行政事业单位内控信息化平台的构建

摘要：大数据、信息技术的发展对行政事业单位的内部控制提出了更高的要求和挑战，既要优化内部控制流程，降低财务风险，又要使得行政事业单位内部控制信息化、规范化、业务活动的执行更加的透明和高效化。目前大多数行政事业单位本身的OA系统不足以应对复杂的信息化环境，不能合理保证国有资产的合理有效使用，以及单位内外部信息的完整准确对接，在一定程度上阻碍了行政事业单位的发展。本文主要从行政事业单位内控信息化的业务层面以及单位层面的执行层面对内控信息化的的构建进行进一步思考分析。

关键词：内部控制;信息化;行政事业单位

著名的历史学家汤因比曾说：“一个国家乃至一个民族，其衰亡是从内部开始，外部力量不过是其衰亡之前的最后一击。”为了保障行政事业单位内控规范高效执行，国家主席习总书记于2013年针对国家行政事业单位的内部运行做了重要讲话，反腐倡廉，加强对权力的监督和制约。但是行政单位的内控仍存在很多漏洞、无法全面防范内控风险，行政事业单位做好内控不仅仅是国家治理需要，也是单位治理、财政监督的需要。于是构建能够实现数据互联互通的信息化平台，解决与各政府职能部门信息平台互联互通和数据共享的问题成为关键。

一、行政事业单位内控信息化的构建

行政事业单位的内控信息化的构建主要分为两大层面：一是业务层面，主要包括合同控制、预算控制、收支控制、采购控制、资产控制、基建控制。二是单位层面，主要包括控制环境（制度、流程、岗位、信息化），主要基于风险评估、信息与沟通、评价与监督。

《内控规范》提出行政事业单位应当根据本规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系，包括各类经济业务活动，风险大小以及应对策略，优化流程管控设计的合理性，最后将信息化落地。

（一）基于业务层面内控信息化的构建

1.合同控制

合同管理是行政事业单位内控最容易疏忽和薄弱的环节之一，任何业务活动的顺利完成均离不开合同的签订，明确合同双方的权利义务，违约后果，并对合同文件进行归口管理妥善保管，对活动过程实施必要的监督管理，根据进度执行履约义务等。项目的立项、资产购买或建立、实现网上报销支付等活动均需要合同管理控制信息化平台提供详细的审批管控，行政事业单位首先在自己的OA系统平台填写项目审批，在合同管理信息化平台对合同进行登记、归档、如果中间有突发情况还要有合同变更、项目顺利完成需要进行合同结算。此外，在活动进行过程中，要判断合同否有法律纠纷，违约风险，进行风险预警。行政事业单位发生的采购活动，单位内部采购一体化平台需要进行合同卡片登记。

2.预算控制

预算管理做的好不好决定了行政事业单位各項业务活动能否顺利进行，体现了单位整体的管理水平效果。预算管理信息化主要是根据项目库、预算编制、预算绩效管理、决算报表四方面来实现财政管理一体化的目标，首先根据行政事业单位轻重缓急、实际发展情况选出重要的项目进行申报，主要考虑还有哪些项目需要的构建、已经建成的项目、准备的构建的项目、正在的构建的项目等，针对该项目编制预算文件，明确预算归口管理，建立数据为支撑的预算编报体系，例如：基础的业务资料直接年末信息结转加上变动金额，预算信息化系统直接根据基础信息生成相关服务费用和支出成本的信息。预算绩效管理主要是考评项目实施计划以及执行情况，主要是对内部预算指标的大小、开支额度进行考评。决算报表按照业务工作计划对预算资金进行分解，完成单位内部职责划分，进行审核汇总。

3.收支控制

收支管理控制对于及时管控资金流向、资金流量以及资金的运作流程，实现行政事业单位整体效益最大化具有重要意义。行政事业单位收支管理中收入主要是政府拨款，少部分是资产租赁。支出主要是进行项目的构建、员工薪酬福利等。收支管理主要是为了对收入进行归口管理、严禁设立账外账收缴分离、票款一致。基于内控信息化平台的的构建，通过电子影像（主要是票据、扫描的电子资料、凭证单等），对经济活动的轨迹进行审批记录。通过国家税务系统进行票据验真，审核通过后才可以进入网上报销系统，实现所有经费报销单据的电子化、记账操作，岗位相分离，通过综合收费系统网络服务平台接通单位内部收支管理平台（该服务平台就好比一个资金中转库，报销单据和会计要素紧密关联，实现自动生成会计凭证），进行收支款项的审批、录入，报销与财务核算业务相衔接，对收支活动进行定期的分析与监控，及时调整预算偏差。

4.采购控制

行政事业单位的采购主要是政府采购，标准化的政府采购控制更有利于建立健全政府采购预算与计划管理、活动管理、验收管理，妥善保管政府采购资料。基于采购内控信息化系统的构建，实现采购预算先行，项目管理资料作为证明文件，经过单位内部OA系统审批后，进入信息化平台填制采购资金管理、采购计划等信息，加强采购内部审核，行政事业单位的采购控制流程收到内部采购部门的预算指标的限制，所采购的物品均需要经过项目管理的审批通过方可采购。规定组织政府机构采购平台，保证采购信息包括金额、数量一致完整并执行验收活动，例如重庆市政府采购一体化业务系统，强制单位采购物品均须在该系统填写。形成预算-计划-采购-统计的流程，化整为零，采购环节全过程协同、透明。

