建立完善企业现代人事档案管理新模式

李秀芬

摘要：摘要： 新的《干部人事档案工作条例》、《中华人民共和国档案法》的实施，提出了按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事档案信息化管理体系，随着国有企业退休人员社会化管理的实施，退休人员人事档案的移交提出了数字化、便捷化的管理新模式，对企业档案管理者提出了新的要求，建立完全现代企业人事档案信息数字化管理，符合企业和社会的发展需要。

关键词：国有企业;人事档案;管理新模式

引言：

1.企业人事档案管理现状

人事档案是人力资源管理部门在录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险等工作中形成的有关员工个人经历材料，是社会和人力资源部门了解一个人的重要载体。

2018年随着新的《干部人事档案工作条例》的颁布施行，时隔27年后，人事档案工作提出了数字档案管理的新模式，组织人事部门及其人事档案工作机构按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发管理，目前大部分企业人事档案管理模式仍保持计划经济时期的管理模式，近年来随着新规定的实施，有的企业也实行了信息化的人事档案管理系统，档案信息化也仅限于人事档案目录查询、档案查（借）阅、转递、档案统计等一些基础信息管理工作，没有建立健全安全、便捷、共享、高效的人事档案信息化管理体系，现有的人事档案管理模式已难以适应新形势下的需要。

2.推行现代企业人事档案信息、数字化管理的重大意义

随着社会发展，国有企业面临日益激烈的国际竞争和转型升级的巨大挑战，人力资源管理不再是简单的以成本和服务为中心，而是以利润为中心的核心管理，人力资源的核心是帮助企业实现战略目标和赢得市场竞争优势，在企业变革和发展中，有效的人事档案对分析人力资源规划和优化资源配置起着重要作用。依赖于手工作业的传统人事档案管理模式已难以适应现代的人力资源管理需要，在管理和利用等方面都会增加企业的运行管理成本，甚至制约着人力资源的开发利用。

建立现代的人事档案管理系统可以最大效益地为人力资源提供服务，让档案管理人员从冗杂的手工操作中“解放双手”，将更多的精力投入到现代人事档案管理信息资源的规划、建设、开发和利用中来，真正为人力资源管理提供更高效的服务。现阶段，随着企业不断整合、壮大，人员跨地域流动不可避免，人事档案的保存与管理随着人才流动性的增强而成为企业管理中的一个新问题，现有的人事档案管理模式也面临着挑战，纸质为载体的人事档案管理模式，容易造成人事档案材料缺失、涂改、拆散、抽出、增添、污损等问题，带来的后果就是降低人力资源管理的效力，甚至可能给企业带来不可避免的法律纠纷。基于此，管理者迫切想要运用信息、数字化管理手段来改变现有的工作状态，建立一个全新的、科学合理的、更符合社会发展需要的人事档案管理新模式。

3 现行人事档案管理存在的问题

3.1人事档案收集、整理

人事档案的收集、整理，不仅依靠企业档案管理人员，还需要材料形成部门协同合作。如果相关部门不重视，没有做实材料收集、材料审核、材料归档等工作，就会造成人事档案材料缺失，另外，随着企业的改革和发展，人员跨地域流动成为常态，纸质类的档案材料容易发生归档不及时、档案材料缺失，甚至发生“弃档”等现象，在实际的工作中，由于档案资料缺失引起的档案仲裁和诉讼案件不断发生，诸如，档案材料缺失有可能导致新参保人员养老保险缴费年限不连续，档案资料缺失导致退休审批通不过等事件发生。假设利用信息数字化管理模式，就可借助相关的管理平台把数字化档案及时传递到相应的人事档案管理部门。管理人员就能及时对信息数据进行鉴别、整理，实时归档，信息数字化的人事档案管理模式就可杜绝档案管理不规范的问题，大大降低企业由于档案纠纷带来的风险。

3.2人事档案利用、审核

人事档案本着“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”的原则，强化了服务理念，以及对档案的建立、管理和利用，对查（借）阅、复制和摘录，批准权限、注意事项及归还等都有严格的规定。随着企业转型发展和参与国际竞争，人员、人才跨区域流动已变为一种常态，对于人员的招聘、晋升、调动、社会保险参保、接续、职工工伤鉴定、退休审核等工作均需通过人事档案开展业务，在檔案查（借）阅的过程中也会带来涂改、拆散、抽出、增添、更换、污损档案材料的风险，人事档案除了企业内部使用外，还有外调接待的工作，如因入党、入团、入学、参军、参加工作、财产公正、遗产继承等需要了解其父母和亲属情况时，也会存在一定的隐患，如果采用了信息、数字化的人事档案管理模式，就能杜绝涂改、伪造、销毁档案材料等违纪的行为发生，人事档案信息系统的运转就能解决上述的问题，并且有效的降低了由于档案失真造成不合理的人力资源配置。

