新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策

赵继强

（开封市中心医院院长办公室，河南 开封475000）

1 新形势下医院档案管理现代化的重要意义

1.1 提高临床治疗质量和效率

现代化档案管理能够形成各种数据库，在患者就医时，通过症状描述和系统分析，能够筛选出几种切实可行的治疗方案，为医生开展工作提供了参考，这对于提高疗效、保证安全、降低费用等方面都能发挥积极作用。

1.2 提升医院服务管理水平

传统档案管理工作需要对大量纸质文件进行填写、分类、整理、存储，不但浪费了资源，而且消耗了时间，容易因人为操作失误导致错乱、遗失等问题，各种信息的实际利用率并不高，通过电子档案的制作和存储，在系统的帮助下，能够得出更加全面和准确的分析结果，帮助医院及时发现问题、解决问题，控制管理运行成本，为领导决策提供科学依据。

1.3 提供个性化的医疗服务

在医疗领域，个性化医疗服务也是医院发展改革的重要方向。虽然自动化系统能够筛选出合适的治疗方案，但是因病人个体情况不同也会产生差异，通过大数据整合，能够将患者的生活、工作、学习等其他信息纳入其中，为个性化治疗提供依据。

2 新形势下医院档案管理现代化存在的主要问题

2.1 存在安全隐患

防火墙能够使计算机免受病毒入侵和黑客攻击，从而保证数据安全，有些医院对网络防火墙认识不足，有的电脑甚至没有安装防火墙软件，或者只是网络下载的免费软件，这都会形成安全漏洞。同时，网络入侵防御设备更新缓慢，甚至无人监管，很容易出现信息泄露或者恶意篡改。

现阶段，电子档案管理的安全建设远远落后于医疗技术的发展，医疗工作具有一定的特殊性，权限变更、用户增减比较频繁，很容易出现管理混乱的问题。部分工作人员安全意识较差，用内网电脑连接外网下载安装软件，或者随意插拔U盘，容易导致病毒感染，再加上安全管理制度不健全，都会形成很多漏洞和隐患[2]。

2.2 缺乏存储标准

文字类档案存储格式缺乏统一标准，在面对不同格式时需要安装不同软件，电子档案名称缺少规范，在命名和检索时容易出现问题。在图片类和视频类文件存储管理上也同样存在着问题，不同格式的文件在大小、质量等方面差异较大，文件越大占据的空间越大，在读取速度上受限，文件越小占据空间也越小，但是难以满足冲印、放大等要求，而且不同格式文件读取也需要安装专业软件，这些都不利于电子档案的规范管理。

除此之外，电子档案在存储、传输过程中可能会产生人为修改，如果不采取加密措施，那么很容易导致文档信息丢失或者错误，而且有些档案没有备份，一旦硬盘出现损毁便会丢失大量的数据。有些工作人员在归档时不能认真确定档案价值，使许多有用的文档被埋没，或者关键词设定有问题，在检索时无法有效调取[3]。

2.3 检索调用缺陷

许多医院都购买了专业数据库，但是没有得到充分利用，许多医疗工作者仍然依赖于网页搜索，这样能够得到更多的信息，然而网络内容纷繁复杂，有些没有经过审核和验证，在安全性和有效性上不能得到保障，而且由于自身水平和工作习惯的问题，许多医务工作者习惯于中文检索，很少使用英文检索，欧美发达国家的医疗水平比较高，许多先进理念和临床治疗都是英文文献，这样便导致了大量优质资源的闲置浪费。在下载文档之后，有些工作人员只会通篇阅读，不能灵活运用更加高效的阅读方式，阅读效率比较低，而且忽视了会议记录、图书报纸、学术论文等类型文档，选择面过窄。在检索技巧上也存在诸多问题，比如，方式单一，内容过多，尝试太少，等等，很难调取出真正有用的档案。

