自然资源档案管理存在的问题及改进策略

骆素苹

摘要：自然资源部门在进行各项自然资源开发保护的过程中留下的资料及记录即为自然资源档案，对于之后部门各项工作的开展有极为重要的指导和参考意义。如何更加高质量地保存和使用档案资料成为管理者必须思考和解决的问题，大数据时代为档案管理工作提供了新的方向，也对档案管理者提出了新的要求。本文从自然资源档案含义及管理特点出发，分析传统档案管理存在的问题以及大数据时代下自然资源档案管理面临的挑战，并提出有效创新策略，以期为自然资源部门提升档案管理质量、最大化发挥档案价值提供参考。

关键词：自然资源;档案管理;问题;改进措施

中图分类号：G270               文献标识码：A

1 引言

自然资源和规划档案是在我国自然资源和城市规划管理等各项专业工作实践活动中形成的文字、声音、图像、地图等原始记录，具有重要的社会价值，为自然资源管理、城乡规划、经济发展、社会安定和社会进步提供了强大的档案信息支持。

2 新形势下自然资源档案的特点

2.1 种类多，综合性强

种类多是其突出的现实形态特点，包括各种文字资料、声像资料、图表资料和实物资料，及各种电子档案，档案种类众多。此外，自然资源档案涵盖了自然资源保护、生态修复、综合治理等产生的档案，既包括科技档案，还包括业务档案、文书档案、会计档案等，综合管理性强。

2.2 范围广，内容丰富

范围广是其另一突出特点。自然资源部承担着21项职能。根据县级机构改革方案，县级自然资源部门包括县国土资源局职责、县发改委编制并实施主体功能区规划职责、县住建部门城乡规划管理职责、县水利、农业、林业部门资源调查及确权登记等职责。可见，自然资源档案管理的范围较以往更加广泛，档案内容丰富多样。

2.3 高价值，地域性强

省、市、县级自然资源档案管理是以相应的行政区划为单位，管理该行政区域的各种自然资源档案资料。且这些档案包括各种权属确权登记、自然资源调查监测评价、自然资源有偿使用等，具有确认资源合法使用、纠纷矛盾处理的凭证功能，有很高的现实价值。

3 当前自然资源档案管理存在的问题

3.1 管理方法落后

大数据时代为社会各项工作提出了新的发展方向和思路，但是目前而言，部分单位在进行自然资源档案管理时缺乏大数据思维，仍然使用传统管理方法实施档案管理。但是随着自然资源范围的扩大和内容的愈发丰富，传统人工管理方法已经无法满足现代化社会需求。利用现代大数据技术及相关信息技术进行档案信息管理成为自然资源部门必须发展的方向。落后的管理方法将无法处理海量自然资源相关信息，不仅极大增加了人员工作量，且错误率较高，在后期档案查阅时也耗时耗力，极大减少了档案资源使用频率，进而造成资源浪费。

3.2 管理制度不完善

因管理制度不完善，导致當今自然资源档案管理存在诸多问题：一方面管理制度不完善造成档案的移交、借阅缺乏严格流程规定，易使档案遗失，与此同时，在保密性方面也缺乏严格制度规定，这在很大程度上增加了重要信息泄密风险;另一方面，缺乏统一管理制度使得档案管理不规范、目录设置不统一、登记错误等问题频出，造成管理混乱，在后期进行自然资源档案查找时极为困难，降低了档案资源使用频率。

