我国灰色文献资源建设的传承、变革与发展

崔玥

摘 要 “灰色文献”（Grey Literature）一词最早出现在20世纪70年代，自命名之日起就受到国外图书情报界的广泛关注，在我国此类文献一般是指非正式出版的有使用价值的各种中文信息载体，亦被称之为“非正式出版物”或“中文资料”。早在20世纪20年代中文资料就已经被国家图书馆纳入到文献资源建设中，并且入藏范围的界定比灰色文献更为广泛。本文首先对国家图书馆中文资料资源建设的历史脉络进行梳理和总结，并对中文资料资源建设实践工作中产生的问题进行论述和探讨，最后从顶层设计入手规划国家图书馆中文资料资源建设的总体战略。

关键词 中文资料 灰色文献 资源建设

Abstract “Grey Literature” was appeared firstly in the 1970s and had been widely concerned by the foreign library and information community. In China， such literature generally refers to all kinds of Chinese information carriers that are published informally， and it is also called “informal publications” or “Chinese document”. Chinese document have been included in the collection of the National Library of China and formed a certain collection and management system as early as the 1920s， and the scope of collection was more extensive than that of gray literature. Firstly， this article combs and summarizes the history of library information resources construction in Chinese and discusses the problems in the practical work in Chinese information resource construction. Then， from the perspective of the top-level design， the article plans overall strategy of the information resources construction of the National Library of China.

Keywords Chinese document. Grey literature. Resource construction.

“资料”在国语辞典中的释义在与文献相关时，是指可供参考或研究的材料，在社会科学中，指的是研究者对社会现象中的某些事实所作的纪录。图书馆学研究者们也对图书馆工作中的“资料”给出了相关定义，即凡对客观事物进行如实记录和客观描述的非正式出版社出版发行的出版物[1]。中文资料是指难以通过常规购书渠道或一般检查方法獲取的各种中文信息载体，因其一般不属于正式出版物，故亦称“内部资料”。国外图书情报界将这类介于“黑色文献”和“白色文献”之间的文献称为“灰色文献”[2]。由此不难看出，作为具有一定研究、学术、保存价值的中文资料，其受到国内外图书情报界的关注和重视。作为承担开展图书馆学理论与图书馆事业发展研究、指导全国图书馆业务工作的国家总书库，理应将这些有价值的文献进行有序的搜集、整理及入藏。以下将通过对国家图书馆中文资料资源建设历史沿革的梳理，剖析中文资料资源建设的现状，对未来中文资料资源建设提出一些建议。

1 国家图书馆中文资料资源建设的继承与变革

1.1 国家图书馆中文资料资源建设中采访条例的继承与变革

国家图书馆一直秉承着中文求全的文献采选宗旨，同时注重藏书补充的学科、层次、文种、类型等方面的结构组配，使藏书体现出综合性、研究性、多类型的特点。据笔者了解，国家图书馆迄今为止出台过三部关于文献采访的条例，三部条例中都对中文资料的入藏范围进行了详细的描述。以下将条例中对中文资料的相关描述进行对比（见表1）。

从采访条例的延续和继承中可以看出，国家图书馆一直坚持中文资料的资源建设工作，并不断地完善和细化中文资料资源建设的任务和范围，力求中文资料采集的系统性、全面性、实用性，充分挖掘文献的利用价值及时代价值。

1.2 国家图书馆中文资料资源建设的组织机构沿革

国家图书馆中文资料的采集形式经历了零散性征集、设立专门的组织机构集中征集、建立专藏机构进行有针对性的采集等。从采集方式的变化到机构组织的变革，可以看出中文资料在国家图书馆的资源建设之路是曲折和艰难的。以下按照中文资料采集方式、机构形式的沿革进行详细阐述。