3 新形势下医院档案管理现代化的优化策略

3.1 提升档案管理人员的业务能力

档案管理人员不再是简单地进行分类整理工作，而是要具备相应的业务能力，档案管理人员需要具备优秀的医德医风和爱岗敬业的品质。这是医务工作者的基本要求，档案管理人员需要具有改革开放的思想和与时俱进的目光，能够顺应信息时代发展潮流，突破原有档案管理模式，根据电子档案特点主动拓展思路，档案管理工作人员需要具备医疗常识，信息收集、整理、分类都会涉及医疗知识，如果理解错误很容易导致归档错误，档案管理工作人员还需要具备现代化办公技能，对各种电子档案能够准确处理。另外，档案管理工作人员还应该具备良好的文字功底、较强的沟通能力和学习能力，能够在日常工作中做好组织协调，不断学习新知识、新技术。

3.2 培养档案管理人员的服务意识

档案管理是为临床治疗服务的，所以工作人员必须具备服务意识，不能简单地将档案管理现代化理解为从纸质文档到电子文档，而是要站在用户的角度思考，从信息提交、资料获取到信息共享都能够便捷高效。医疗行业的数据平台比较多，电子档案共享带来了极大的便利，档案管理人员需要做好质量把控，为一线工作者提供全面准确的信息数据。提升服务质量最主要的就是改善工作流程，在各个环节能够最大限度地保证工作效率，许多医院都实现了电子化、信息化就医，通过网络、手机可以预约挂号，并对医院情况进行详细了解，在就诊过程中刷卡或者扫码付费，不必反复排队缴费，减少了大量的等待时间，有效缓解了患者的焦虑情绪，使有限的资源得到了最大限度的发挥[4]。

3.3 加强档案管理的安全保障措施

做好网络安全建设防火墙是重要的网络安全屏障，但必须保证防火墙的可靠性。好的防火墙具有成熟的发展历史，而且表现良好，具备独立的软硬件设施和全状态监测系统，而且程序设计简洁高效，方便对权限进行划分，可以实现分组管理。防火墙的更新维护要及时，保证各项功能都能发挥作用，防火墙的设置不但要在内外网之间，而且安全等级不同的内网之间也要设置。除此之外，积极建设网络入侵检测防御系统和网络病毒防御系统，提前做好病毒防御，及时检查进出数据，阻止病毒入侵和扩散。

随着存储媒介的更新换代，医院档案管理应该做好存储工作，通过标准程序建立，提高存储的可靠性和稳定性。现阶段，光盘、硬盘、云存储都在大量的运用，对于价值较高的电子档案，可以采取多重存储的方式，档案格式要制定标准，能够满足不同需求，选择合适的电脑硬盘进行备份、筛选、修改，然后标注关键词，做好分类整理。光盘是一种便宜的存储介质，可以将硬盘中的档案刻录成光盘，实现长时间备份，也可以上传到网盘中，方便不同空间、不同时间的资料调取。另外，将每年的档案集中上交档案室备份，实现不同层级的管理。

3.4 不断完善档案管理制度建设

除了提高档案管理工作人员的能力和素质，在做好安全防护措施的基础上，制定一系列安全准则，防止因人为因素导致的安全隐患。在电子档案管理专用电脑中，不得安装其他程序，特别是盗版软件，其中可能会存在病毒，而且不能使用专用电脑访问外网，防止黑客攻击。在数据拷贝上，U盘和移动硬盘要及时查杀，不能随意插拔，如果出现陌生文件不能随意打开和传输，这些都是管理工作的重点。医院档案管理涉及病患隐私，所以，国家相关部门也要加快立法进程，不断弥补法律漏洞，保护电子档案不被恶意传播，从法律层面上维护医院档案管理现代化的顺利开展[5]。

综上所述，本文首先阐述了医院档案管理现代化的重要意义，然后分析了档案管理工作过程中存在的主要问题，最后从业务能力、服务意识、安全保证、制度建设等角度出发，研究了有效的优化策略。