城建档案信息化现状与发展方向探索

王一鹏

摘要：城建档案信息化就是将信息技术运用于城建档案的管理过程中，在此过程中能够对档案资源进行深入地开发与利用，同时也能够在一定程度上提高城建档案管理工作的质量和效率。

关键词：城建档案;信息化;现状;发展方向

引言

随着信息技术的进步和发展，信息资源的应用几乎遍布了人们生活和生产当中的各个领域，特别对于城市建设而言更是如此，城建档案作为城市建设的信息资源聚合点，在城市建设管理工作中占据了相当重要的地位。

一、城建档案信息化建设现状

通常情况下，人们认为将纸质档案进行扫描然后转化成电子形式的档案，就已经完成了城建档案信息化这一工作，但这种认知是片面性的。在对城建档案进行信息化建设的过程中，不仅需要利用计算机软件、硬件设备，而且还需要健全的网络体系。在建设过程中需要利用信息技术对档案信息进行收集，然后经过系统开发及科学管理，才能为社会提供相应的服务。这一系列的工作不仅有着相应的规范流程，而且在管理方式方面也有着一定的变化。

（一）基础设施建设落后

一是计算机软硬件配置情况。对于一些大中型城市而言，都能够通过自主开发或者引进城建档案信息系统等方式实现城建档案信息化这一目标，而对于小型城市以及大部分区县来说，要想实现城建档案信息化管理这一目标仍需努力。二是因特网、局域网建设情况。有专业资料表明，能够建立独立的门户网站的只有大部分地级市的城建档案馆以及少部分的县级城建档案室。但从百度上进行搜索，看到已经建立了网站或者是网页的档案馆只有一百多个，只有全国档案机构的十分之一。

（二）信息资源建设薄弱

一是纸质档案数字化情况。到目前为止，已经有部分城建档案馆已经实现了从纸质档案转化为数字档案这一工作。其中大部分都是经济发达的城市，而且这些城市的数字化档案馆已经有了一定的规模。将纸质档案转化为数字档案分为两种情况，其中一种就是将全部档案都进行数字化，另一种方法就是选择部分档案进行数字化，大多数会选择一些重要档案或者是利用率较高的档案。二是电子文件归档情况。电子文件归档情况与纸质档案数字化情况正好相反，只有极少数城建档案馆进行了电子文件归档工作。从目前的情况看，电子文件归档只涉及建设工程领域，而对建设系统业务尚未涉足。电子文件归档的情况只有两种方式，分别是离线归档和在线归档。

二、城建档案信息化过程中存在的问题

（一）法律缺失

目前尚没有法律条文对电子档案具备法律效力。原始记录的特性是档案的本质属性，法律凭证也是其价值体现之一。因此，一旦电子文档失去了在法律上的凭证作用，就不能保证其原始记录性，最终导致的结果就是档案馆在进行电子文件的收集与管理时存在一定的顾虑。这一问题的存在往往打消了档案馆想要进行档案信息化建设的念头，另一方面也会阻碍城建档案信息化建设的进程。

（二）标准模糊

档案管理人员在建立电子档案的过程中，筛选文档以及文档的组织结构没有可以明确参照的标准，多由管理人员按其以往经验自行决定。由于带有浓烈的个人风格，既有可能产生大量的垃圾数据，也有可能数据不足导致使用不便。因此需要制定出一个统一化的标准，保证可以在建立的电子档案内提取到所有的有效信息，同时尽量摒弃冗余或无效信息以提高效率。此外各地的实际情况不同，还需要针对特异性开发出满足需求的差异化管理系统。

（三）观念陈旧

在日常生活中人们对城建档案信息化这一转变的作用以及地位都没有足够的认知。大多认为将城建档案进行信息化建设对使用没有什么影响，甚至一些人抱有错误的思想，比如认为对一些保密的文件进行信息化处理，而没有相应的法律凭证就会使得电子档案的接收没有任何意义。这些陈旧落后观念的存在对城建档案信息化的建设无疑有着很大的阻碍作用。

（四）人才缺乏

如果要想进行档案信息化建设，就需要档案管理人员掌握一定的计算机技术，同时还需要具备相应的档案管理知识。对于城建档案行业来说，这种复合型人才是十分稀少的。造成这种现状的原因主要是因为档案馆没有较高的福利待遇，即使是有较高素质的专业人员也不愿意应聘，就算已经应聘上的优秀人才也难以留住。

三、城建档案信息化建设的发展方向

（一）从管理档案走向管理信息

档案管理从字面上理解就是对所收集的档案进行相应的管理，而不是对信息进行管理。但是进行档案管理的终极目标就是对已有的档案进行一定的利用，能够让人们进行利用的恰恰是档案中的信息。因此，对于进行手工管理时期来说，即使档案馆想要进行档案信息的管理，但因为没有相应的管理手段，因此只能对档案载体进行管理。但在信息化时代，利用计算机技术对信息进行管理变成一件十分轻松的事情。在这个时代资源不管是在生活还是工作中都有着举足轻重的地位，如果手里掌握着较多的资源就意味着有了一定的主动权。城建档案馆在这种发展趋势下也应该改变自身的观念，如果依旧只是关注档案的载体而对于档案中的信息视而不见，最终所导致的结果只会是城建档案的价值越来越小，跟不上时代的发展。为了将档案管理转变为信息管理，就要求城建档案馆的重点工作内容从整理档案实體改变为建立数据库，实现档案信息的管理。进一步实现由管理档案实体到利用档案信息的转变。而对于相关部门来说，也需要转变自身观念，由关注档案的凭证价值转变为关注档案的信息价值。

（二）从建造档案库走向构建数据库

在信息化快速发展的今天，纸质档案已经名存实亡。在上个世纪九十年代相关的设计单位就已经放弃图板设计改为利用专业设计软件对施工图进行设计。不管是政府部门还是事业单位都有了内部局域网，因此都有了属于自身的业务管理系统，在进行工作时都会选择网上办公而放弃纸质办公。即使目前的纸质档案不能全部都由电子文件进行代替，但与过去相比较而言纸质档案的数量已经锐减，与此同时电子文件的数量却在不断增加。在这种发展形势下，城建档案馆可以考虑多建设一些档案信息数据库。如果是建造传统的档案库房，不仅需要较多的投资成本，而且需要一定的土地资源。而建造档案信息数据库，相较而言不仅可以节省土地资源，而且投入的资金也相对会少一些。另外，档案信息数据库会更便于管理，而且能够使得人们对数据的利用更加快速、便捷。

结束语

综上所述，网络技术的发展推动了信息化社会的进程，并且在一定程度上对社会经济发展有着一定的促进作用。同时，信息化也已逐步应用于城建档案事业的发展中，本文主要探讨了信息化在城建档案中的应用及今后的发展方向。

参考文献

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