基础教育系统档案员队伍的专业化建设研究

周承敬

【摘    要】基础教育系统的档案是基础教育发展的重要记录，做好档案管理工作十分重要，对于把握基础教育今后的发展方向，明确基础教育发展趋势，推动基础教育的可持续发展，助力学生身心健康成长意义深远。当前，我国基础教育改革持续深化，在这一关键时期，切实提高基础教育档案管理工作的效率和质量，让基础教育档案更好地服务于学校、师生的需求迫在眉睫。负责基础教育系统档案管理和服务的队伍素养非常重要，本文围绕着基础教育系统档案员队伍的专业化建设展开了讨论。

【关键词】基础教育系统  档案管理  档案员  专业化建设

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.22.061.

基础教育系统档案管理是我国档案法实施以来，在教育领域实现对所有档案资源的归档和储存的重要途径，对于把握当前基础教育发展趋势和未来的发展方向有着非常重要的意义。然而目前在基础教育系统的档案管理工作实践当中却存在不少问题，其中最明显的就是部分档案人员自身的思想认识不够全面，专业素养较低，严重影响了教育资源的管理工作质量，也影响了教育资源的开发和利用。为此，当下必须要对基础教育系统档案员队伍的专业化建设予以重视。

一、加强基础教育系统档案员队伍专业化建设的重要性

（一）符合现代社会的人才培养要求

现代社会快速发展，各行各业的竞争日趋激烈，因而各行各业对人才培养也提出了更高的要求，尤其是在教育领域。基础教育作为终身教育的起点，深刻地影响着我国的人才培养工作质量，决定着我国是否能够培养出利于国家建设和社会发展的高素质优秀人才，因而基础教育系统中所有工作的重要性不言而喻。基础教育系统档案作为基础教育发展的重要记录，是对过去的教育历史进行分析，立足当下教育现状，展望我国教育事业未来的参考和依据。档案员作为管理、开发、利用档案资料的主体，自身对档案资料的重视以及所具备的管理、开发和利用档案的专业素养，影响着档案资源的利用率和价值。为此，基础教育系統档案管理工作中，急需大量理念先进、知识丰富、技能过硬，具备创新精神的档案管理人才。

（二）适应社会发展与科技创新的需要

进入信息时代，科技已经渗透到了社会的各个领域，显著提高了生产、工作效率，也丰富了人们的生活。在教育领域，信息技术的融入也是大势所趋。基于互联网和大数据技术以及物联网技术的优势，可以及时、高效地实现对大量数据信息的整理、分析、开发和利用以及储存，有效改善并弥补传统档案资源管理和利益用以及储存方面存在的不足。档案管理工作是公共服务的重要构成，也应当紧随当前社会发展趋势，响应国家四个全面战略布局以及“互联网+”行动计划的号召，全方位更新自身的档案管理理念、管理方法、技术手段。虽然技术优势明显，但档案员仍然是档案管理和开发工作中不可缺少的一环。档案员自身也要投身于信息化的浪潮，不断学习新的理念、技术和方法，提高自身的综合素养，才能满足今后多样化的工作要求，实现自身的发展，创造更多的价值，因而有必要加强档案员队伍的专业化建设。

（三）构建智慧校园实现可持续发展的需要

基础教育系统档案工作改革创新发展的最终目标是最大程度实现对档案资源的开发，使其能够服务于学校和师生的需求，让档案管理服务可以覆盖整个教育系统，那么基础教育系统的档案管理人才培养和队伍建设也应当与当前的档案事业同步发展。在数字化的浪潮下，智慧校园的构建成为潮流，这是基础教育改革建设中的重要工作，那么档案管理工作也应当紧随其后，适应智慧校园的发展需求，以推动基础教育事业的可持续发展。

（四）规范档案管理工作是依法治国的需要

近些年，我国有关档案管理的法律体系在不断完善，不断出台着各种新的法规条例，充分体现出了我国依法治国的理念。档案管理工作的重要性自不必说，在教育领域的档案数据尤其重要，事关学校、师生的正常学习、工作和生活。如今互联网的渗透使得数据信息到处泛滥，一不小心就有可能出现数据遗漏、丢失等情况，造成严重后果，其中不乏档案员自身缺乏安全意识和法制意识的原因。加强档案员的专业化建设，就是将依法治党的理念深入档案员队伍当中，认清牢固自身思想认识，规范自身行为，切实提高自身的专业素养和服务能力，从而保证整个基础教育系统档案管理事业的规范化、专业化发展。

