提升高校行政工作效率的路径探究

摘要：随着高校不断扩招、发展规模不断扩大，高校行政工作也随之更为复杂。高校行政工作虽然不是高校发展的核心工作，但同样发挥着重要作用。在当今形势下，如何提升高校行政工作效率，成为值得探究的问题。

关键词：高校;行政;效率

近年来，由于社会环境不断变化，高校的教育体制改革也逐渐深化，高校承担着越来越重要的社会职能。随着“双一流”建设的不断深入推进，高校的发展面临着新形势和新挑战。除了关注自身的发展，高校还需要协调好内部运转。高校行政办公室是高校整体工作的重要组成部分，是保证日常工作正常运转的场所，其工作效率侧面反映了高校的形象、管理、服务水平，关系到学校整体发展进程。行政工作繁杂，需要协调好各项事务，作为承上启下的枢纽，发挥着重要作用。面对此背景，提高行政工作效率尤为重要。

一、影响高校行政工作效率的因素

高校行政部門的服务观念不足。行政部门自身形成的传统观念，把师生当作管理的对象而不是服务的对象，在工作中不能及时执行相关管理制度，不积极改善工作方法;行政人员工作热情不够高涨。行政工作比较繁琐，导致工作成就感不强、积极性不高，普遍缺少主人翁意识;行政相关知识培训较少。多数行政人员没有系统完备的行政管理相关知识，人员构成结构比较多元化，在组织协调能力、判断推理能力、语言文字表达能力等方面参差不齐。

二、行政人员提高工作效率的有效措施

1.健全管理制度

对人员的管理必须建立在严格的规章制度上。高校行政工作涉及范围广，且受众群体是领导和广大师生，与学校发展有很大关系，要健全的规章制度、明确各项岗位责权、实行目标管理责任制、专项工作网格化，进而提高行政人员“执行力[1]”。一是要完善工作制度，包括日常出勤、请假缺席、会议记录、公文处理流程等;二是要建立岗位责任制，明确每一个工作人员的具体负责范围，平衡任务分配，保证每个员工都有与自己工作能力、工作时间相匹配的工作任务;三是要建立岗位监管评价制度，定期对人员进行工作绩效评估，要对一些工作能力突出的人员给予鼓励，实现监督和自我监督同步进行。四是要健全奖励机制，行政人员工作任务繁重，工作量大，容易产生厌倦情绪，影响工作效率，行政部门的管理层要多了解职工的想法和需求，适当安排外出调研、团建等活动，舒缓压力，提升团队凝聚力，激发工作热情。

2.优化高校行政人员队伍。

一是要设立高校行政人员培训机制。定期以各种形式开展培训，营造积极向上的学习氛围，鼓励员工通过各种途径开展学习，支持行政人员参加校际学术交流，掌握行政管理相关知识;二是要树立正确的效率观念。上级部门及学校领导交代的行政工作都有很强的时效性，必须第一时间做到上传下达，及时完成。行政工作若开展不及时或进度不理想，将面临风险和问责，行政人员必须树立严格的时间观念，提高工作效率。只有行政工作高效进行，才能确保教学科研工作的正常秩序，深入推动学校发展;三是要提高高校行政人员工作积极性。行政人员有时会面临加班的情况，在工作时间上不能与任课教师相比，导致行政人员缺乏工作热情，容易产生倦怠情绪，导致工作效率下降。因此，行政人员应树立以人为本，服务师生的观念，不计较个人得失，坚持忠于职守的职业素养。以满足服务需求为行政管理目标，提升人性化，从而提升整体素质和服务能力。

3.提高信息化水平

要满足高校发展要求，培养探索精神，主动学习新事物，提升面对突发情况的应对解决能力，提升高校行政日常工作的效率，适应现代教育的新标准。要进一步加强智慧校园建设，利用现代信息技术智能办公设备，提高行政工作效率。实现管理工作平台化、信息交流网络化，最大限度的提高工作效率和服务质量，将行政人员从大量重复性工作中解脱出来，将更多精力投入到提质增效的环节，不仅节能减排，更能提高行政的工作效率。

三、强化高校行政人员三个意识

1.服务意识

高校行政人员应该树立以服务为宗旨的理念，要有较高的服务意识和服务精神，明确服务对象，了解服务对象的需求。坚持管理育人、服务育人，既要为领导服务，又要为师生服务。要协助领导做好调查研究、资源调配、对外沟通等工作，为领导提供有力的参考资料;要为任课教师做好服务，综合协调教学资源，保证教师安心进行教学科研活动;要为学生提供成长成才所需资源和条件，营造良好的学习氛围和发展空间。在具体的工作中主动创新服务形式，面对领导、师生提出的合理批评，要虚心接受，以便进一步完善工作。

2.主人翁意识

高校行政工作具体、琐碎，涉及面广，庞杂繁琐，但却非常重要，不能有细微疏忽。一个很小的差错，可能引起很多其他部门、学院相关事务连带出错。行政人员要树立主人翁意识，把工作当做自己的事业，最大限度地发挥积极情绪，注重细节，做好行政工作，对工作负责。

3.爱校爱岗意识

一是高校应考虑行政工作人员的现实需要、个人发展以及工作情感，引导行政人员认同学校的各项管理制度、考核制度和管理方法，使他们产生归属感、认同感，从而增进行政人员对工作的热情度;二是管理行政人员过程中，应注意人员在精神方面的权益。如：社会地位、自主权、决策权、安全感、人格尊严等[2]。要尽量多用积极性的语言，当成员工作出现不足，应遵循“动机原则[3]”，从主观上肯定行政人员积极工作的态度和付出，客观上对错误环节批评指正，提出建议意见，给予人文关怀，以便改进工作方法。

结论

总之，高校的行政工作对学校整体发展具有重要的作用。因此，高校行政人员应努力提升工作效率，促进学校各项教育工作协调发展，不断创新工作形式，改进工作方法，完善行政各项制度，强化管理服务功能，从而有效推动行政工作效率提升，更好地为上级部门及广大师生服务。

参考文献

[1][美]拉里·博西迪，[印度]拉姆·查兰.如何完成任务的学问[M]. 北京： 机械工业出版社，2003： 18.

[2]程雪，贾函霏. 论述提高高校行政管理效率的有效途径[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊），2015，（02）：68.

[3]王立梅. 浅论高等教育及高校课堂教学[J]. 才智，2017，（35）： 205.

作者简介：梁靖旋 女，1996年出生，就职于沈阳建筑大学