1.2.1 从零散性征集到集中征集

据《北京图书馆大事记1909—1992》资料显示，对于中文资料的征集，开始于北洋政府教育部指令第132号《照准京师图书馆征集图书简章》，以征集名家手稿、信函、图片为主。国家图书馆最初对中文资料进行征集的记载是1921年北洋政府教育部训令172号，其中有关京师图书馆接收留学生学位论文的批示，自此揭开了国家图书馆征集学位论文的建设之路。在此之后教育部于1929年11月又对志书、公报刊物等资料寄送国家图书馆作了明确规定，中文资料入藏的种类和数量逐渐丰富。1949年新中国成立之后，国家图书馆于1956年开始在报纸上公开征集科学研究资料，并与高教部联系征集学位论文[5]。1964年4月6日，在中国科学技术学会全国委员会的协助下，国家图书馆开始了全国性学术会议学术资料的征集和入藏。早期的中文资料征集没有形成制度化的征集体系、入藏标准等，没有完善的组织机构进行管理，中文资料的资源建设是较为被动且零散的。

到了80年代后期，国家图书馆的中文资料数量初具规模，也逐渐为一些有特点且具有一定入藏量的文献成立了专门的入藏机构，用于集中入藏和整理，包含正式和非正式出版的此类文献。《1996年北京图书馆书刊文献采选条例》中对此类专藏组织机构入藏中文资料的采访细则进行了描述，部分内容见表2。

通过专藏机构对中文资料入藏的规定可以看出，中文资料不仅可以成为文献资源建设的一种重要补充，与正式出版的文献具有同等价值，也使得文献资源建设更加全面、系统和完整。

1.2.2 中文资料专藏组织机构

据资料记载，国家图书馆组织机构沿革中出现过三个收集中文资料的专门组织机构，并在此期间分支出了几个专藏机构。表3从建立时间、入藏范围、提供服务等方面对比各组织机构间的异同。

资料组 1985—2000 学位论文、会议文献、地方文献 （包括新修的方志、专志、年鉴，全国省、市 地县政协编写的文史资料，全国县以上的地名资料、人口资料、民间文学集成等）、人大简报复印资料、软科学资料、标准资料、全国水文气象资料、全国省市（地）邮政部门编辑的电话簿、其他资料[2] 1987年国内非正式出版物阅览室开放，提供开架阅览服务。

从专藏机构成立及存续的时间不难看出，国家图书馆一直都较为重视中文资料的资源建设，通过不同时期建立的组织机构延续并传承着中文资料的建设与发展。从文献的入藏范围来看，有些文献如会议文献、民间诗文集等在专门的组织机构中一直延续入藏，但有些文献特色明显、具有一定的文献规模并且文献来源较稳定，所以此部分文献从专门机构组织分离出来形成了独有的专藏机构，如2000年国内资料组撤销之后，成立了专门的博士论文收藏中心。同样，地方文献、地方志、年鉴、文史资料等也在之后形成了自己的专藏机构。2008年新组建的中文资料组，除继承了原有的部分文献入藏范围，去除已经形成专藏的文献之外，又根据现有需求增添了政府机构文献、口述历史、非物质文化遗产以及其他有具有保存和研究价值的各类非正式出版文献。不论是专门入藏中文资料的组织机构还是专藏机构组织都是通过不同的形式对中文资料资源建设进行着不断的尝试和开发，在一定程度上影响着中文资料资源建设的发展。

2 国家图书馆中文资料资源建设的问题与发现

依上文所述，国家图书馆有着悠久的中文资料资源建设史，但由于中文资料出版形式的特殊性以及不断发生变化的出版情况等，在多年的对中文资料资源建设的尝试与探索过程中也产生了一些问题。以下从文献本身、采访人员、出版机构编目、开发利用的角度来阐述中文资料遇到的困难。

2.1 来自文献本身的采访难度

首先，不同于有正式出版目录或是有固定出版机构的正式出版物，中文资料因出版信息隐蔽、发行范围窄等原因，导致在文献信息的获取上有一定的难度。其次，中文资料属于非正式、不公开出版发行的文献，很难通过常规途径获得[8]。文献采集的方式和范围没有统一的标准，文献来源较分散且不稳定。最后，中文资料没有固定的出版周期，出版单位会根据自己的需要、人员、资金等情况进行中文资料的印制发行，导致文献追踪有一定的难度。

