妇幼保健机构档案信息化管理建设研究

周妮

[摘 要] 为了提升妇幼保健机构档案管理水平，文章对妇幼保健类档案信息化管理建设进行研究，首先阐述了妇幼保健机构档案管理的特点和信息化管理建设的意义，然后介绍了妇幼保健机构档案信息化管理问题，最后提出了加大经费投入、提升设备条件、创新管理理念、强化人员认识、注重引进和提升档案管理人员、注重妇幼保健类档案安全性设置、创建档案信息化管理建设标准的建设策略，希望给相关人员提供一些参考。

[关键词] 妇幼保健;档案;信息化管理建设

中图分类号：F274          文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）16-0068-03

妇幼保健类档案和人们的健康生活密切相关。在信息化时代下，档案管理应顺应时代发展，具备智能化、信息化的特点。妇幼保健机构档案管理的信息化管理建设，对于查阅、存档等工作均具有较为积极的意义，并实现了医疗经验共享。但是，在实际建设中，由于受到多种因素影响而出现档案信息泄漏等诸多问题。因此，妇幼保健机构需要结合实际情况，深入分析当下信息化管理建设的问题，制定针对性建设措施，从根本上提高档案信息化管理水平，提升妇幼保健工作的服务质量。

一、妇幼保健机构档案管理特点

（一）专业性

妇幼保健类档案，是在妇幼保健工作中形成的信息资料，专业性相对较强，具有重要的保存价值。该项工作有助于妇幼保健事业发展、专业实践总结、传承与保护[1]。从大的方面来讲，妇幼保健类档案可分为三种类型：儿童保健类、妇女保健类和单位自身管理中产生的资料。从小的方面来讲，妇幼保健类档案可以分为：婚检档案、体检档案、新筛档案、疫苗接种档案等，专业性相对较强。

（二）连续性

妇幼保健机构，与人民群众健康和安全密切相关，属于业务型工作，具有较强连续性。例如，疫苗接种档案是儿童保健类档案中的重要组成部分，该类档案涉及新生儿出生、婴幼儿、儿童等年龄段，年龄跨度相对较大，接种周期相对较长，在该过程中生成的疫苗接种资料，都要进行收集和归档，这样才可以形成完整的档案[2]。从中可以看出，妇幼保健档案具有连续性特点，这给档案资料的收集工作、整理工作、归档工作提出了更加严格的要求。

二、妇幼保健机构档案管理信息化建设特点

在实际工作中，要想实现档案信息化管理，需要以计算机网络技术为基础，尤其是现阶段自动化办公较为普遍。在该时代背景下，单位处于无纸化办公状态，在该过程中档案载体形式更加多样化，例如，纸质档案、电子档案、多媒体信息档案等，这需要相关人员利用电子计算机等技术媒介，实现管理档案信息内容[3]。近几年，随着电子传输技术的良好发展，档案信息共享程度越来越高，这对档案收集工作十分有利。利用网络优势，可以对档案进行快速收集，形成电子档案，保证工作效率，还可以有效整合档案信息资源，进而丰富档案信息库。并且，在实际工作中，通过处理电子文件和档案，可以对档案管理进行全程化控制，在系统中便可以鉴定、分类、组卷、网上预约档案信息等。此外，在信息化建设中，档案服务非常便捷，工作人员能够实时浏览档案信息，还可以在权限允许情况下借阅档案，通过电脑检索实现快速查阅、下载档案资料。

三、妇幼保健机构档案信息化管理建设意义

现阶段，妇幼保健机构档案信息化管理，关系着妇幼保健事业的发展。尤其是在实施新医改后，为了突出公共卫生事业的特点，创建和优化医疗保健制度，给人们提供更加经济、安全、便利的医疗服务，有效保障了医疗保健服务水平。妇幼保健机构需要准确科学地管理和利用妇女儿童健康信息[4]。根据相关调查，当下我国妇幼保健管理工作已经呈现信息化特点，如搭建省市级妇幼信息管理平台、开发妇幼保健信息管理系统，构筑全国妇幼卫生管理工作网等。基于此，妇幼保健机构要想获得长远发展，必须做好档案信息管理工作，这是妇幼保健院档案管理的必然发展趋势。通过档案信息化建设，可以在满足社会发展需求的同时，提升档案工作有效性。通过档案信息化建设，促使信息资源配置更加科学合理，还可以促进妇幼保健工作的有序开展，进一步促进妇幼保健机构的改革。