3.3人事档案的保管、保护

人事档案的保管、保护有着自己的管理规章制度，档案库房需要符合《档案馆建设的标准》的要求，档案库房、阅档室和工作人员的办公场所需要“三室分开”。纸质档案管理对人事档案的存放环境、场所等设施有着相对严格的标准和规范，并且管理的人力、物力的成本较高，有的企业由于管理的人力、物力成本较高，往往人事档案得不到严密、科学的保管、保护。另外，在这次国有企业退休人员社会化管理人事档案清理过程中，出现了“有人无档”、“有档无人”等情况，究其原因，只要存在人员频繁跨地区流动现象，如果企业不重视、档案管理部门人手不足，档案转递就会延迟，时间长了就容易造成档案滞留在原单位，形成了“有人无档”现象。另外，一旦企业人事关系发生辞职、辞退、除名、开除、解除劳动合同等变化，如果企业、当事人对新的流动人员档案管理办法解读不到位，就会造成了档案滞留在原用人单位，形成“有档无人”的死档、弃档。滞留在企业这些档案往往会导致人事档案仲裁、诉讼事件的发生，如果实行人事档案信息化管理模式，就能解决上述档案管理的困扰。

4信息、数字化在人事档案管理中的应用

4.1构建人事档案信息数字系统平台

运用大数据等信息技术，建立企业人事档案管理信息数字服务系统平台，新的《干部人事档案工作条例》给我们指明了方向，人力资源管理部门根据国家相关的标准和要求，利用扫描等技术手段将纸质人事档案进行信息数据采集，在档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据储存、数据验收、收据交换、数据备份，安全管理等环节，需要保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致，根据档案信息资源进行规划、建设、开发、管理，建立相应的系统功能模块，例如档案管理，机构管理、统计表报、综合管理等模块，形成一个安全、便捷、共享、高效的人事档案信息管理系统，才能真正达成企业数字化信息共享，以现有的人事档案管理模式相比较，人事档案信息化管理体系具备下列几点优势。

（1）信息数字化的人事档案管理就是安全、便捷、共享、高效科学管理体系，对于有完整性、真实性要求的人事档案来说，纸质的人事档案在保存过程中容易被损坏，运用数字化技术对人事档案进行管理，不仅能够延长档案的使用寿命，还能解决现有人事档案管理存在的问题。

（2）信息数字化的管理模式，促进了档案的高效管理和精准服务，在很大程度上提升人事档案管理的绩效水平。现行的人事档案管理模式主要采用国际标准A4型公文用纸，装订档案夹管理，不仅消耗了人力、物力、财力，工作效率得不到提高。随着企业内部员工的实践经验不断积累，员工的成长经历、知识技能以及工作岗位必然会随之发生变化，在实行信息数字技术管理人事档案后，所有的人事档案信息只需传输到档案管理系统相应的模块中进行存储和维护，查询只需在搜索框中输入需要查询的内容，就能够迅速找到相应的档案信息，工作效率也能得到提升。同时，计算机还具有强大的存储容量，拥有更为精准、高效的审核能力，随着企业战略不断发展，数字化的管理模式逐渐可取代以纸质为载体的人事档案管理模式。只有加强企业档案信息资源的规划、建设、开发和管理，建立健全科学的人事档案利用机制、才能更精准地向档案利用部门提供高效的人力资本信息，帮助企业实现战略目标，赢得竞争优势。

4.2在人事档案中强化信息、智能管理

伴随我国企业电子信息化技术的深入和发展，人事档案的相关管理人员也要转变管理模式与观念。通过引入科学合理的信息化管理模式，对企业人力资源进行优化整合，实现人才资源信息共享。进一步加强人事档案信息、智能化开发、利用，使其形成高效、实用的人事档案管理体系。高效的管理体系不仅大大减轻了管理人员的压力与重担，更有助于把精力投入到完善体系与制度方面，进而提升人事档案管理的质量和效率。

4.3加强人事档案的安全防护工作

企业的主要人力资源信息来源于人事档案信息，需要强化档案管理人员网络安全意识的学习和计算機专业化的技术训练，使其管理人员对网络安全风险具有一定的认识，而且必须保证自己的管理人员了解并掌握各种软件的应用，确保人事档案信息的安全。人事档案信息收录了许多人事信息及个人隐私，因相关的管理者法律认知的淡薄，造成档案信息外泄、遗漏或损坏，使其修复的机会就十分渺茫。为增加档案信息的安全性就计算进行适当的加密，能够规避丢失、窃取事件发生的概率，它不只是能够提升档案信息的完整度及隐私性，还可以推动企业的可持续发展。

5.结论

人事档案是人力资源资源管理过程中识别人才、选拔人才、使人才的重要依据，人力资源管理部门应该运用大数据等信息技术，建立健全人事档案科学管理机制，数据采集是人事档案管理的基础，档案管理人员需要提升信息数字采集、处理、传输、利用能力，在现实的工作中，必须遵循国家、企业机制与要求，积极采取相应的措施来提升人事档案的利用率。高效的人事档案管理可以提高现代企业人力资源管理的质量，为人力资源配置提供精准高效的服务，为组织战略的发展提供强有力的支持。