2.2 来自采访人员的难度

由于中文资料的出版信息隐蔽、不规范、不完整，采访人员仅通过文献的名称很难对文献内容进行准确的判断，对于文献采选存在鉴别难度，对采访人员的信息组织、分析能力提出了更高的要求，因此具有良好的沟通能力往往是采集成功的关键。采访人员需要具备专业、细致的沟通能力，掌握沟通的方法和技巧，通过电话、网络、信函、外出等形式进行文獻的采集。由于大部分文献出版单位对中文资料的了解较少，采访过程中首先需要采访人员对文献的采集目的等进行详细的解释，且电话和网络采访往往无法第一时间就找到专门的负责机构，需要不断重复采访过程，提高了沟通的时间成本。通过信函的征集通常不具备针对性，花费大量时间和精力搜集文献出版单位的信息、地址，制作并发送信函，但采集成果收效甚微，降低了沟通的有效性。外出采访不仅需要做详细的采访计划和更充足的准备，还要协调双方的时间，提高了前期筹备和采集所花费的时间。

2.3 来自出版单位的难度

首先，中文资料的来源单位大部分涉及政府机构、科研单位等非图书馆系统单位，涉及范围较广，且目前中文资料没有呈缴制度的保障，这在很大程度上给中文资料的采集造成了一定的阻碍。其次，对于出版机构来说，出版的中文资料是供系统内部、行业内部人员进行互相学习、交流使用的，后期并没有对文献进行专门的保管和入藏。同时，因没有专业的文献储藏环境，使得很多文献在保存过程中出现不同程度的损坏，这都导致文献缺乏系统性和连续性，给文献的整体入藏带来一定困难。再次，文献产出量逐渐下降。通过采访调研发现，近些年中文资料文献的产出量逐渐下滑，其原因主要为：①各地方新闻出版局对内部文献出版的数量、质量等管控得更加严格，每年批准的内部准印证号逐渐减少。②有些单位选择将一些有价值的文献正式出版，减少了非正式出版文献的数量，而有些单位由于人员、精力、资金等问题选择不再出版内部文献，降低了文献的数量同时也导致了文献资源的断链。最后，对于文献的捐赠存在顾虑。中文资料属于内部资料，出于保密原因，许多系统和部门对文献征集工作持保守态度，有的甚至有排斥心理[9]。尤其是政府机构或专业性较强的机构，对于涉及保密、机密内容的文献，在文献的流通、存储、利用上存在一定的顾虑;有些单位留存的文献属于孤本，对于是否要捐赠、捐赠之后如何利用也会存在一定的顾虑。

2.4 中文资料编目中产生的问题

目前，我馆中文资料的著录和主题分类主要参照《中国文献编目规则（第二版）》《中文图书机读目录格式使用手册》《中国图书馆图书分类法（第五版）》，主题标引一部分文献参照《中国分类主题词表》中的规范主题词，如文史资料、家谱等;一部分文献使用内容自选的非控主题词，如地方志、论文等。其中，地方志的编目中又增加了其他分类法进行分类。首先，普通图书编目的很多规定信息源是按照版权页信息客观著录的，而中文资料属于非正式出版物，没有版权页，在著录信息源的选取上容易被漏选或者出现选取信息不一致的情况。其次，普通图书的编目规则注重的是文献信息的一般描述，无法通过现有编目规则突出中文资料的特点。最后，文献编目缺乏规范性。中文资料编目一部分参照规范主题词，一部分则用非控主题词。规范主题词缺乏对中文资料的针对性和专指性。非控主题词行文较为自由，在数据库中的同一类文献难以统一，不利于文献的检索和使用。