此外，妇幼保健机构档案信息化管理建设，能够有效提升工作效率。在以往档案管理工作中，归档工作较为烦琐，并且归档后调取、使用档案程序也较为复杂，导致工作效率较低。而通过信息化管理建设，工作人员仅需要在计算机中进行操作，便可以完成上述工作;并且在归档后，若想要调取档案，只需要对电脑发出指令，便可以对档案实施科学管理与配置，大幅提高了妇幼保健机构档案工作效率[5]。同时，信息化管理建设丰富了档案管理技术手段，可以利用数据库分析、云计算、扫描查询等技术，有效缓解了管理人员的压力，生成了以视频、音频、图片等为主的新型档案，提高了档案的真实性和准确性，促进了妇幼保健机构档案管理的现代化发展。

四、妇幼保健机构档案信息化管理建设问题

（一）资金力度不足，基础条件不够完善

我国的档案信息化管理起步相对较晚，2012年相关法律才正式通过，有效规范了档案管理工作。随着我国信息化的不断发展，国家越来越注重信息化档案管理，但是与部分发达国家相比还存在较大差距。虽然现阶段妇幼保健机均提倡自动化办公，在单位内部创设有信息化平台，然而由于资金投入力度不足，导致基础设施建设不足，电子设备、数据库软件不够齐全，非常不利于档案信息化管理质量的提升。

（二）传统档案管理理论影响信息化建設

根据相关调查，现阶段我国大部分妇幼保健院机构的工作人员，其中包括一些领导者，对于档案信息化管理的看法都较为狭隘[6]。部分档案管理人员过于注重保管档案，而忽略了利用档案，工作中安于现状，不追求经济效益与社会效益。在信息化时代背景下，出现了诸多新技术和新理念，导致档案管理工作中出现一些新的问题和情况。传统的档案管理理论严重影响了档案信息化建设发展。

（三）缺乏高水平、高素养档案管理人员

随着科学技术的不断发展，档案信息化管理的变革速度加快，也加快了传统档案管理模式和手段的变革速度，这给档案管理人员提出了较高的要求，需要掌握先进的档案管理理念和技术。然而，现阶段妇幼保健机构档案管理人员现状并不能令人满意。好的人才很难留住，高素质、高水平的人员不愿意从事该项工作，导致妇幼保健机构中从事档案工作的专业人才较少，尤其是计算机专业人才，以至于在实际工作中由于操作水平不足、缺乏专业和系统的网络知识，影响了档案信息化管理的水平。

（四）档案的保密工作和安全性有待加强

在信息时代背景下，网络信息已经进入各个行业和领域，这给档案保密和安全性工作带来了较大的挑战，主要体现在以下两个方面：第一，缺乏档案保密意识，在档案网上随意发布信息，甚至把档案文件设置为开放状态;第二，信息技术问题，如网络安全漏洞、计算机病毒、恶意软件等，也会威胁到档案信息安全性。这两个方面严重影响了档案的保密工作和安全性，阻碍了档案管理信息化建设[7]。

五、妇幼保健机构档案信息化管理建设策略

（一）加大经费投入，提升设备条件

在实际工作中，要想有效提升档案信息化管理建设水平，妇幼保健机构需要结合自身实际情况，适当地加大经费投入，配备相关设备，营造良好的工作环境。例如配备较好性能的服务器、计算机、路由器、刻录机等硬件，提升设备条件。与此同时，妇幼保健机构可以创建专用的档案信息化管理系统，引进先进的软件，专门用来存储、查询、统计电子档案。并且，妇幼保健机构可以向相关部门说明情况，申请资金，利用有偿服务的形式，吸引优秀的人才，优化和改善员工福利，提升员工工作积极主动性。

（二）创新管理理念，强化人员认识

现阶段，档案信息化管理属于基础业务，是顺应时代发展的产物。在以往的工作中，工作人员过于关注购置设施，忽略了社会服务理念，严重影响了妇幼保健机构服务能力的提升。因此，在实际工作中，档案管理人员需要创新管理理念，坚持创新、开放的原则，提升档案服务的便利性与快捷性。妇幼保健机构的档案工作人员要积极主动宣传，明确档案信息化管理的意义和价值，始终坚持与时俱进、开拓创新的原则，接受和学习新思维和新方法。此外，工作人员要打破以往被动服务模式的束缚，有效提升服务水平，优化资源配置，利用信息化途径，为全社会妇女儿童提供更好的服务[9]。

