高校财务智能报销系统的现状、问题及建议

赵芷馨

摘要：信息技术的迅速发展，虽然为高校财务智能报销系统全面取代传统手工报销工作提供了强有力的技术支持。但是由于当前的智能报销系统仍然处在发展应用的起步阶段，再加上其产品也大多以网上填报、智能识别、关联订单、自由组合等方式为主的智能报销系统在实际应用过程中，受限于政策、技术以及组织等各方面因素的影响，始终未能发挥出其应有的作用。所以，加强智能报销系统运行现状和问题分析研究的力度，制定科学合理的应对策略，才能保证高校财务智能报销系统建设目标的顺利实现。

关键词：智能报销;网上报销

1.智能报销系统的现状及问题

智能报销系统运行过程中遇到的政策性、技术性与组织性壁垒，对财务信息化策略的落实造成了极其不利的影响。首先，政策性壁垒。政策性壁垒主要指的是相关部门针对智能报销系统的改革尚处在起步阶段。（1）电子票据的普及和推广尚未完成。经过深入调查发现，当前国家税务总局虽然在增值税普通发票与增值税专用发票、财政部结算票据、卫计委医疗收费票据、海关总署专用缴款书、铁路总公司客票等方面实现了票据的电子化改革。但是火车票、出租车票等尚无法实现票据电子化，所以在短期内仍然无法彻底抛弃传统纸质单据。而电子票据与传统纸质票据并存的现象，不但增加了高校财务人员票据核算工作量，而且制约了智能报销系统的建设和发展。（2）票据主管部门接口并未完全开放，现有报销系统无法准确验证票据真伪，往往需要投入大量人力物力进行票据的验证和检查工作。其次，技术性壁垒。所谓技术性壁垒指的就是现有智能报销产品存在着概念性强，但操作性低的问题。比如，OCR技术精确度与成熟度偏低，导致票据识别过程中经常出现数字或文字上的误差，如果工作人员过度依赖智能报销系统识别票据的话，难免会因为识别结果出现错误，造成不必要的损失。由于使用者在使用智能票据系统的同时，还需要使用肉眼再次检查识别结果，所以，该技术的普及和应用并未真正的节省操作人员的时间和精力。此外，智能报销系统在实际应用过程中，必须嵌入员工的身份证号、公务卡好、手机号等隐私信息，所以系统在后期使用维护过程中的信息安全保密工作也是当前普遍存在的问题。最后，组织壁垒。这里所说的组织性壁垒指的是组织在变革的过程中，经常受到來自于各个方面的抵制和反对。（1）年龄较大的工作人员已经习惯了传统手工和面对面交流报销的方式，内心普遍存在着抵触操作系统复杂和控制严格的智能报销系统情绪。（2）智能报销系统的使用需要各部门之间的相互协调和配合，任何一个环节出现问题，都有可能导致系统无法正常运行，反而影响了票据报销工作的效率。（3）任何一项新技术的发展和应用都会导致传统工作岗位被替代。比如，随着智能报销系统的推广和应用，员工可以通过系统自行预定机票、酒店等，而之前专门负责机票、酒店等预定工作的员工将被取代，主管部门必须重新考虑此类工作人员的调整和安排事宜。

2.高校财务智能报销系统建议

2.1依托信息技术，改变传统业务流程

智能报销系统的推广和普及，改变了传统的工作人员单据报销必须面对面将单据报送至财务部门，然后由财务部门负责单据的审核，然后当面或电话沟通单据中存在的问题，而智能报销系统应用后，单据报销人员只需要通过网上预约报账，并按照报销业务和附件的类型，然后按照要求上传照片，由手机终端或PC提交即可。单据线上提交工作完成后，现有所属项目（单位）负责人进行线上审批，并在审批确认无误后，再转由财务部门进行最终的复核，不仅减少了工作人员审核票据的工作量，而且优化了单据报销的流程，提高了单据报销工作的效率。

2.2云端操作，简化审核与报销手续云办公

充分发挥远程连接与vpn设置的优势，不仅彻底打破了地域限制等因素对财务人员与业务办理人员的限制，实现了在不同办公地点完成财务操作的目的。而且在内嵌财务管理原则的指导下，将标准化的语言转化为程序语言，利用智能报销系统代替了传统的人工操作方式，保证了单据的准确性，促进了财务人员处理单据报销效率与准确性的全面提升。比如，第三方商旅服务平台在联动商旅、采购平台中的推广和应用，不但从源头上减少了单据报销审核与报销的数量，彻底解决了商旅服务平台差旅方面存在的问题，合理运用定期结算的方式，缓解了相关部门的资金垫付压力，由财务部门定期与供应商直接结算，有效减少了财务部门的业务量，促进了财务部门业务处理质量和效率的全面提升。

2.3以智能财务报销为依托，不断扩展外延功能

高等教育事业迅速发展的过程中，科研与非科研业务针对发票的需求量也呈现出迅速增长的发展趋势，如果只是简单依靠传统手工开票方式，显然已经无法满足高校教育事业发展的票据业务需求。所以，相关部门必须合理借助预借开票系统，将高校的传统财务系统与智能报销系统连接在一起，通过远程批量开票的方式，完成发票的开具和管理工作。业务人员通过预借开票系统提交并上传票据的原始资料，然后由财务部门进行审核，实现真正意义上业务人员与财务人员零接触办理票据管理与报销业务的目的。随着excel表格在开票信息系统中的使用，充分发挥了大批量开票的优势，满足了大型会议开票的要求。此外，电子档案系统作为智能报销系统的重要组成部分之一，财务管理人员借助档案电子化管理系统，不仅为高校科研项目经费的审计、上级各项检查工作的开展提供了线上远程支持，同时节约了高校财务管理部门的项目经费审计时间和精力。这就要求，高校在引进和应用实物一体化管理模式时，应该同时引入专业的第三方服务机构，提供凭证影像化扫描上传系统与实物凭证管理服务，才能保证票据报销工作的高效进行。

3.结束语

总之，数字化与AI智能的迅速普及和应用，体现出了财务信息化体系建设的重要性。所以，相关部门必须积极探索和研究智能财务报销系统建设的思路和途径，鼓励财务信息专业人员积极参与到智能报销系统的建设和应用中，推动智能报销系统的全面发展。

参考文献：

[1]郭爱玲.高校财务报销系统智能化研究[J].管理观察，2019，18：150-152.

[2]孙晓东，陈霆，向万红，鲁静，唐静，陈梦杰.财务报销单据智能审批系统[J].计算机系统应用，2017，2602：63-67.