2.5 中文资料开发利用的困境

国家图书馆中文资料资源建设历史中，有两段时期提供中文资料的阅览，一次是1975年开放的中文资料阅览室，一次是1985年开放的国内非正式出版物阅览室。阅览室开放期间，到访人次和文献流通率并不高，一方面可能是因为文献宣传力度不够，导致大众对文献的认知度低;另一方面是由于当时大部分文献只作简编书目报道，缺乏索引、文摘工具，导致用户查找与利用不便，许多中文资料被长期闲置，无人问津，借阅者寥寥无几[2]。近些年，由于中文资料内容、出版形式的特殊性，加之没有版权制度的保护，在文献提供服务方面存在争议，所以中文资料仅作为文献的保存处理，并没有对外提供服务。同时，由于文献资源建设人员缺失，采集力度薄弱，导致文献种类偏少、来源单一，其建设速度、数量、质量和种类远远不能满足图书馆开展服务的需求[10]。

3 国家图书馆中文资料建设总体战略规划

目前，中文资料在全国范围的资源建设仍处在萌芽期，一些公共图书馆虽然收集了中文资料，但由于没有专门的组织机构进行系统、合理的征集与入藏，且没有规范的采集入藏标准，因此整体资源建设较为薄弱。国家图书馆具有指导全国图书馆业务、开展与国内外图书馆的交流与合作的工作职能，所以应当充分发挥国家馆优势，在中文资料的资源建设中起到引领作用。对此，以下将从文献采集、编目、开发及利用方面提出国家图书馆中文资料资源建设总体战略规划。

3.1 中文资料采访策略

3.1.1 从不同层面推进采访制度建设

2003年发布的《国家图书馆文献采选条例》中明确了中文资料的重点采选范围，强调了未列入缴送范围的中国各级政府出版物，而各机关团体、学术团体、企业、事业、高等学校和科学研究机构出版的具有较强的学术性、资料性、参考性或有一定收藏价值的中文资料[4]文献的入藏价值，但由于此类文献的产出单位不隶属于图书馆系统，给文献的采集带来了一定的阻碍。从国家层面分析，完整地收集和保存有价值的文献，是国家政治、文化、经济等各方面发展的有力保障。IFLA出版的《法定呈缴立法准则》中，关于法定缴存所阐述的一个基础原则是“除非在法律上有特别的例外规定，否则所有广义上的出版物，即所有向公众提供的资料都在缴存范围之内”[11]。因此，我国应不断推进和完善呈缴本制度，将具有价值的中文资料列入呈缴范围内，以保证国家总书库中文文献入藏的完整性。从图书馆层面分析，图书馆可以通过自身力量改善中文资料采访的现有格局，针对不同层级单位制定专用公文详细说明采访目的、范围、入藏价值、联系方式等，通过官方途径与政府、科研等跨系统单位直接对接，提升文献采集的有效性。另外，近些年非物质文化遗产、民族文化内容备受关注，文献数量逐渐增多，图书馆可以依据社会发展需求、文献资源发展变化等进行图书采访条例的调整和细化，同时不断扩充馆藏文献类型，优化中文资料的资源建设。

3.1.2 推动不同层级间的采访合作

当代图书馆的转型发展需要不断推进与全球图书馆界、图书馆与社区间的全面合作，实现图书馆的核心价值和职能。2018年国际图联正式发布的《全球愿景报告》中也提到：“建立广泛的合作，发扬合作的精神，不仅要加强馆际间的合作，还要加强图书馆与外界的合作，才能真正建立起强大和统一的图书馆联盟。”[12]中文资料的采访更需要多方力量的合作与配合才能够实现文献的最大化开发和利用。以下将从三个层级间的合作进行逐一介绍。