（三）注重引进和提升档案管理人员

在实际工作中，档案管理人员能力、素质的高低，与档案管理信息化建设水平有着直接的联系[8]。实际上，档案资源的整理和利用是档案管理信息化建设的重点。该项工作具有较强的专业性，需要档案工作人员具有较强的专业水平和职业素养。首先，在引进档案人员方面，可以适当地提升门槛，加强考核力度，考核内容侧重于职业素养与专业能力，进而从源头上提升档案管理队伍的整体水平。其次，在提升档案人员业务水平方面，可以定期开展培训教育活动，培训内容侧重于信息技术、档案管理理论知识等。最后，还需要注重对档案人员的工作精神、道德素质、社会责任感的培养，保证档案人员的道德水平[10]。

（四）注重妇幼保健档案安全性设置

妇幼保健类档案内容主要是对日常工作进行记录，属于非物质财务，对医疗卫生、疾病预防等工作具有指导价值。因此，在实际工作中需要注重软件的保密性[11]。首先，需要在技术方面提升安全性，如提升访问密码级别，增加数字签名、印章等手段，保证妇幼保健信息安全性。其次，需要创建严格的规章制度，对工作人员的操作行为进行规范;创建安全保障体系，严格处分泄漏信息人员，以保证档案信息的安全性。

（五）创建档案信息化管理建設标准

妇幼保健机构应创建完善的管理标准，提升档案信息化管理水平。不仅需要统筹规划工作，保证工作标准规范，还需要有重点、有步骤、有计划地开展工作，有理性地思考档案管理信息化建设。因为档案信息资源属于信息化管理的基础内容，因此，在档案管理信息化建设中需要注重电子文件的管理。此外，有益且合理地补充与完善原本的档案管理制度，提升档案管理效率与科学性，进一步促进妇幼保健工作的发展[12]。

六、结语

总而言之，在新时代背景下，在妇幼保健机构中加强档案信息化管理，不仅可以有效提升档案管理水平，还可以提升妇幼保健机构服务水平，促进妇幼保健工作长期稳定发展。目前，由于受到多种因素影响，档案信息化管理的建设效果不佳，严重阻碍了妇幼保健机构的发展。基于此，妇幼保健机构在档案管理中，需要结合实际情况，深入分析当下信息化管理建设存在的问题，并对信息化管理体系进行有效完善，以保证工作效率和质量。

参考文献：

[1] 李娜.妇幼保健院干部人事档案管理队伍建设问题及对策[J].办公室业务，2020（22）：171+179.

[2] 侯明.浅析妇幼保健档案管理信息化建设问题与研究进展[J].科技创新导报，2020，17（19）：162-164.

[3] 乔海红，吴嫣.闵行区妇幼保健院专业人员技术档案信息化管理效果评价[J].中国卫生产业，2018，15（06）：149-150.

[4] 董艺芳.妇幼保健院档案管理工作的现状及改善措施[J].办公室业务，2018（02）：140.

[5] 曾琼.浅析妇幼保健档案管理信息化建设问题与研究进展[J].办公室业务，2017（13）：61.

[6] 古丽米拉·卡吉汗.妇幼保健院档案信息化管理建设[J].办公室业务，2016（17）：53.

[7] 陈从会，蒋会兰，刘秀娟.关于妇幼保健院档案信息化及管理策略探讨[J].中国管理信息化，2016，19（02）：168.

[8] 秦伟.关于妇幼保健院档案信息化及管理策略探讨[J].甘肃科技，2015，31（14）：145-146.

[9] 蔡春平.谈如何做好妇幼保健档案的管理[J].兰台世界，2018（S1）：161-162.

[10] 吴大臣.妇幼保健院后勤档案管理与利用工作的实践与探讨[J].大众投资指南，2019（15）：84.

[11] 赵树兢.妇幼保健计划生育服务中心管理中强化档案管理的策略[J].兰台内外，2020（08）：28-29.

[12] 许克新.数据挖掘技术支持下的妇幼保健院档案整合策略[J].黑龙江档案，2020（01）：75-76.