档案信息化建设与管理探讨

杨杏媚

摘 要：伴随着时代进步和科技发展，档案信息化是当前档案管理工作中的主要形式之一。它代表着未来档案管理的主要发展趋势。档案信息化建设具有十分明显的优势，应用于企业当中可以将海量的档案资料进行长久保存，还能够实现档案资源整合与共享。因此，档案信息化建设与管理具有十分重要的现实价值，也直接影响着档案管理工作的水平。然而在档案信息化建设与管理过程中，仍存在一定的问题有待改善，这些问题在一定程度上限值了档案信息化建设的发展。对此本文针对影响档案信息化建设与管理的主要因素进行分析，并提出相应的应对措施。

关键词：档案信息化建设;电子文件;便捷性;竞争优势;保存管理

在当前社会全面发展的大环境下，信息技术已应用在了各个行业领域中。而其中的档案信息化建设不仅推动了我国档案事业的快速发展，同时也为用户和企业的档案管理工作提供了更加便捷的服務，有效改善了传统档案管理工作中的问题。但是从目前档案信息化建设与管理情况来看，技术应用还不够成熟，所以信息化档案建设在档案管理过程中无法发挥出应有的优势。所以在档案信息化建设过程中，必须要对实际工作情况进行考察分析，一次来满足新时代背景下的档案管理工作要求，实现档案信息网络数字化和共享化。

一、信息化建设与档案管理之间的关联

从目前我国档案管理实际现状来看，部分地区仍采用人工管理的方法。然而这样的方法在运用时会存在很多弊端，信息数据很容易丢失、泄露，这些都对信息数据管理的安全性造成了严重威胁，所以相关企业档案管理部门人员必须要对档案管理方法进行创新，将信息化建设与人工管理方法相结合，以此来对档案管理工作进行综合性管理，这样不仅可以有效提高档案信息化建设程度，还满足了现代化社会的发展需求，为人民群众日常生活提供了十分关键的文化信息[1]。

以此可见，信息化建设与档案管理之间有着相辅相成的关系，而且相融合能够发挥出综合优势，以此来提高档案管理效率。

二、档案信息化建设与管理的主要影响因素

（一）档案信息化建设重视程度不足

档案信息化建设的出现有效改善了传统档案管理模式的弊端，从性质来看，也是对档案管理服务理念的创新，然而部分管理人员并没有正确认识到档案信息化建设的重要性[2]。信息技术对档案管理工作的影响主要体现在以下三个方面：首先，档案信息化管理可以提高企业整个部门的职能效率。其次是能够使档案信息数据的查阅和管理工作更加便捷，个人工作效率也因此得到了明显提高，民众也可以获得更加全面的服务。最后，信息化档案建设还能够对档案数据进行资源共享，提高组织效率。然而部分工作人员并没有意识到档案信息化建设的重要性，对档案管理的创新变革造成了影响。

（二）信息资源利用存在错误观念

在档案信息化建设过程中，错误的信息资源运用理念是影响档案管理效率的重要因素之一，严重限制了档案管理水平的提高。从传统档案管理角度来看，档案管理的主要目的就是为了将档案入馆储存，将其长久保存下来，以方便日后查阅翻看[3]。但现代化信息档案管理运作的主要核心就是实现资源共享，将注意力从存放档案转移到了档案资源利用方面，以此来实现档案资源能够更好地为大众提供服务，提高档案资源的开发效率。但事实上，很多档案管理人员并没有关注档案资料的保存工作，并没有发挥出档案资源的优势，进而导致档案管理效率始终无法得到提高，档案管理水平较低。

（三）信息化管理水平存在差异

因为每个地区的经济发展水平有所不同，所以档案部门的信息化设施先进程度以及管理人员的专业能力必然会存在一定差距，这就直接导致档案信息管理部门在档案管理过程中的效率各不相同。比如有些部门实现了资源你共享，但有些部门仍然在采用单机操作，无法将档案资源进行共享，档案信息化管理水平也出现了参差不齐的情况，导致档案管理能力严重不足，档案资源自然也就无法得到合理应用。

（四）档案信息化建设具有异构性

大多数企业部门在获取到档案信息之后，在数据资料库转移过程中，很容易导致档案信息出现异构情况，进而会导致很多数据档案信息来源存在差异，出现不同类型的数据结构，部分档案文件在属性上也存在差异性，甚至还会出现特殊的档案文件格式，进而提高了人工处理档案信息的难度，使原有的人力物力资源遭到了浪费，数据库也会在此影响下面临着巨大的储存压力，对维护工作造成了一定的负担[4]。