（1）推动馆内相互合作。目前就采访而言，从捐赠角度看，文献捐赠者很难从文献内容准确判断文献的捐赠入口，给文献捐赠带来了一定的障碍。从文献采购角度看，文献进行分散采集，一方面不容易找到专门采集的书商，一方面专项采集购入体量小，提高了图书采购成本。如果能够进行集中采购，不论对于书商还是图书馆方，都是十分便利和易操作的。就文献编目而言，如果能够将馆内中文资料集中管理和入藏，对不同类型的中文资料集中编目，在基础款目和字段上进行统一和标准化，再设置特殊字段突出文献特点，更利于文献的检索和利用。

（2）推动馆际合作。通过采访调研发现，各地方图书馆中文资料资源建设情况发展不均。有些图书馆属于被动采集，没有特定的入藏标准和范围，没有设置专岗对文献进行采集、加工和处理。有些图书馆仅采集政府出版物，如山西省图书馆接受政府信息公开文件、河北省图书馆收藏省内数十个厅局的政府公开信息等[13];有些图书馆则进行了特色中文资料的整理与入藏，并形成了数据库，如广东省图书馆建有孙中山文献全文数据库、浙江省图书馆建有越剧资料库、上海图书馆建有家谱数据库等[13]。中文资料文献种类和来源的多样性、文献数量的庞大决定了仅凭一馆之力无法进行全面的征集[10]。为了更好地进行中文资料的资源建设，需要馆际间的通力合作与相互协调，根据服务需求建成能体现图书馆行业特色和单个图书馆特色的中文资料馆藏体系，使中文资料能够在资源建设过程中去重复化、去单一化，兼具地域特色。

（3）推動跨界合作。如上文所述，中文资料的来源单位不仅仅局限于图书馆，更多的有价值的文献资料还需要各单位的支持。为更好地进行中文资料建设，图书馆需要与各文献产出单位搭建良好的合作、沟通平台，从而获得稳定的文献资料来源，而图书馆为各机构定制不同层级的文献服务方式，在文献提供和参考咨询方面提供便利，形成服务和馆藏建设与利用相互促进、相互推进的良性发展局面[10]。

3.2 中文资料编目策略

3.2.1 制定中文资料编目规则

目前，中文图书编目参照的是《中国文献编目规则（第二版）》 （以下简称《规则》），《规则》对普通图书、学位论文、缩微文献、电子资源等十余种文献类型的著录做了相关规定[14]，此规则针对特殊文献类型，在基本款目的著录上根据文献特点增加了特殊著录字段，如拓片的著录增加了刻立项、乐谱的著录增加了乐谱特殊细节项、手稿的著录增加了日期项等[15]。而中文资料作为一种出版形式特殊且具有代表性的文献却并未在《规则》中进行描述，对此，应当在《规则》中增加对此类文献编目规则的详细描述，同时将已经单独规范的特殊文献并入中文资料类，针对每类文献的特性将著录信息源、一般资料类型标识、附注项内容等进行详细规范，如：政府出版物需要增加特殊附注项描述文献发布机构的级别、文献类型、文献内容、保密级别等;非物质文化遗产相关文献需要增加特殊细节描述，深度揭示和体现非物质文化遗产的历史背景、文化背景、传承人信息等内容;同时，在《中国分类主题词表》中扩充符合资料特性的规范主题词，增添细化《中国图书馆分类法》中的类目，以便准确地揭示中文资料的内容。

3.2.2 纳入联合编目范畴

全国图书馆联合编目中心成立于1997年10月，其宗旨是运用现代图书馆的理念和技术手段将各级各类图书馆丰富的书目数据资源和人力资源整合起来，实现书目数据资源的共建共享，降低成员馆及用户的编目成本，提高编目工作质量，避免书目数据资源的重复建设。目前，中文资料的编目没有统一的标准和规范，且不属于联合编目范畴，导致无法实现中文资料书目数据资源的统一，而且由于中文资料文献内容的特殊性，有些文献属于机密或限制内容，书目数据不宜公开，这也是目前中文资料无法纳入联合编目范畴的主要原因。但可以通过增强中文资料文献的筛选、审读、调研等工作将部分可以公开的民间文献、非遗文献等纳入联合编目范畴，建立统一的文献标准，提升中文资料编目的数据质量，实现资源的共建共享。