二、基础教育系统档案员队伍建设存在的问题

（一）墨守成规，缺乏创新

结合当前基础教育与系统档案管理队伍现状分析，发现部分档案员缺乏大局观和开阔的视野，他们中的多数自然能够完成自己的本职工作，但是太过墨守成规，实际上对于教育档案管理的重要性缺乏深刻的认识。甚至普遍认为档案工作只是简单的做好与教育有关的数据资料的收集，而并不能将其与学校的建设与发展紧密结合，不能够将自身的工作和自身的专业发展紧密结合，对自身并没有严格的要求，缺乏创新意识，阻碍了教育档案管理工作的专业性发展。还有一部分人因缺乏安全意识，由于学校并没有对档案工作制定完善的制度，管得不严，所以档案员也不会认真地对待档案的收集、整理、保存工作，档案录入不规范，格式不规范，归档不统一是常态。

（二）知识匮乏，技能落伍

很多学校本身对于自身的档案管理工作没有提起重视，因而也忽视了档案员的专业发展与成长。在档案人员的聘任上并不会做严格的要求，不会专门聘请专业对口的人才，多数为学校的内退人员。这些档案员普遍年龄较大，思想固化，所掌握的技能有限，学校也并没有为其提供专门的培训，促进其专业化提升，所以档案人员所掌握的知识储备是非常有限的。他们习惯于传统的档案收集、整理和保管模式，对于档案资料的开发和利用、档案价值鉴定、档案科学分类、档案编目和检索等方面的知识却并不熟悉，并且对于现如今的信息操作系统很不适应，只能够上手简单的计算机操作，对于更复杂的操作怠于学习，其工作能力无法满足当前档案管理工作改革的需要。部分学校的档案管理员或兼任着学校其他的事务，无法将全部的时间和精力投入到档案管理工作当中，使得档案管理流于形式。

（三）人员混杂，缺乏责任感

基础教育系统的档案管理人员更换十分频繁，在多数人的眼中，档案管理并不是一个有发展前景的职务，更像一个闲职，所以有很多学校新入职的员工会选择将其作为一个过渡岗位，过了一段时间后就会跳到其他岗位。或者学校会选择将其作为学校一些退休人员的储备岗位，年龄较大的以及女性居多，他们安于现状，不思进取，缺乏责任感，同时又不具备专业的知识和过硬的技能，后续也不会展开研究，组建一支专业的档案管理队伍十分必要。

（四）制度不健全，缺乏保障

影响人才选择档案管理这一职务的又一重要因素在于制度的不完善，包括人才的聘用、人才的培训、人员管理以及考核和激励办法。基础教育系统中的档案管理体制不健全，很难真正起到约束员工思想行为，强化员工责任感，激发员工工作积极性、主动性和创造性的作用。

三、基础教育系统档案员队伍专业化建设路径

（一）加强思想教育，夯实思想基础

基于基础教育系统档案管理工作和基础教育事业发展之间的紧密关系，要求当前的基础教育系统档案管理工作必须要具备如下特征：即专业性、政治性、安全性、先进性。档案管理人员必须要从思想认识上对其特征和重要性牢牢地把握，明确档案管理工作宗旨，把握档案管理改革方向，依照国家有关法律法规和政策文件，结合教育部门和学校下达的指令，加强思想教育，夯实思想基础。在学校的领导和组织之下，对于档案人员的思想建设应当立足全局，鼓励并倡导档案管理员深入学习、贯彻落实习近平总书记系列重要讲话精神，学习把握当前档案管理法规条例。根据当前教育事业改革发展方向，明确当前的育人目标，深刻地意识到档案管理工作对于推动学生的身心健康发展、推动教职人员的专业化发展、推动学校和教育事业的可持续发展的重要性。对于档案管理员的思想建设还应当把握细节，定期抓好作风建设，营造良好的工作环境，要求档案管理员要有坚定的政治立场，筑牢思想根基，提高思想修养，强化自身政治意识和社会责任感，提升自身工作自觉性，全身心地投入到服务于党和国家教育事业的进程当中。

（二）加强业务培训，提升综合素质

推动基础教育系统档案管理员的专业化建设，就必须要将重点放在提升档案管理员的综合素质之上。这就要求，学校必须要立足自身档案管理工作实际，高度重视档案管理员的培训与学习，加大对档案管理员培训与学习的专项投入，构建更加科学、合理可行的培训模式，整合本区域的培训资源，制定合理规范的培训要求。在对档案管理员培训的内容选择上，包括我国有关档案管理的相关法律法规和政策文件中所提出的要求，包括实际的档案管理工作中各项内容，更包括档案信息化管理内容。

