基于信息化服务平台的高职院校行政流程再造研究与实现

杨勇 甘皓元 温雅 张份兰

摘 要：业务流程的再造已经是当前高职院校信息化工作急需解决的问题。文章首先介绍了基于企业微信的信息化服务平台解决方案，并对全新的信息化服务平台进行分析;其次，依托企业微信信息化服务平台，提出了高职院校行政流程再造原则—以师生体验为导向、业务需求为核心、企业微信为手段。通过企业微信进一步创新校园数据空间的行政流程逻辑关系映射，以此来实现行政流程再造的高效工作模式。文章最后介绍了德宏职业学院传统行政流程迁移至企业微信行政流程再造的实例，供各高职院校在信息化业务流程再造工作参考和借鉴。

关键词：企业微信;高职院校;流程再造

0 引言

教育行业的信息建设在时代的驱动下，已经走过了近      20年的建设历程，高职院校想要为广大师生提供更加便捷、高效的服务，就必须基于信息化手段，而传统的信息化建设流程烦琐复杂，例如第一步建设物理环境、第二步部门需求调研、第三步购买信息化设备、第四步部署软件环境、第五步安装应用软件、第六步软件测试、第七步信息数据导入、第八步系统的培训、第九步系统的推广强制安装各种APP、第十步最终应用。很多学校在信息建设方面的投入少则数十万元，多则数百万元甚至上千万元的资金，花费教育工作者无数的心血和精力。但其建设周期长、成本高、软件更新慢，师生使用效果不理想，最终学校面对的现实是大量闲置的硬件设施、无人问津的软件系统，形成了“出钱出力又不讨好”的局面。其原因主要有以下几个方面：（1）各自为政。学校长期处于一个低效重复、孤立封闭的信息化建设状态，缺乏信息化建设顶层设计，学校各个部门信息化建设都是单打独斗，最终形成各自为政的信息化孤岛。（2）技术制约。前些年受互联网技术及网络基础设施等客观因素的制约，只能自建自用。而现在随着互联网及云计算技术的快速发展，学校近年来在信息建设模式方面有了更多的选择、更宽广的思路。

为了解决上述问题，基于云计算的信息化建设被提出来，通过云计算的特点，降低学校信息化初期建设的投资压力，因学校本身技术人员缺乏，学校一些应用软件的日常维护工作交给软件服务运营商，软件服务运营商能够根据软件的使用情况对软件实时更新，保证软件的适用性，为学校信息化建设提供了良好的基础。

1 云计算SAAS平台

随着云计算、物联网、大数据和智能终端等技术的快速发展与应用，到如今，能够依托各类新技术例如SaaS（Software-as-a-Service）：软件即服务，指平台供应商将应用软件统一部署在自己的服务器上，客户可以根据工作实际需求，通过互联网向厂商定购所需的应用软件服务，按定购的服务多少和时间长短向厂商支付费用，并通过互联网获得SaaS平台供应商提供的服务，能够快速完成信息化的建设。

2 企业微信

智能移动终端在高职院校师生普及，基于移动智能终端的C/S和B/S架构的信息化平台存在通用性差、使用烦琐等问题，而微信作为一款手机软件，截至2019年其用户已经达到了11亿。选择企业微信具有以下优势：

（1）与微信能够无缝对接，使用方法和功能能够让广大师生易于接受和容易上手。

（2）企业微信的管理功能预设审批、汇报等OA应用。

（3）支持定制各类行政审批和工作汇报的轻应用搭建、可视化搭建，应用入门难度低，培训简单。

（4）支持自建应用，能够通过API接口与本地数据中心对接。

（5）大厂优势，基于客户需求，系统不断升级优化，极大地减轻了学校信息化技术人员和专家的压力。

3 行政流程的数据逻辑

大部分高职院校具有占地面积大、组织机构众多、部门职责及岗位分工明确等特点，这样就使得本该相互联系、相互影响的行政流程被人为地分割为相互独立、各自行政的流程[3]。比较理想的解决方案就是从各自为政的数据逻辑转移到依托企业微信来进行流转的数据逻辑。这时依托企业微信能够让师生用户感觉学校是一个整体，当用户感觉该流程不够优化时，可以提出意见建议，而企业微信的可视化轻应用的搭建功能能够让职能部门快速对当前的行政流程进行修改。要想通過流程再造构建一个优质高效的行政流程，就必须以服务驱动管理创新、以师生体验驱动流程再造。

4 行政流程的再造与优化

基于企业微信的行政流程数据逻辑，师生用户仅需要对接业务，而各业务部门之间的数据供需关系变化将会越来越频繁，想要根据企业微信的行政流程数据逻辑进行有效的业务流程再造，就需要找到跨部门行政流程处理的关系[1]。针对某一具体业务流程的再造，可以根据部门职责、岗位职责找到相应的责任人作为该流程的受理节点[2]。

5 德宏职业学院行政流程再造实例—跨部门报修流程

德宏职业学院于2017年启用了企业微信，根据企业微信功能和报修流程的特点，最初设计的报修流程业务的数据流向为：师生报修申请→信息中心→相应部门主管→受理岗位处理→报修办结。在试运行一段时间后师生反馈该报修流程在各部门主管审批时，会有较长时间停留，导致了本次维修的时间增加。通过对报修流程的梳理，可以设置审批条件，直接判定业务归属后通知受理岗位进行维修即可。根据师生用户的需求，在企业微信中设定报修规则，于是修改后的报修流程业务数据流向：师生报修申请→企业微信自动判定业务归属→相应部门受理岗位处理→报修办结。修改后的流程根据师生用户的体验反馈，能够快速响应。进行政流程再造，很好地实现了跨部门业务的协同联动，直接有效地提高了学校的办事效率，并大大提升了师生用户的使用体验。为了使各部门主管在报修流程中跟踪监督报修的全过程，再次对报修流程进行梳理改造，于是再次修订报修流程业务数据流向：师生报修申请→企业微信自动判定业务归属→抄送部门主管知悉→相应部门受理岗位处理→报修办结→抄送部门主管知悉，在整个过程中各部门主管全程跟踪监督，极大地提高了报修工作的效率。报修工作流程的不断再造，得到了广大师生的好评。

6 结语

行政流程再造的初衷是要提高各业务部门的办事效率。然而，如果行政流程建设跟不上，反而会降低用户的使用体验。只有基于全新的行政流程数据逻辑，在企业微信可视化轻应用搭建的基础上，打破各部门壁垒，对全校各行政流程进行全面的梳理和再造，才能更好地改善用户体验，解决师生反响强烈的办事难、办事慢、办事繁的问题。以“信息多跑路，师生不跑腿”为理念，不断再造师生满意的行政流程服务，才能使广大师生在信息化发展中有更多的获得感。

[参考文献]

[1]李珊珊，王平月，杨阳，等.基于共享数据中心的高校业务流程再造研究[J].中国教育信息化，2018（23）：47-50.

[2]任萍.教育信息化背景下高校行政信息管理流程再造—基于多校区办学的思考[J].中国教育信息化，2007（5S）：19-21.

[3]韩寅奔，朱日程.高校教育管理流程再造与优化对策分析[J].中国管理信息化，2017（24）：209-210.

（编辑 王雪芬）