大数据时代企业档案信息化建设的几点思考

王小杭

一、档案信息化建设的时代背景

在信息时代，随着计算机和网络技术的迅猛发展，传统档案管理方式已越来越不适应新形势的发展需要，运用计算机网络等现代技术管理档案，是档案管理的发展方向。传统的企业档案管理方式将逐步被以信息技术为特征的企业档案管理模式所取代。

当下正值大数据时代，企业档案信息化建设已经迎来了前所未有的机遇。信息化是社会发展和企业发展的必然选择，它对档案工作提出了新的要求。完善并逐步实现档案信息化、大数据化管理，是当前乃至今后一段时期档案管理工作的重中之重。信息化时代背景下，要对企业档案管理工作进行重新定位，要尽可能地运用现代科技手段和管理新方式，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现企业档案信息化管理。

与信息化建设相关的数据挖掘、数据封装、通信网络等技术正在快速发展，企业数字档案馆（室）试点、建设项目电子文件归档和电子档案管理试点等工作也在如火如荼地开展。这些因素为企业档案信息化建设提供了良好的外部环境，因此，企业应当抓住机遇，顺势而上，不断提升档案信息化水平。

二、企业档案信息化管理对档案工作的影响

（一）促进企业档案工作的规范化

企业档案管理工作的信息化建设，对企业档案的归档、分类、立卷、保管及提供利用等管理环节有着较大影响。在档案信息化的管理模式下，传统的纸质档案和音频、视频类的声像档案都将通过信息化方式进行收集、整理、存储、利用。这将使企业档案管理工作更加规范化、科学化，更加有利于企业档案的利用与开发，有效克服传统档案管理模式下的存储能力差、利用速度慢、信息开发不全面等缺点，对传统企业档案的管理具有改革创新意义。

（二）促进企业档案工作的标准化

企業档案信息化工作的开展，对于企业档案管理的制度化、标准化会起到积极的促进作用。从企业档案信息管理系统的建立，电子文件的形成、流转与归档，到电子档案的采集、整理、存储及提供利用等全过程，都需建立完善的、统一的管理标准，只有将企业信息技术标准与档案管理标准有机结合，满足档案利用者的诸多需求，才能促进企业档案管理的科学化、标准化。

（三）促进企业档案工作的全员化管理

企业档案工作信息化建设，要以企业员工的全员参与为基础。企业档案传统管理模式下，各业务部门档案管理工作人员主要是将纸质文件材料收集、归档。档案信息化建设中，电子文件都是企业每个部门、每个岗位以及履行各项职责的所有工作人员完成工作任务时形成的真实记录，所以每个企业员工都应该是电子文件的形成主体，都应该参与电子档案的收集与整理。而且，企业各部门的相关业务人员由于熟悉自己的工作岗位和业务工作，对电子文件的收集更完整、更具体、更准确。同时，这种全员参与的模式能够提高企业员工的档案意识。因此，企业档案信息化建设对于企业档案全员化管理有着重要的促进作用。

三、加强企业档案信息化建设的对策

（一）强化组织管理，明确职能定位

工作未动，制度先行，提升企业档案信息化建设，首先要从档案管理的角度明确各机构的职能，并制定相应的管理制度。企业应当建立“信息化建设领导小组——各业务部门——企业信息部门——档案部门”的四级档案管理体系，由企业领导统筹协调档案信息化工作，业务部门具体配合，企业信息部门提供基础支撑，档案部门制定相应的规章制度并负责档案业务指导，为档案信息化建设的开展提供坚实的制度保障。

（二）加强前端控制，重视文件收集

电子文件主要由各业务部门产生，与传统纸质文件相比，电子文件格式多样，数量庞大，因此，基于“全员参与”的管理思想，必须加强电子文件前端控制，尤其是每项具体业务工作中形成的文件，应当注重此类文件的收集。企业应提前制定电子文件归档范围，对收集文件的齐全完整性进行审核，并及时督促相关业务部门将电子文件进行归档。在收集过程中，档案部门应当加强指导，及时深入到企业各生产部门，对产生的大量电子文件的接收、整理和存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，保证电子文件准确性，使之与纸质文件一样发挥效用。

（三）开展系统改造，优化系统功能

电子文件的产生、流转和归档是在线上进行的，横跨业务系统和档案管理系统，因此，在企业档案信息化建设的过程中，必须注重硬件设施的升级，实现业务系统和档案管理系统的对接。基于元数据方案、四性检测方案，实现元数据的收集功能和归档前的四性检测功能，进一步提升系统的效能。在上述基础上，依靠技术部门的支持，还可以增加系统自动著录、自动归档、离线归档等功能，不断增加系统的实用性和交互性。

（四）重视企业档案信息安全工作

信息安全问题是企业档案信息化建设中一个非常重要的问题。包括两个方面：一是电子文件本身的安全问题，即作为数字资源，电子文件载体存在损坏风险;二是外部的安全威胁，即黑客攻击、病毒入侵、系统漏洞等，都将给电子文件安全带来挑战。因此，在信息化建设过程中，企业应当定期检查数据库和网络平台，确保防火墙正常运行;在设备更新换代后对数据进行迁移，并及时进行异地异质备份;实施安全等级保护测评，消除技术漏洞带来的数据遗失问题。

（五）提升企业档案管理人员业务水平

加强培养教育，造就一大批复合型人才，是实现档案管理现代化的关键。企业档案信息化建设，需要计算机技术和档案管理复合型人才，人才素质直接影响企业档案现代化管理的水平。在工作中，要有针对性地组织相关人员学习掌握信息技术新知识，提高档案管理人员的现代信息技术素质，以保证更好地完成企业档案管理现代化工作。

四、结束语

总而言之，企业档案信息化建设是一个循序渐进的过程，期间需要单位多部门共同努力，因此，企业在这一过程中应当强化组织架构，以制度建设为抓手，以技术手段为基础，在档案部门、业务部门、技术部门的共同努力下，完成企业档案的信息化建设。

作者单位：中国中原对外工程有限公司