高校毕业生档案管理工作实践与探究

贺小芹

摘 要：高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，同时也是学生在校期间学习表现以及社会实践的真实性记录，反映了学生在大学期间的综合素质以及学生的家庭、社会关系、经济现状，拥有着很高的利用价值，同时也是学生步入工作岗位之后，建立完善人事档案的基础。现阶段高校毕业生档案管理工作还面临着不少突出问题，管理职能比较弱化，造成了很多有价值的档案信息资源流失，无法真实反映毕业生在学校期间的实际学习情况和劳动成果。在全新历史时期，就需要我们不断加强高校毕业生档案管理工作的有效创新和发展，提升管理质量和管理效率，发挥档案应有的作用和价值。

关键词：高校毕业生;档案管理;存在问题;工作措施

人事档案是我国人事管理工作的重要组成，同时也是我国管理制度的特色，在人事档案当中详细记录了一个人的身份、学历、资历等各方面的原始信息，与其就业发展、工资待遇、社会劳动保障、组织关系密切相联系，具有很高的利用价值和法律效率，是记录一个人人生轨迹的重要依据。高校毕业生的档案记录了一个学生从上学时期到高校毕业的整个过程的学习情况，获得奖励的情况，是学生各种学习生活和社会实践的原始记录，展现了该名学生在整个求学过程中的实际过程和学习经历，更是用人单位组织选拔、任用、考核的重要依据和重要凭证，有着不可忽视的重要作用。

一、高校毕业生档案管理的价值分析

高校毕业生的档案管理工作从本质上讲是一种对文件文本的管理，是一种对文本信息的高效管理，通过对档案管理模式作出有效调整和创新，有利于提高高校毕业生的服务效率和服务质量。现阶段高等教育不断向前发展，在高校毕业生的档案当中往往包含了多种档案信息，以文本、图片、声像等形式出现，这就对传统的档案管理工作提出了全新的要求。档案管理模式已经不能够适应新时期的档案管理特点，对此就需要对毕业生的档案管理工作作出有效创新和调整。过去在进行档案分类管理过程中，需要对毕业生的档案信息和档案作出一个个的划分和查看，在这一背景下，高校毕业生的档案管理工作需要对实体的档案文件进行有效传送，工作量较大，工作效率低下。通过对高校档案管理工作作出有效调整，实现档案管理的信息化、数字化发展，可以利用各种传播媒介，实现对电子文献档案的有效传输，并且能够更加高效地更新或者储存档案信息，实现多方的信息共享，打破了档案传输和档案管理的时间和空间限制。因此就需要我们深入分析传统档案管理工作所存在的诸多弊端，要充分认识到高校档案管理工作的价值，并对档案管理方式作出有效调整和创新，确保档案信息发挥其应有的职能作用。

二、高校毕业生档案管理工作的重要性分析

1.毕业生档案关系学生的一切利益

高校毕业生的档案又被称为学生的学习档案，他是学生今后就业或者技术学习的重要原始记录。在毕业生的档案当中记录了从小学到大学领域的一切学习情况和表现，同时还在档案当中详细记录了该学生的思想政治、道德品质、纪律学业的表现情况。学生毕业之后会根据学生的实际需求转移到工作单位的人事部门或者户口所在地的人才市场，从而成为学生步入社会之后的人事档案。用人单位在人才招聘和人才录用过程中，可以根据毕业生所提供的各项档案以及重大事件的处置情况、获得的荣誉来衡量其在该工作岗位的能力，衡量其是否能够胜任该工作岗位，决定了人才的任用和选留。尤其是想要在事业单位或者政府机构工作的学生，毕业生的档案管理工作尤为重要，因为档案当中的重大事件以及荣誉处罚等各项记录在今后的职称申报、晉升、退休都会发挥重要作用，如果没有这些档案，将会直接影响到学生的切身利益。

2.高校毕业生档案管理工作关系着高校的社会声誉

高校毕业生档案管理工作的好坏，在一定程度上体现了高校档案管理水平和整体的管理素质，一方面要求高校的档案管理部门能够综合运用科学的管理方法和管理手段，对学生的日常行为进行认真细致的审核和登记，另一方面还要求高效配置完善的、专业较强的高素质档案管理工作队伍。用人单位在人才招聘过程中，可以根据高校所提供的档案进一步衡量该学校档案管理工作质量的好坏以及整体的办学水平，从而对该学校的外在形象有一个准确的定位，然后再依据自身的实际需求招聘相应的工作人才。因此档案管理工作的好坏将会直接影响到本校毕业生的就业。作为高校的档案管理部门，应该充分认识到档案管理工作的好坏能够从多个角度、多个维度反映高校档案管理机构、制度、人才队伍、信息网络建设的水平和能力。向用人单位提供一个井然有序的毕业生档案，能够实现对学生的科学化服务和人性服务，体现学校以人为本的办学理念，从而更好地、提升高校的社会形象，提高用人单位对高校人才培养的满意率。

3.用人单位获得相应的信息

高校毕业生的档案当中，详细记录该名学生在整个学习过程中的实际信息情况，具有较高的权威性和法律特性。在实际就业过程中，尤其是某些事业单位或者行政单位在人才招聘过程中，往往会对毕业生进行政治审查，并且政治审查的标准十分严格。毕业生正式录用之前，通过对其毕业档案进行认真细致的调阅分析，能够充分了解该名学生在不同阶段的个人学习情况、实践情况、工作能力情况和实际表现情况。因此，只有确保毕业生的档案信息内容详实准确，能够反映该名学生在整个学习阶段的实际情况，才能够确保用人单位全面详细的了解该名毕业生的学习经历以及工作能力，并根据用人单位的实际情况来调查或者政审该名学生是否符合本单位的用人需求，是否能够录用。所以高校毕业生的档案质量是用人单位在录用毕业生时的重要考量条件。

三、当前高校毕业生档案管理工作面临的几点问题

1.高校档案数据库更新不及时

现代高校办学过程中，毕业生的档案管理工作主要是通过相应的软件对档案信息进行有效的更新和调整。而整个软件系统在日常运行过程中需要进行定期的维护，也需要定期进行有效的更新，如果不能够及时进行更新和修补，很容易造成数据库框架缺乏系统性和安全性，整个数据系统的整体性不强。现阶段科学技术不断向前发展，一大批先进的生产技术得以有效推广应用，档案资源的种类和格式越来越多样化。在一个学生的档案当中，既包含了文字，又包含了视频、图片等多种形式的信息。如果不能够对档案管理信息系统作出有效的调整，更好应对多样化格式的需求，就会造成毕业生的档案信息不全面，信息更新不到位，档案当中的多种信息不能反映毕业生的实际情况，也不能够实现各种档案信息资源的高效收集和高效处置。