科技期刊已录稿件管理系统的设计与实现

文辉

[摘要]文章采用SQL Server数据库技术建立针对已录稿件的管理系统，该系统可以自动生成稿件录用通知，具备刊期查询、作者信息查询、审稿记录查询等功能，并能批量调阅栏目、刊期等信息。该数据库的实现能有效管理已录稿件，有助于减轻编辑工作负担，提高日常工作效率，并能为期刊保存历史稿件数据，实现对编辑部已录稿件的信息管理。

[关键词]科技期刊;已录稿件;数据库管理系统;设计;实现

随着计算机技术的普及和发展，编辑出版工作已经进入信息化时代。目前，科技期刊大多借助第三方平台实现在线审稿、编校工作。然而，第三方平台往往并不能根据编辑部的需求完成针对已录用、已刊发稿件的数据留存和调阅工作。对已录用或已刊发的稿件信息、作者信息和专家信息，编辑部通常采用Microsoft Excel办公软件进行存储，但Microsoft Excel交互功能较弱，不足以满足编辑部的日常工作需求。本文基于SQL Server数据库技术建立用于编辑部内部使用的稿件管理系统，可储存、调阅在第三方审稿平台中已录用、已刊发稿件的数据，并可以自动生成稿件录用通知。该稿件管理系统不仅可以实现对单篇稿件的信息记录（如审稿信息、刊期信息、作者信息等），而且具有调阅单期栏目表、调整刊期等功能，可以实现对编辑部的信息管理，同时有助于减轻编辑的工作负担。

一、系统软硬件平台

（一）硬件

本数据库管理系统不联网，日常办公用计算机配置即可满足其运行的硬件条件。为满足工作需要，该数据库管理系统通常应配备打印机、识图仪、扫描仪等外接设备。

（二）软件

本数据库管理系统的服务器有Windows Server 2012，SQL server 2008.VS2010+C#;操作系统是Windows 7桌面操作系统。系统开发工具可以在Microsoft Visual Studio 2010下构建，并在C#语言支持下实施。计算机应安装常用办公软件。

二、系统组织结构

系统在登录的条件下方可实现相关操作。该数据库管理系统的主要功能有稿件信息的添加、修改、删除和查询等。系统基本组织结构包括登录、登录验证、程序响应等部分，主要组织结构如图1所示。

三、數据库系统的功能与设计

本文采用SQL Server作为其数据库管理系统，本数据库设计的目标是对已录用、已刊发稿件信息进行有效存储、修改和访问;对作者信息、专家信息、审稿信息进行有效存储、修改和访问;对指定刊期的已录入稿件信息进行有效存储、修改和访问;具有一定程度的适应性和可扩展性;能够满足编辑部的内部管理业务需求。

（一）系统功能

在编辑出版日常工作中，数据库管理系统通常应具备数据的添加和导出、指南针的查询和维护等功能。在该数据库的操作流程中，管理员登录系统后，以添加的方式将稿件数据上传到数据库中，并存放到服务器端，以查询、修改、删除等方式实现稿件数据的下载和维护。基于以上流程，该数据库的功能可分为管理功能、查询功能和维护功能。管理员登录系统后，可通过管理功能实现数据的输入、输出和统计等，通过查询功能实现数据的搜索和索引，通过维护功能实现数据的添加、修改和删除等。基于此，该系统具备的主要功能为录入稿件基本信息、作者基本信息、审稿专家信息;查询稿件信息、作者信息、审稿专家信息;调阅指定编号字段稿件信息;调阅指定刊期信息。稿件管理的主要功能如图2所示。

（二）基本表

限于篇幅，本文仅列出期刊编辑部日常工作中针对稿件管理系统的常用基本表及相关描述。就单篇稿件而言，其信息数据主要包括稿件编号、标题、关键词、稿件原文路径、刊期、作者信息和审稿信息等，本文将其归纳为稿件登记表（见表1）。就单个作者而言，其信息数据主要包括作者姓名、工作单位、稿件名称、刊期和联系方式等，本文将其归纳为作者信息表（见表2）。就单篇文章审稿信息而言，其信息数据主要包括审稿专家姓名、审稿评价和联系方式等，本文将其归纳为审稿信息表（见表3）。就单期信息汇总而言，其信息数据主要包括稿件编号、稿件标题、作者名、作者工作单位和稿件所在栏目等，单期信息汇总通过查询功能实现。因本数据库系统不涉及互联网在线登录、在线查询功能，因而各基本表的逻辑关系简单，本文不再赘述。

四、数据库系统的实现

本文根据稿件管理系统的主要运行界面情况阐述该数据库系统的登录、数据添加、数据查询等功能及运行效果。

（一）系统登录

为防数据泄露或病毒感染，本数据库不提供互联网在线登录和访客服务。使用者只有输入指定用户名和密码才能进入数据库系统内进行添加、修改、查询等操作。系统登录界面如图3所示。

（二）数据添加

使用者登录系统后，系统默认进入上一次登录所选择刊期，可在此刊期内进行稿件信息的添加、修改等操作，也可新建刊期或切换至其他刊期进行操作。稿件信息添加界面如图4所示。