3.3 中文资料服务策略

3.3.1 编制中文资料文献总目

中文资料自身出版的特殊性，决定了文献难以通过正常渠道被获取。编制中文资料总目可以通过以下几个方式获得。第一，通过书目，从不同角度对中文资料的图书题名、责任者、出版发行、内容提要、目次等图书的外在特征和内容特征进行详细的描述和揭示，给用户提供全面的文献信息资源，为读者提供多种方便快捷的检索途径;第二，按资料类型进行中文资料总目的分类编制，有针对性地为政治、经济、文化、教育等专项领域提供重要的文献资源保障;第三，梳理馆藏数据库数据，明晰中文资料的文献特色，类型分布，出版情况等，有利于文献的开发利用;第四，中文资料收录范围更为广泛，涵盖了图书馆系统、文博系统、政府机构、企事业单位、民间团体等，中文资料目录的编制可以全面反映各出版机构图书的出版情况，可保证文献的系统性、有序性征集;第五，中文资料总目方便携带，易于推广和宣传，使中文资料逐步走进大众视野，加强其对文献的保护意识。

3.3.2 制定中文资料分级服务制度

近些年，随着文献管理的严格控制，文献筛选、审读工作显得尤为重要，尤其是未经过正式出版社出版的中文资料，文献内容的把控更加艰难，这也是中文资料一直处于保存状态的主要原因。但从图书馆的角度看，文献除了具有保存的意义，更大的意义是进行文献流通和利用，使文献可以转化为知识，让知识流动起来。因此，图书馆可以根据文献来源及需求的不同，对入藏文献进行分级管理和分层服务，将文献分为可提供文献、限制提供文献和保密文献，再根据机构不同将服务分为面向大众的阅览服务、面向个人和机构的参考咨询服务、面向政府机关的立法决策服务等。根据文献内容的不同将服务分为以下几个层次：以介绍民间传统文化、非物质文化遗产为代表的可公开文献提供闭架阅览服务;涉及研究性、专业性较强的文献可以对特定研究人员进行审查后提供阅览;涉及数据安全、保密安全的涉密性较强的文献，只为立法决策、政府机构做参考咨询用。

3.4 创建中文资料资源建设中心

目前，不少国家和地区，如欧洲、英国、日本、美国等都建立了专门收藏和提供服务的资料类文献提供中心、组织机构、协会。2004年姚蓉在图书馆学刊发表的《中文资料的开发与利用》中也曾提出建设全国中文资料中心的构想[2]。目前，虽然我国也有学位论文数据库、会议论文数据库、技术报告数据库等[16]，但对中文资料的开发利用仍存在滞后性、缺乏相对集中的管理模式、缺少编目标准、缺少同行业交流等问题，仅凭建立数据库和网络虚拟平台是远远不够的，我国应当构建一个符合我国国情的中文资料集中管理中心。首先，以国家图书馆为主导单位，联合各机构、各单位、各组织建立联动采访机制，最大限度地整合灰色文献资源，扩大检索范围，建立有效的信息储存中心。其次，搭建中文资料联合编目中心，实现数据的标准化、规范化。再次，构建中文资料信息咨询中心。用于法规、标准、制度的发布和讨论，加强信息的时效性，增强各文献出版机构之间的互动交流。最后，打造服务开发咨询中心。融合各地方资源，通过多方配合开展全国性质的中文资料巡回展览、讲座、培训等工作，增强文献的利用率、宣传和推广。通过创建中文资料资源建设中心完成我国灰色文献资源建设的统筹规划，最大限度地整合灰色文献资源，有效推进系统间、跨系统的灰色文献协调合作与共建共享等工作，力争将之建设成为全国灰色文献资源储备库、灰色文献信息提供中心、灰色文献交流与研究基地等。

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