医院人事档案管理中的PDCA应用

王旭

摘 要：分析PDCA应用于医院人事档案管理中的价值与意义。将本院2020年1月至6月未实施PDCA循环管理的100份医院职工作为常规组，将2020年7月至12月实施PDCA循环管理的100份医院职工作为观察组，比较两组人事档案的管理质量，包括归档率、归档资料完整率。分析得出观察组人事档案的归档率（98%）、归档资料完整率（91.83%）明显高于常规组人事档案的管归档率（86%）、归档资料完整率（82.14%），P<0.05。因此PDCA管理是能够提高医院人事档案管理质量，可以考虑积极推广。

关键词：医院;人事档案;管理;PDCA

人事档案在人事管理活动中有着极为重要的作用，是能够对职工的德才情况以及成长经历进行有效记录与反映。医院人事档案的内容形式有很多，包括考核表、职称评审聘任表、登记表等，会将每一位医护人员的专业水平、工作经历、科研水平、奖惩情况等进行真实的记录与反映，属于医护人员个人成长的一种“印证”，所以确保医院人事档案材料的完整性与真实性，是医院进行专业人才管理工作的基础，并且还能够最大程度地开发医院人力资源。不过就目前而言，医院人事档案管理存在不健全情况，不仅缺少专业的管理人员，同时档案室缺乏完善的设备条件，从而导致档案资料归档不及时、档案材料分类不标准、信息记载前后不一致的情况，进而会影响档案材料信息的准确性。而PDCA循环管理在医院人事档案管理中的应用是能够将档案管理质量与效率极大地提升，通过每一次循环来阶梯式上升档案管理的完整性与真实性。本文的研究对象为医院职工，共200份，均为我院2020年1月至2020年12月期间病案，以此来研究分析PDCA循环管理在医院人事档案管理中的作用与效果。

一、资料与方法

1.基础资料

将本院2020年1月至6月未实施PDCA循环管理的100份医院职工作为常规组，将2020年7月至12月实施PDCA循环管理的100份医院职工作为观察组，包括在编人员、合同制人员、退休返聘人员等，医院人事档案来源比较无差异，P>0.05。

2.实施方法

（1）计划阶段（Plan）

组织相关工作人员进行讨论，最终将导致医院人事档案管理的相关问题分为16个方面，即医院人员情况复杂、医院职工对人事档案的具体流程与要求不清楚、医院职工缺乏足够的培训工作、医院职工日常工作繁忙，缺乏足够的关注、档案管理缺乏较高的信息化管理、历史遗留问题导致人事档案资料不全、人事档案管理系统缺乏专业性、硬件条件偏低，缺少与之对应的硬件设施，包括电脑与档案室等、缺少专业水平较高的专职档案管理人员、档案管理人员缺少积极性、不完善的档案管理规章制度、高层领导对其缺乏足够的认识、奖惩措施不到位、医院对其缺乏足够的重视。在明确问题后，需要对要因进行确认，将主因与次因进行区分，同时对其原因进行讨论与分析，经过讨论与分析，明确导致档案管理混乱的主要原因是因为医院对其缺乏足够的重视。之后再拟定计划与措施，为了使医院人事档案管理更加规范化与标准化，医院可以在年度工作计划中纳入档案管理，经同部署、同推进、同考核，对各项工作步骤进行明确，同时将需要的人员与物质计划详细呈列。在工作计划方面，需要制定比较完整的医院人事档案工作计划，将工作目标、工作任务以及工作步骤进行明确，同时对相关工作人员的岗位职责、工作流程以及规章制度进行明确;在人员计划方面，需要对专职人员的培训力度进行加强，同时配备与之相应的协助人员以及档案管理系统的专业技术人员;根据工作的需求与需要，配备对应的设备，提报财务预算，并配齐除湿器、复印件、电脑、灭菌器、打印机等设施，同时申请医院人事档案管理的专用库房，在库房中配备医院人事档案信息管理系统。

（2）执行阶段（Do）

由医院领导对其进行监督，确保计划能够高效的执行，实施集中统一的管理模式，不断增强管理人员的档案业务学习，促使档案管理人员能够积极主动地参加档案管理相关的业务知识培训。档案管理人员还需要对人事档案方面的新规定进行不断学习，使其能够及时有效地掌握新时期的人事档案管理新标准。在对人事档案资料进行收集时，需要对其内容以及范围进行明确，确保所收集的档案资料与新规定相符，并将无关材料的收集减少。医院建立专门的档案室，由3名专职工作人员对其负责，同时由相关人员协助完成，医院分开管理编制内以及编制外的人事档案，在医院档案室中集中存放编制内的职工资料，而编制外的人员，则由市人才服务中心进行统一保管。而且医院还需要配备专门的人事档案管理系统，从而落实信息化档案管理。在以往实践过程中，由于许多档案都是属于一次性入档，通常都不会根据实际情况来对其完善与修改，容易产生档案资料不完整的情况。所以医院需要对档案进行集中性梳理，对相关材料进行不断完善与健全，针对工作人员档案中所缺少的材料，需要将其一一列出，然后用纸质形式来對个人进行通知，同时要求个人在限期内对其进行整改，从而形成动态的补充机制。

（3）检查阶段（Check）

对执行阶段的效果进行检查、验证与评估，同时对执行阶段的具体落实情况进行记录，并将执行阶段所产生的问题进行及时统计与汇总。如果执行阶段的效果达到了计划目标，则对前期的工作展开实时总结，然后将好的工作经验进行推广。如果执行阶段的效果未必能够实现计划目标，则需要对目标进行多方面分析，以此来了解计划目标的设定是否不切合实际或者有偏高情况。医院需要全面的检查和评估信息化建设水平、规章制度的制定、人员的培训以及档案室的硬件配备等情况，然后逐一对其进行审核，对落实情况进行有效监督。记录并汇总检查情况，然后将汇总数据转化为书面材料，在绩效考核中纳入检查与评估结果，进而最大程度调动档案专职人员的工作积极性与热情。除此之外，医院还需要定期的召开协调会，将各个科室之间的沟通与交流进行加强，然后询问相关科室对医院人事档案管理下一步的建设意见。