三、提高档案管理信息化管理水平的具体策略

（一）优化电子文件的管理工作

在信息技术广泛应用的背景下，计算机档案网络也建立了起来，在网络环境中存在着各种各样的重要文件档案，这也对电子文件的档案管理工作提出了严格要求。通过实践证明，电子文件管理可以保存大量的重要信息，将档案信息的重要价值放到最大[5]。所以，加强电子文件管理工作具有十分重要的现实价值，在此过程中需要做到以下几点内容：一是要成立单独的电子信息档案维护技术部门，确保电子文件能够实现归档制度化和专业化，一次来强化电子文件的管理能力。其次是要科学处理电子文件的保存问题，因为电子文件的出现时间并不长，所以管理人员需要及时接收、处理并保存文件格式。这样才能够保证电子档案的有效性。最后要科学处理电子文件档案保存问题，因为电子文件形成的时间较短，所以能够长期保存还需要进一步验证。因此，在电子文件管理过程中，需要首先处理电子档案的保存问题，对于一些十分重要且需要长期储存的文件进行定期复制，避免档案信息出现丢失情况。

（二）提高档案管理人员的综合素质

在此过程中，首先要先提高档案管理工作人员的工作水平，使他们能够熟练地操作电子文档和自动化系统。在传统档案管理过程中，一些有价值的书面材料在经过长时间放置之后很容易发生破损，很多纸质材料在查阅时很不清晰。那么这就需要档案管理人员要具备一定的专业能力和职业素养，对纸质档案进行妥善保管[6]。其次，相关主管领导要对档案管理工作高度重视，因为领导的重视是完成工作的关键条件，在人员配备优化和设备完善过程中都具有十分重要的作用，档案管理人员也会因此提高自身工作的积极性，从根本上来深度优化档案信息化建设管理。最后，需要重点培养档案信息化管理工作人员的敬业精神，定期对相关工作人员展开工作责任教育，使其能够在日常工作中约束自己，在此基础上，企业也需要采取强有力的措施来约束档案管理人员，以此来确保档案信息在管理过程中的安全性。

（三）强化法治意识，健全法律制度

在社会管理体系中，档案管理是其中的主要组成内容，必须要接受党与国家的监督管理，因此相关企业档案管理部门必须要树立良好的法制安全意识，拓广服务范围，在已有的档案服务基础上增添创新型服务内容，结合时代特色和社会发展需求来不断研究新项目，最终使档案管理工作的服务水平能够得到明显提高。在档案信息化管理过程中，信息的搜集与质量保证十分关键，所以归入档案必须要从基础做起，搜集更多有利的资源信息，以此来实现资源共享。

此外国家还需要重视档案管理法律法规的完善工作，必须要确保档案在信息时代下能够保证安全性。在全国各个地区范围内设立责任明确、程序规范且全面实施的行政执法体系，建立起考核机制和错案责任追究机制，以此来综合考核档案信息化管理人员的实际工作情况。

（四）强化基础设施建设，加快信息资源整合效率

档案最重要的用途就是用来储存信息，在现代化社会背景下，信息资源的作用十分重要，通常是一个企业保持市场竞争优势的关键因素。档案信息资料包括很多形式，比如图纸、胶片以及录音等等，需要对这些信息资料进行全面搜集，然后利用现代化技术，将其进行信息化转变，将所有的信息资源都转换为电子文件的形式，方面日后的管理保存。所以为了能够满足上述要求，相关企业部门必须要加强基础设施完善，在原有数据库、计算机以及网络等基础上，来实现信息的传递和接受。例如：数据库的结构设计直接影响着档案信息的查阅效率，因此必须要安排专业人员来进行设计，以此来奠定良好的基础。

结束语：

总而言之，在当前现代化社会发展过程中，档案管理工作备受重视，它不仅影响着企业档案管理部门的整体工作水平，同时也对各个行业信息运用程度造成了影响，是企业保持竞争优势的关键。在当前社会发展过程中，实现档案管理信息化建设是未来发展的必然趋势，如何更好地实现现代化档案管理，则必须要加强信息化建设，强化法律制度的建设水平，培养优秀的人才专业队伍，进而通过信息化技术来提高档案管理的安全性，进而提供更加便捷的档案服务。

参考文献：

[1]薛立杰.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外，2020（36）：3-4.

[2]张英.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].黑龙江档案，2020（06）：81.

[3]耿冬梅.城市管理执法档案信息化建设研究[J].黑龙江档案，2020（06）：97.

[4]孙俊清.数字背景下科技档案信息化建设与管理[J].信息記录材料，2020，21（12）：78-79.

[5]胡召义.关于档案信息化建设与管理的几点思考[J].文化产业，2020（32）：142-143.

[6]苗艺文.档案信息化建设在医院档案管理中的实现策略[J].中国新通信，2020，22（22）：111-112.

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