在培训方法上，除了采取传统线下组织档案管理员集中展开学习和培训以及研讨活动的方式之外，更可以依托于当前先进的互联网和计算机技术，制定合适的培训学习平台。同时考虑到档案管理员的实际情况，协调好档案管理员的工作和学习时间，使档案管理员可以灵活参与培训和学习活动。有了互联网的支持，培训内容可以紧随社会发展的需求，利于开阔档案管理员的视野，增加其知识储备。此外，基础教育学校还应当有意识地培养档案管理员的创新意识和创新精神。在引领档案管理人员广泛学习和借鉴国内外有关教育档案管理实践、经验、方法、技术内容的基础之上，鼓励档案管理员创新自身的工作思路和模式，积极参与交流和研讨，为基础教育系统的档案管理、开发和利用工作的创新献计献策，实现基础教育系统档案管理的更新换代。

（三）加强制度建设，完善制度保障

在加强基础教育系统档案管理员的专业化建设的过程中，相关制度的建设与完善也应当伴随其左右。制度是一切工作的引领，也是重要保障。为了激发档案管理员参与培训和学习活动的积极性，为了强化档案管理员的自主学习意识，推动其工和服务的改革创新，学校就应当对以往的职工评价方法和考核奖励制度予以完善。目前多数学校考核教职工的主要手段是绩效考核，要实现档案管理员队伍的规范化建设，就应当推动档案员队伍的考核向绩效考核方向转变。

首先，学校对于档案管理员的工作评价应当结合师生、学校领导、第三方机构基于档案资料使用的感受所作出的评价，保证评价的客观、完整和真实，从而将其作为档案管理员的绩效考核依据。其次，将档案管理员的绩效考核与其平时的业务能力、业务水平、服务态度等方面挂钩，不断提高档案管理人员学习的主动性和工作的积极性。最后，学校还应该构建起科学合理的激励制度，对档案管理员在培训和学习过程中的表现及结果、在实际工作中的表现和结果予以一定的奖励，将表现优良的职工作为模范榜样进行宣传，形成榜样效应。

（四）加强队伍监管，强化服务意识

要实现基础教育系统档案管理工作的增效提质，除了要深化档案管理员的思想认识，提升其综合素质，从制度上予以其保障和激励之外，更应当加强对档案管理与日常工作的监管，推动档案管理队伍从管理型向服务型队伍的转变，不断强化其服务意识，提升其服务能力。

第一，要构建更加完善的人事管理制度，针对档案员岗位的工作指标、工作流程、责任义务、纪律要求、岗位培训、服务标准等内容予以明确，制定更加完善的规章条例，并在档案室予以公开，从而向广大师生作出承诺，自觉接受广大师生的评价与监督。第二，在档案室、档案查询窗口配置服务意见书，或在信息平台上配置服务评价单，服务对象可以直接给出评价和建议，从而督促档案管理员转变自身服务态度，提高自身服务质量。第三，构建常态化监督评议机制，将服务对象对档案管理员所作出的评议和建议进行整合、对比和分析，形成详细记录，对档案管理员日常的服务和评议情况有全面的把握，在档案管理队伍中间形成作风、服务、形象比拼的氛围，激励档案管理员不断改进自身的工作方法，树立良好的形象。

（五）引进专业人才，优化队伍结构

学校要从根本上改善并解决当前基础教育系统档案管理队伍中人员存在的各种问题，必然要从源头上把好人才质量关。在聘任选用档案管理员时，应当提高招聘门槛，选择专业对口、掌握基本的信息操作技能、具备一定的档案管理和服务工作经验、具备责任感的人员。学校在选择在职教职员工来担任档案管理员一职时，应当充分考虑到其本职工作的重要性，避免教职工两头跑。学校要提高对专业人才的吸引力，就必须要在政策和制度上予以一定支持，调整档案管理员的薪资待遇，针对外地人才留校予以住房、交通等方面的补贴。学校也可以通过同当地档案管理部门、企业单位、高校进行合作，引进优质人才，从而为现有的档案管理队伍注入更多活力，实现人员结构的优化。

综上所述，基础教育系统的档案管理工作质量直接影响着我国基础教育事业的改革发展。面对当前基础教育系统档案管理工作中人才匮乏，现有档案管理人员思想认识不够深刻，专业知识和信息技能欠缺，缺乏工作热情、创新意识和责任感，学校现有的人事管理制度比较落后，亟待更新等问题，就必须要立足对问题内容和成因的分析，采取有针对性的改善和解决策略。学校领导要提高对档案管理人员重要性的认识，致力于推动档案管理人员的专业化建设。从加强档案管理员的思想教育，夯实其思想基础;加强档案管理员的业务培训，提高其综合素质;加强制度建设，推动人事管理制度改革;加强队伍监管，强化档案管理人员的服务意识和学习意识;引进专门人才，优化人才结构等方面着手。使基础教育系统的档案管理员可以更好更快地适应新的檔案管理工作要求，致力于提高自身的工作能力和服务水平，提升新时期下的档案管理工作质量，真正展现档案管理对学校、师生和教育事业的积极作用。

参考文献

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