电子信息技术在电力企业档案管理中的实践运用

唐磊

摘要：传统的人工档案录入、分类以及管理模式逐渐被更加现代化的辅助手段所代替，解放人力的同时，也极大程度地提升了工作效率，通过信息化管理模式提升内部档案管理水准。本文通过分析电子信息技术在电力企业档案管理中的重要性与优势，在此基础上提出了电子信息技术在电力企业当管理当中的实践应用策略，旨在为相关企业档案管理人员提供参考建议。

关键词：电力企业;档案管理;电子信息技术;实践应用

电子信息技术在很大程度上改变了人们的工作方式与生活模式，其与电力企业档案管理工作的融合过程也让该技术得到了进一步深化，简化电力企业档案管理流程的同时也提升了档案管理效率。当代社会充满竞争，电力企业要想获得良好发展，一定要利用更加先进的科学技术，提升档案管理质量，促使电力企业获得可持续发展。

一、电子信息技术在档案管理当中的重要性

信息技术的快速进步也让档案信息化管理成为了最终重要趋势。从整个社会的发展情况来看，企业一定要充分重视信息化档案管理模式的重要性。作为无纸化办公最重要的组成部分，电子信息技术不仅能够提升到档案管理效率，还能强化各项信息数据的实时共享，提升办公效率。此外，企业档案管理与信息化模式的融合，还能提升档案管理工作的快速运算性以及严密性，能够实现数据排列组合，提升资料输出效率的同时也能改善传统管理模式存在的各种弊端。

二、利用电子信息技术进行电力企业档案管理的优势

（一）延长档案的保存时间

档案管理工作与电子信息技术融合，能够促使传统的纸质档案逐渐转向电子档案，节省人力物力的同时还能提升档案质量。

（二）档案管理工作效率有效提升

在电子信息技术的支撑下，借助计算机平台，能够更加快速地收集各项档案信息，并及时录入并归类，减少查询、核对以及最终统计时间，也能节省工作人员翻阅的总时长。此外，电子信息档案与传统的纸质档案不同，不会占用较多存储空间，只需在计算机中录入对应的档案信息，就能开展实时查询，对应的管理环节也十分简单便捷，能够缓解传统档案管理面临的较大工作压力，提升档案管理效率的同时也能让群众享受到更加便捷高效的档案服务。

（三）保证数据共享

在信息技术支持下，单位内部能够更加方便且快速地使用各项档案信息，由于档案管理工作最主要的内容就是整理、存储以及利用各项档案信息，因此信息技术的作用不可忽视，能为档案管理工作的进一步优化提供有力支撑。在现代化档案管理工作不断完善的背景下，档案数据信息对企业可持续发展的重要性也日渐凸现，只有真正发挥档案真实作用，才能进一步完成档案信息的共享、读取等。

三、电子信息技术在电力企业自身的档案管理工作当中的实践应用

（一）实现电力企业档案管理的无纸化与自动化

无纸化办公为电力企业的档案管理工作带来了全新发展机遇，也有着十分重要的地位。例如在传递电力企业文件时，利用无纸化办公能够实现更加便捷且快速的传递目的，也能让内部的档案完成快速共享。比如对于内部文件审阅盖章环节来说，无纸化办公能够能够简化审阅流程，盖章环节也不需要经过一级一级审核，可以省去原本的重复盖章与审阅过程，只需把文件及时输送到对应负责人的电子邮箱里，就能够通过电子章代替传统的盖章环节。。

（二）实现电力企业档案高效的储存与管理

第一，对于电力企业内部文件来说，在实际保管时要根据规律性原则，以需要保存的年限，档案所属单位机构、以及开始保管的年度进行划分。第二，在存储财务电子文件时，通过光盘存储电力企业的公司账簿，当发现存在漏盖现象时，就能及时进行申报。在正式存档之前要仔细核对电子签名档、名称、名号等，方便日后查询。第三，由于电力企业的特殊性，其涉及的基建业务以及设备都会时常更新，因此加快档案的更新有着十分重要的现实意义。工作人员一定要定期扫描以及备份这些经常发生变动但是又十分重要的内部资料。第四，严格把控档案的保管归口，保证不会存在较大的干扰磁场。第五，电力企业涉及的办公文件数量繁多，如果处理不够及时，会对文件的安全性造成影响。而利用信息技术进行存储，能够充分发挥信息技术的实际价值，有关人员可以借助计算机信息技术随时调取光盘文档资料等。

（三）加强多元技术档案管理

第一，合力借助多媒体技术，在开展档案信息化管理建设时，工作人员可以通过多媒体技术处理档案内部的声音、图片以及文字等，也能充分发挥多媒体的实际价值，完成影像档案检索、全文检索等。第二，合理应用信息存储手段。在信息技术支撑下，档案存储技术也获得了长远发展，很多存储技术也应运而生，例如光盘技术、缩微技术、磁存储技术等，这些技术的出现可以最大限度保障信息安全，提升存储效率的同时也能满足电力企业档案交互信息的存储需求。第三，充分利用条码技术。在档案管理过程中，条码技术也是较为新型且方便的一种技术手段，能够发挥数据读取方面的实际价值。工作人员仅需通过扫描器扫描对应的档案条码，就能完全显示档案的保管时间期限以及详细简介的。

（四）加强员工培训，提高档案管理能力

首先，档案部门一定要充分发挥带头作用，积极举办档案管理的专题培训，加大工作人员的培训力度，提升档案管理水平与综合素质。其次，各企业内部的档案管理部门也要加强交流，企业要定期指派优秀的管理人员前往其他企业学习，交流经验，给予指导与培训。最后，企业还可以输送档案管理人员前往档案单位积极学习，掌握更加丰富的档案管理经验，为电力企业的档案管理工作提供有力支撑。

四、结语

综上所述，档案管理工作与信息技术的融合是时代发展的基本需求，在档案管理工作中融入信息技术，能够完成数据共享，提升档案管理效率的同时，也能延长档案的最终保存时间，保证完整性。因此各单位一定要积极创建信息化档案管理制度，完善现有的檔案管理系统，不断优化内部运行功能，满足现代化档案管理的实际需求，提升档案管理质量与效率。

参考文献

[1]朱晓露，林刚，马加坤.基于电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].数码设计（上），2019，000（010）：145.

[2]刘思闻.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].丝路视野，2019，000（031）：P.52-52.