如图4所示，新建稿件信息时，编辑可采用系统自动分配的编号（稿件ID），也可任意设置未被使用过的编号。在此界面可添加稿件的标题、作者、单位、刊期、字数和联系电话等稿件信息和作者信息，也可添加责任编辑、审稿专家信息，还可以添加快递地址、收件人和收件手机号等快递信息。编辑须修改某稿件的信息时，在进入该稿件的修改界面后，修改相应信息并保存即可。

（三）数据查询

该系统的查询功能分为严格查询以及模糊查询两种类型。其中，严格查询主要针对的是单篇稿件查询、单期稿件查询的需求，模糊查询则针对某一个编号段、关键字词和作者名称等需求。

在单篇查询时，编辑输入稿件的编号、标题或者作者名称后，系统自动匹配所提供的查询信息并调出查询结果（结果界面与图4相似）。在此查询结果界面，编辑可清晰地查看稿件信息、作者信息、审稿专家信息、责任编辑信息以及邮寄、刊期等信息;若查询页面显示的数据有误或需要更新，编辑可在当前页面进行信息的修改和添加。

科技期刊编辑部往往需要汇总当期稿件，根据当前稿件数量和栏目分配情况综合考虑，出刊之前同样需要核对当期数量和栏目信息，此时用到的功能就是单期稿件查询功能。在该数据库中，编辑可调阅指定刊期的文章信息和栏目分配情况，并自动生成Microsoft Excel文档。根据文章汇总和栏目分配表，编辑可以进行单期文章的综合调整，并可与排版、印刷等部门核对信息，以免发生错漏。

当已知信息不够精确，需要查询刊期、标题等信息时，编辑可使用该数据库的模糊查询功能进行操作，查询界面如图5所示。在该界面中，编辑输入稿件编号（支持指定编号或指定范围查找）、标题、作者名中任意一项均可进行查找。系统自动匹配所提供的查询信息并调出查询结果形成列表进行显示。与单篇查询功能类似，模糊查询功能的查询结果界面同样可以清晰地查看稿件信息、作者信息、审稿专家信息、责任编辑信息以及邮寄、刊期等信息并进行数据的修改或更新。

（四）系统维护

虽然该数据库不具备互联网在线登录或访客功能，极大程度降低了数据丢失或感染病毒的概率，但是仍需在日常使用中进行及时的更新和维护，以提高系统数据的及时性和可靠性。

编辑在日常更新流程中，要登录该数据库系统选择相应的刊期，进行稿件条目的增加、修改或删除等操作，操作时应注意防止误操作，应保存正确的稿件路径，以免造成数据丢失。同时，为避免数据丢失，编辑应定期对该稿件管理系统管理文件进行备份，方法是将格式为.db的文件复制并保存于專用存储设备（如优盘、硬盘、光盘等）或计算机中的专用存储区域（如E盘、F盘中的某个区域等）。

五、数据库系统的特点

根据科技期刊编辑部日常工作需求，本文设计了基于SQL Server的稿件内部管理系统并已用于日常的稿件管理工作中，其主要优点如下。第一，该数据库系统可储存稿件信息，将稿件相关信息储存到系统中，并将稿件word文档按指定路径进行存放，可用于日后的信息查询、投稿原文阅读、问题追溯等。第二，该数据库系统可自动生成电子版录用通知，能实现无纸化办公，既能提高编辑工作效率，又为实现办公自动化提供前提条件。第三，该数据库系统可查询单篇稿件、作者和专家信息，便于编辑部针对稿件进行问题核实、原文比对等，也可调阅作者或审稿专家的信息，进行约稿或送审稿件等。第四，该数据库系统可调阅指定刊期、指定编号段稿件，用于实现对单期文章、栏目的综合评估、数量核对和基本信息复核等。

受编辑部需求和笔者能力影响，该数据库具有以下缺点。第一，该数据库系统不具备互联网在线登录功能，不提供访客服务，仅支持单机操作，不能远程登录，也不能以访客身份调阅信息，无法满足远程办公或在线办公的需求。第二，添加稿件信息时，该数据库中只能逐条手动输入，不能批量自动导入，影响操作效率。

六、结语

在线审稿和编校系统虽然已经可以较好地满足科技期刊的审稿和编校工作，但是对已录用、已刊发稿件的储存和管理，多数科技期刊采用文件夹分类、Microsoft Excel办公软件登记等方式储存稿件信息，不便于查找信息，且软件之间彼此交互性较弱。本文所述数据库系统已处于日常实际使用中，页面操作简单方便，可储存或调阅稿件相关信息，可自动生成电子版录用通知，能满足编辑部对稿件管理的日常工作需求。该数据库系统后续设计可考虑增加远程登录、访客登录功能以满足在线办公需求;并应在系统中设置批量导入功能，使其具备将稿件信息、作者信息、审稿专家信息等按指定格式制表后批量导入数据库系统的能力，以此提高工作效率。

[参考文献]

[1]张燕，谭华，陆芳.高校期刊稿件管理系统的开发与设计[J].南通职业大学学报，2008（04）：76-79.

[2]王桂珍.期刊稿件管理系统的设计与使用[J].焦作大学学报，2004（03）：7-8.

[3]何俊华.面向中小期刊社的稿件管理信息系统设计与实现[D].长沙：湖南大学，2016.