4 自然资源部门档案管理创新策略

4.1 搭建档案数字化资源管理平台

首先，在政策法规方面，根据《数字档案馆建设指南》，把“加快数字档案馆建设步伐”列入“十四五自然资源档案规划与建设”方案。其次，信息化建设方面，将自然资源部门内部的自然资源监督执法、行政审批、土地利用管理、国土空间用途管制、耕地保护、矿产资源管理、地质勘查储量、测绘管理、规划等业务股室职能履行过程中产生的档案，分门别类地录入“自然资源档案管理系统”，并将其与自然资源档案管理政务网、自然资源档案管理信息网和自然资源档案管理办公网相连，建立三网和档案基础数据库。一方面，接收和整理后期各股室业务活动中产生的数字化档案，丰富档案室内自然资源业务档案数据库;另一方面，严格执行包括软件标准和存储格式元数据标准在内的自然资源档案数字化建设与管理标准，注重自然资源档案数据库建设的兼容性和一致性。明确自然资源内设机构档案数字化共建共享权利、义务。此外，应利用局域网、互联网技术，在一定范围内公布本单位自然资源档案数字化信息资源，供社会及单位内部查询、检索、利用，涉密档案按照相关程序查询利用。

4.2 加强人员大数据相关知识培训

大数据人才缺乏同样是目前自然资源档案管理需要面临的主要问题之一，因此重视大数据人才培养是有效提升档案管理质量、准确性和档案数据处理能力的必要途径，这也是大数据背景下档案管理工作一大难点。而大数据技术在此形势下优势明显，具有运算速度快、数据储存量大、实时对比分析、及时性强等优势，将其应用于自然资源档案管理可以最大化发挥档案资源价值，为自然资源部门开展下一步工作提供指导和参考。因此，相关部门要重视人员大数据相关知识的培训，在进行档案管理相关知识传授以提升人员专业能力的同时全面提升人员大数据意识以及计算机应用能力，提高系统软件使用熟练度，实现人员知识结构的更新和知识量的扩大，提升责任意识，激发档案管理工作积极性，提高服务创新能力。

4.3 强化安全防护能力

信息安全问题是国土资源信息档案数字化建设过程中需要重点关注的问题，否则一旦造成信息泄露，往往会造成严重后果。国土资源信息档案管理部门必须要严格执行档案保密制度，根据相关法律的规定，建立完善的安全保密、安全存储以及安全检查制度，对执行档案数字化处理的工作人员提出明确的保密要求，严禁私自复印、留存或者备份国土资源信息档案，保障国土资源信息档案的安全。存储国土资源信息档案资料的计算机必须要采取严密的保护措施，严防死守，防止发生信息泄露事件。此外，要做好数字化档案备份工作，为避免因计算机故障导致国土资源信息档案丢失，每年完成立卷归档以及数字化处理后，要及时对档案进行备份处理。为保障安全，需要在计算机内进行一次备份，并使用加密硬盘二次备份，做到双重保险，未雨绸缪。

4.4 注重档案数字化资源共享利用

“十四五”时期，我国自然资源档案信息化建设迎来新的发展机遇，政府及档案主管部门都更加重视自然资源档案信息资源建设与管理，提出要加快数字档案馆（室）建设，以实现档案信息资源社会共享目标。目前，应依自然资源档案特点及实际，首先结合自然资源档案数字化信息资源内容，将实用性强、价值高、查用频繁的自然资源档案率先进行数字化，力求做到知识聚合、服务亲民，提高档案数字化可用性、可读性。此外，注重自然资源部门纵向联系，以及与本级档案管理部门之间的横向联系，借助对方网站平台，建立联动机制，扩大自然资源档案数字化社会影响力，方便查询利用。此外，对确权登记、执法监察等保密性相对较强的档案资料，严格做好档案数字化安全保密工作，设置身份认证、数据备案等技术手段，履行相应的查询、利用手续，做好自然资源档案安全保密工作，防止涉密信息泄漏，确保档案安全。

5 结束语

相关管理人员必须树立责任意识，严肃面对档案管理工作，在加强档案管理相关知识学习的同时树立大数据思维，将现代信息技术应用于具体档案管理工作中，提升管理效率和质量，推动档案管理向现代化、信息化、数据化方向发展，顺应时代发展需要，为社会稳定发展提供数据支撑。

参考文献：

[1] 孙艳华.提高自然资源档案管理效率的几点建议[J].门窗，2019（18）：218.

锦州市自然资源服务中心 121000