.助推：如何做出有关健康、财富与幸福的最佳决策[M].刘宁，译.北京：中信出版社，2015.

[8]陆以勤.华南理工大学高校私有云如何玩转校内公共服务[J]. 中国教育网络， 2017，（07）：64-65.

[9]安徽省教育厅.关于做好2020年普通高等学校录取新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知.[2020-09- 29].http：//www.ahyz.edu.cn/info/1644/20255.htm.

作者单位：安徽医学高等专科学校