5.资产控制

资产管理顾名思义就是对资产的使用是否有效、资产是否完整安全进行检查控制的过程。单位内部OA系统与信息化平台衔接，资产管理信息化流程主要包括六大块：资产配置管理（申请使用的文件批准后进行资产分配调拨，安排单位内部人员定期管理使用情况，并进行纪录分析）。资产入库后要填写相关的卡片并将数据进行交换核对，确认信息无误。资产日常的维护包括报废、毁损折旧均需要记录管理，确保资产的计价和分摊准确性。资产使用管理，资产清查管理和资产的处置管理是行政事业单位最难解决的板块，因为一旦涉及到资产丢失报废，均需要进行文件资料填写，说明丢失毁损的具体情况，而且需要统计分析该数据是否异常，如果资产报废处置异常，或者资产丢失，均需出示相关证明资料，并判断是否有贪污舞弊的嫌疑。如果内部人员变动调拨，组织人事薪酬管理相关人员信息进行录入，所有执行流程的人员要职责分离，资产的领用核算到部门或者岗位，定期盘点，对资产实施归口管理，保证账实相符。

6.基建控制

基建管理主要是考察行政事业单位的的构建项目资金使用情况、相关审批流程是否完善，确保项目的可行性研究，项目的预算、项目实施的审批流程以及项目实施落地结算等岗位相分离。预算管理在确定项目实施之前，项目投资的最高金额就是预算的限额。项目实施前需要形成实施合同条款，主要确保相关支持性文件的保管收集，项目的招投标以及资源的开发使用。项目完成后需要对整个项目完工效果以及资金使用情况进行审核检查，例如预算与实际支出是否一致，项目是否按照规定的时间及时办理竣工决算，超出规定时间未办理决算的是否根据规定及时对项目投资价值暂估入账。一般采用定性分析或者定量分析，通过项目绩效评价反馈完善项目管理体系。基建项目内控信息化建立了严格的招投标控制机制，减少资金占用、挪用、套取项目资金的情形，及时了解项目完工进度，减少投资失控的风险，一步一步推进项目落地。

（二）基于单位层面内控信息化的构建

《内控规范》中明确提出行政事业单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制，实现经济业务活动与账务处理流程相结合，减少或消除人为操纵因素，保护资产完整、信息安全。保证单位层面内控信息化的构建有效果还需要注意四个方面：

《规范》落地，责任明确;提高行政单位人员对内控重要性的认识，提高内控专业知识，完善内控制度并进行统一管理，实现自动化信息化管理。建立完善单位内部控制机制，根据岗位职责划分职责权限，不定期审查单位内部管理制度和机制的执行情况，及时发现问题并改进，将责任落实到个人，自动追责。

流程梳理、风险评估;在执行各项流程上主要注重四项原则，即重要性、全面性、制衡性、适应性，打破流程孤立的僵局，实现行政事业单位目前正在运行的OA系统、政府采购系统、信息化的构建系统等实现高效衔接融通。内控信息化系统的构建对于单位业务活动进行风险评估，检查内控漏洞，内部监督应当与内控建立和实施保持相对独立。

定期测试并优化内控流程;严格按照规定落实，内控实施不能流于形式，既要关注财务方面的流程，也要关注业务活动和业务流程控制。将单位现有的制度和风险清单对比，查找内控缺陷，对于发现的重大缺陷及时向有关部门报告，及时制定内控缺陷整改方案。

信息公开、及时反馈;单位内部业务活动信息化公开透明，提高内部人员的积极主动性，集合单位的实际情況，确定信息内部公开的内容范围、方式，反馈及时，公开是原则，不公开是例外。比如：对于人民群众关注的事项进行公开，确保信息公开渠道透明顺畅，信息的准确性以及内容的审核。

二、行政事业单位内控信息化的应用效果

（一）实现业务账务处理一体化

单位业务层面的各项活动均实现了在各职能部门业务单位之间的信息集成与共享，系统自动进行收支账务处理，实现财务实时监管，随时查看及时了解资金去向。利用内控信息系统的数据，实现事业单位各项业务的预算绩效管理、绩效分析，助推事业单位内部治理体系和治理能力现代化，使得行政事业单位组织结构扁平化、透明化、高效运作。

（二）实现授权监督机制可控化

通过信息化系统平台，可以清楚划分各岗位业务职责以及权限范围，减少非正常程序审批活动，保障内部控制体系的有效落实。有助于及时了解单位的整体运行情况，发现异常数据进行风控预警，提前处理和解决问题，降低单位运行的风险。内部系统透明化运作，有关监察部门随时可以通过该平台进行审查，增强对风险的把控能力。

（三）实现内外信息沟通顺畅化

信息化平台的建设形成了高效的信息收集渠道，有助于实现行政事业单位内部各个部门之间有效的沟通与交流，加强单位与政府以及外部公众的联系，实现全局上下统一管理、全盘部署内部战略规划与实施，既提升了内控管理效率和质量，也促进了部门人员的风控意识和主动性，从而提高单位内控管理工作水平。

三、结论及思考

内控信息化平台的构建使得经济业务审批及时高效，工作岗位与信息系统操作员角色相结合，降低舞弊风险、制衡有效、职责分明。内部授权审批与信息系统工作流程相结合，业务管理流程与信息系统模块相结合，保证了资产的安全有效使用，减少工作效率低、任务处理不及时的风险。行政事业单位内控信息化的的构建主要依附于业务层面流程设计以及信息化系统、单位层面的组织架构以及职权分配、执行效果以及反馈优化，整体成效还是要结合单位的实际情况。

当然无论内控信息化流程设计的多么完美，随着单位的发展，时代的进步，内外部环境的变化，都需要再一次评价原有系统的不足，不断进行优化，即计划—执行—检查—处理整个闭环，不断积累完善，进一步提升行政事业单位管控效能。

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作者简介：王文静（1996-），女，汉族，河南省开封市，学士学位，重庆理工大学，研究生，非全日制MPAcc。