新形势下提高办公室行政管理效率的若干思考

贾旭

摘 要：办公室作为企事业单位的核心管理部门，其主要承担着沟通、协调、服务、管理以及监督等多项职责，高效有序的工作节奏和质量对于工作各项工作的开展起到决定性作用。与此同时，新形势下办公室业务也发生了翻天覆地的变化，传统行政管理工作方法弊端日益凸显，问题严峻。由此，本文首先介绍了办公室业务的重要性，现有的问题，而后从细化岗位职责、提升人员素质、深化团队协作、搭建高校文化等四个方面开展办公室行政管理工作优化策略提供了新思考。

关键词：新形势;办公室;行政管理;工作方法

1 办公室管理工作的重要性分析

办公室工作作为一个单位的窗口，不仅是联系高校上下部门工作的纽带和桥梁，同时对于辅助政务、服务于决策起到了至关重要的作用。管理大师德鲁克说过，作为一个优秀的管理者就必须卓有成效。办公室只有高效运作了才能对整个公司起到示范和引领作用。随着整个社会工作节奏的加速，高校教书育人也需提倡高效，新形势下各级领导的要求普遍增高，工作节奏越来越快，一个科学、高效、会管理的系统会让整个单位都焕发生机，推动各项工作迈向新台阶。

2 当前办公室管理方面存在的若干问题

2.1 制度建设不够健全，缺乏系统性和规范性

一是内容更新速度慢，无法满足日子更新的问题需求，存在船大难掉头的难题。现有的规章制度很多是延续了数十年的老政策，无法应对新的领域和问题。很多规定制定的时候还没有移动客户端、没有发达的网络系统、没有健全的OA管理系统，因此旧瓶无法满足新酒的需求。现在的实际问题和原有法规存在巨大差异，会造成无规定可依、无章程可参考。目标不明确，管理手段和方式方法月存在欠缺。

二是部分管理制度和规程的相关内容与实际工作存在偏差，考核指标与基层实际脱钩现象严重。由于缺乏基层调研或者调研流于形式，在制度的制定过程中往往只是管理层单纯的主观意志决定考核的明细或者指标，而一旦制定了的制度很难自下而上进行更正，于是产生了明知不可行还要进行上报、汇报。不仅浪费了大量的时间，而且对于立德树人、育人为本的高校也产生了潜在的冲击，长此以往不利于形成上传下达的高效运行模式。

三是上级检查巡查过多，严重干扰基层主业工作。受限于各类的考核、评比、同业对标、班组对标等五花八门的考核与检查，使得基层人员工作负重过多，有的检查是为了检查而检查，更是缺乏必要性，因此对正常工作造成严重干扰。

2.2 执行力不高，缺少高效的协同配合意识

目前的办公模式一般是根据岗位职责进行人员因岗定人，这种强化了岗位分工的模式虽然可以使得每个岗位都有各自的职责，职权明确，但是与此同时存在的弊端也较明显，对于一些岗位职责中未明确划分的事项导致业务人员互相推诿，很多时候需要领导亲自督办和协调才能推动下去。对于这些灰色地带的职责分工不明确，且没有统一的标准，极易产生职员之间发生矛盾，不利于团队合作。

2.3 部分人员素质偏低，管理和技术本领不足

当前部分办公室人员年龄偏大，由于资历较老一直岗位无法变动，这种能上不能下、缺乏人员迭代更新的情况往往存在部分行政事业单位内部，不适应新型的管理模式，同时对于新鲜事物接受能力较弱，新工具的应用也出现落伍。另一部分新人存在业务水平较低，虽然接受新事物能力较好，但是工作不够踏实认真，责任心较弱，这就导致一些核心工作容易发生系统风险，处理不好往往对单位造成重大负面影响。同时对于一些青年骨干需要负责大部分的工作，在干好本职工作的同时还有负责方方面面的突发事件、临时检查，导致加班加点司空见惯，但是相关的激励措施未能跟上，长此以往不利于形成良性循环。

3 提高管理效率的对策思考

3.1 与时俱进完善工作制度，利用有效工具优化管理流程

好的事业单位不是用人去管人而是依靠制度去约束人。好的制度规定的设立可以避免出现要事无人处理、急事无人督办的局面。在制度设定中，一是对现有制度进行全面的梳理，对于一些不适应单位发展以及过时的制度要及时清理，并更新新的规定，不能产生制度的空缺。二是要结合本单位实际情况采用问卷调查、专家评价、现场调研等多渠道定性定量制定科学、全面、高效的规章制度，坚决杜绝照搬别的单位的相关制度来管理本单位的事项。三是采用新型工具，结合自身规模、组织、文化等特点综合维度进行考量，保持着对新型事物的机敏性和各项工具的敏感性，实现“工具+管理”的双重合力。

设置合理的计划和安排，凸出主要事件。做到工作任务有清单、员工工作有日志。按照四级分类标准将问题进行细分，对大事小事、临时性、紧迫性事物进行科学归类划分，分清主次，有条不紊进行工作派发。坚决做到三个不让：不让领导布置的任务在自己身上耽误;不让学校推动的工作在自己手上延迟;不让学校形象在自己身上受损。

3.2 提升管理人员素质，做技术+管理复合型人才

办公室作为单位核心部门，对于职员的入口要严格把关，必须满足一定的基层工作经验，通过严格的笔试、面试加综合考核才能胜任某岗位，同时要对于每个岗位进行胜任力模型的搭建，确保为部门从源头上找到合适的人选。對于竞聘人员要具备一定的基层经验，坚决杜绝管理人员同业务脱钩，这样制定出来的制度才能接地气，更好的服务于单位其他科室和部门。

坚持不断学习充电，学习新知识，不守旧，敢于突破自我。只有自己有一桶水，才能交给别人一碗水，学习工作化，工作学习化，坚持终身学习。对于已有员工要进行年度合规培训，增加主业人员业务本领和技术水平，定期组织相关人员进行轮岗和部门交换，了解基层和其他部门的主要业务，做到办公室人人站立来能说，坐下来能写，撸起袖子能作业的复合型人才。

建立科学的薪酬制度套改，做到管理人员能上能下，工资能涨能降，提高绩效工资比重，提升整体工作效率。

3.3 搭建高校文化，做好服务型管理部门

一个高效的团队应该具备服务型、敏捷性、协同性、科学性的高校文化特征。

作为核心管理科室，要摆正自身地位，做服务型办公室，切勿加重基层负担，影响基层正常工作。一是不要安排过多无用的会议。加强过程管理和监察，开短会，抓好关键人员和关键事项，不要动辄开全体人员大会。让关爱和尊重融入每一项工作中。二是要合理利用时间，做精简高效的工作，切实避免迎接检查而耗时耗力做无用功。科学管理好时间。卓有成效的管理者懂都能用最大程度的用好自己的时间。三是各业务人员要相互理解，协同配合。对于自身工作要分清轻重缓急，合理安排时间，对于一些突发事项的处理要本着“责任止于此”态度，形成合力解决问题而非推诿问题。

4 结束语

作为具有参谋助手、综合服务和统筹保障等多重作用的核心管理部门，办公室行政管理效率的提升可以有效做好上传下达的纽带作用，本文从问题出发，就提高管理效率，适应新背景、新态势，顺应高校发展阶段提出新思考，通过持续学习增强自身的业务能力以及自我意识，转变服务观念，不断优化工作方法，提升工作效率，对于高校行政管理方面起到一定推动作用。

参考文献：

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