基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性分析

游翠云

摘要：随着社会经济的发展，基建工程不断增多，而档案资料管理与监控在基建工程项目管理中发挥着越来越重要的作用。本文在揭示檔案管理与监控重要性的基础上，剖析了基建工程项目管理中档案资料管理的现存问题，进而提出了在基建工程中如何进行档案资料管理与监控的具体措施，目的是保证档案资料管理与监控的安全性与完整性，促进基建工程项目顺利地开展。

关键词：基建工程;项目管理;档案资料;管理与监控

档案资料管理与监控工作对于基建工程的项目管理来讲是十分关键的一部分，但受到传统档案资料整理与收集的影响，逐渐出现了如档案资料信息不全面、信息缺乏精准性、资料收集不及时、资料利用效率低等问题一定程度上造成了许多不可避免的麻烦，限制了基建工程的顺利开展。基于此，下文将对造成问题的原因进行分析，提出具体举措解决相关问题。

1、基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性

基建工程档案真实地记录了基建工程项目中各个环节的情况，关系到整个项目建设的全过程，是反映工程质量的重要资料，有助于基建工程项目更好地开展。而档案资料管理与监控工作是基建工程项目管理的重要组成部分，做好此项工作不仅可以为基建工程提供第一手完备、可靠的资料信息，还可以推进基建工程中设备维修、技术应用、扩建等工作的有序进行，此外，项目相关人员可以据档案记录及时进行反思或指导后续工作的进行，是提高基建工程项目管理水平的重要手段。

2、基建工程项目管理中档案资料管理与监控的现存问题

2.1档案资料信息不全面

当前，记录档案的工作人员在进行档案资料整理与编制时，为方便起见，常常会忽略掉项目的建设过程与相关细节，以及某些待用材料还存在没有复核审批的情况，只记录一些变更通知书等相对容易的项目。且由于基建工程的难度大，工期长，很多资料的记录整理难度很大，部分资料常常会被遗忘，导致档案资料信息不完整、不全面。

2.2档案资料信息缺乏精准性

此问题主要包含两方面原因。一方面由于基建工程项目所包含的环节较多，所需要的记录的内容很庞杂，会影响记录过程中信息的准确性;另一方面是由于工作人员的疏忽，对很多资料信息记录整理不细心，经常出现将监测的数据不准确填写，凭借自己的主观判断，填写数据的近似值，或者将类似的数据填错位置，缺少对细节的重视，这样的例子比比皆是，使档案资料信息失去真实性与可参考价值，影响基建工程的顺利推进。

2.3档案资料收集整理不及时

在一般的基建工程项目中，档案资料信息的记录应该从工程的计划环节就开始，及时跟踪各环节的实施情况，一直到其验收审核完毕，记录工作才可结束，且对施工图纸等要完整保存好，避免一些重要信息及数据的丢失。正因为基建工程项目具有复杂性、不稳定性的特点，才更应对每一个环节都认真对待。而在实际过程中，一些工作人员思想上不重视，记录整理效率低下，常常出现“事后补录”的情况，使得再想及时跟踪工期进度做记录的快捷准确的可行性措施的实行变得难上加难。

2.4档案资料利用率较低

同样，由于基建工程复杂性的特点，往往会记录整理出很多材料，受传统档案资料入档习惯的影响，工作人员依旧坚持“重藏轻用”的原则，对所有材料一并收藏，不加任何甄别，忽略了相关单位对此档案的再利用、再研究需求，导致再利用档案资料时，寻找难度大，利用率较低。

3、基建工程项目管理中进行档案资料管理与监控的具体举措

3.1建立档案资料管理与监控制度

基建工程项目管理中档案资料管理与监控涵盖了多个机构和部门，要想做好此项工作，就需要建立档案资料管理与监控制度及统一的标准，使多部门协调有序地配合，分工明确，承担各自的责任，从工程开始就进行实时的资料记录与整理，按照工期长短规定好时间，分期进行汇总，并签署保密协议，保证档案资料及时归档。

3.2强化档案资料管理的意识，定期开展培训工作

档案资料的记录收集工作主要是由人来完成的，为了避免由于工作人员的疏忽与不细心而造成的资料不全面与准确性不高等问题，应首先强化他们的意识，使其认识到档案资料管理的重要性，并定期开展培训工作，增强其责任感，提高其档案管理与监控水平和业务能力，使其认真遵守档案资料管理与监控制度，紧随领导指示，科学进行档案资料的管理与监控工作。

3.3注重技术的运用和基础设施水平的提高

随着时代发展，各项领域的新技术如雨后春笋般相继出现，档案资料管理与监控上也不例外。不由分说，技术的运用会使其更具现代化与技术化，大幅提高档案资料的准确性与监控效率。此外，基础设施建设是基建工程项目顺利进行，施工质量得到保证，进而准确进行档案资料管理与监控的关键，因此各级领导应加大对基建工程的基础设施建设的投入，保证档案资料管理与监控的安全性。

3.4对档案管理与监控的各个环节设定具体有效的监管方针

正如上文所说，基建工程项目的时间跨度相对较大，工期较长，各环节类目众多，资料具有一定的复杂性。只有实施具体有效的监管方针，才能保证各环节的资料内容的完整性、安全性及准确性的提高。因此，各环节中应设置专门人员进行监管，对不规范的行为及时进行制止，如阻止无果，则应上报给上级领导。总而言之，监管工作是减少纰漏、提高基建工程档案质量与归档效率的关键性工作，各级领导及相关工作人员应务必重视起来。

结语：

在分析了基建工程中档案资料管理与监控的现存问题的同时，也明白了档案资料管理与监控对基建工程的重要意义之所在。因此，在今后的基建工程项目管理中的档案资料管理与监控的工作中，应不断完善相关制度;提高档案管理监控人员的思想意识与责任感，促使他们的观念及时得到更新;上级领导应及时提高基础设施水平，注重新技术的应用，加强监管，保证基建工程项目管理水平的提高。

参考文献：

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[2]冼献涛.试分析基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].建筑工程技术与设计，2017（13）：4119-4119.

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