浅析公路企业档案管理的科学化、规范化、信息化

刘亚玲

（甘肃万泰建设工程有限公司，甘肃 兰州730000）

1 公路企业档案管理的现状

1.1 企业档案管理电子化起步晚且不规范

我国信息技术虽然近年来发展迅猛，但是起步较晚，发展周期较短，很难一下子就与各行各业相互配合使用。现阶段信息技术在企业档案管理中的应用还比较浅显，更多是用在档案信息的电子化，很多信息技术的更深层用法没来得及实践运用。相关部门也没有制定专门的信息技术在企业档案管理应用的制度，很多档案管理部门都凭经验利用信息技术，不同的档案管理部门利用信息技术的手段都不一样，混乱的使用手法使得信息技术不仅没有方便档案管理工作反而容易造成信息丢失。不规范的信息技术应用使得企业档案管理出现了工作混乱无序的问题，与信息技术发展的初衷相违背，甚至会有部分档案管理人员对信息技术产生偏见，因此规范信息技术在企业档案管理中的应用十分重要。

1.2 企业档案管理信息化水平较低

目前，企业档案管理信息化水平较低，例如，工作人员依旧使用笔和纸登记企业档案信息，再交由后台人员处理，没有建立或使用便捷而信息技术化的档案信息管理系统，较多地存在使用Excel表格录入和查询的低端数据使用阶段，导致企业档案信息资源的存档、查询和利用效率不高。除此之外，企业档案管理统计的工作模式水平仍然较低，依旧采用传统纸质方式进行登记和采集，缺乏对信息化管理和数据化使用的业务知识培训，致使收集统计的档案信息资源准确率难以得到切实保障。

1.3 管理方式和手段相对不够先进

随着科技的进步，经济全球化在不断推进，不同国家不同文化相互交融，社会结构也受到了很大的影响，很多传统的管理方式已经不适用于现如今的社会发展，档案管理是服务性质的工作，它的工作前提是社会和人们的需求，因此当社会需求发生变化时，档案管理工作也应该有所变化。很多档案管理工作仍然沿用传统的方式，很难彻底改变工作观念和习惯，使得最终的工作效率不如人意，而且传统的档案管理方式很难与新兴的信息技术相配合，如果不改变原有的管理方式，最终可能会被社会淘汰。

1.4 缺乏专业的人才

人力资源是当前社会迫切需要的重点资源，档案管理相关工作的人才培养起步同样较晚，人才培养周期长，再加上档案管理人才要熟悉信息技术相关知识，对专业性要求很高，这就使得企业档案管理缺少专业的人才。随着信息化时代的到来，施工部门每天都需要大量的材料信息，同样也会产生很多复杂的信息，工作量巨大，必须要有专业的人才利用信息技术收集处理数据，因此企业档案管理人才匮乏是现如今急需解决的问题。

1.5 监察管理工作不到位

由于企业档案管理整体的工作力度和管理水平不到位，档案管理工作人员会逐渐丧失责任心，因此需要全方位的监督，督促档案管理工作人员能够对自己的工作负责。还有就是快速发展的社会需求以及繁杂的企业档案信息数据会使工作人员手忙脚乱，信息技术如果不能得到合理的应用将失去它在企业档案管理中的作用，从而阻碍了档案管理的信息化建设和发展。

2 推动公路企业档案管理科学化、规范化、信息化的措施

2.1 提高执法文书档案管理的工作效率

信息化管理的方法相比于传统的档案管理方法，在效率上有了很大的提升。随着信息技术的快速发展和软件研发水平的不断提升，相应的执法文书档案信息化管理的难度逐渐降低，信息化的成本逐渐降低，相应的技术也容易获取，从而降低了门槛，这正是一个转变管理方式的良好机遇。推动信息化的方式，有很多的好处，主要是指这种方式可以有效避免由于人为因素而引发的一些失误对相关工作质量的影响，从而保障相应的业务开展的质量，可以在保障准确度的前提下，做到效率的提升。

2.2 及时为监督管理提供准确可靠的信息

公路企业档案全面推行信息化管理，可以全面保障相关工作的质量。信息化管理工作可以更加准确高效地为相关机构和单位提供真实准确的信息。通过这些信息，相关单位可以对这些企业档案进行实时的查询和检索，也便于相关单位进行动态管理，进行系统化管理。相关档案不仅可以供相关机构在线借阅，也可以通过在线内部共享的方式进行分享，方便更多的机构和个人获取相关信息和档案资料。信息化管理可以方便将这些声像档案、可公开文件和政府部门的法律法规以及有关的专业的档案及时分享给相关科室工作人员，从而可以及时为相关的监督管理工作提供准确可靠的信息。

2.3 加强档案管理团队的建设

企业要想更加良好的提升企业内部档案管理工作水平，就必须要加强相应的档案管理团队的建设工作，设置专门的档案管理部门，使其运用更加专业性企业规范性的手段，对企业内部的相应档案进行管理分类保证 能够按照企业内部的核心科技状况，对相应的档案信息进行处理，并将其存储到企业内部的安全系统当中，形成较为系统性的档案信息内容，以供科技人员调取，从而有效推动企业的相应研究工作的顺利开展，带动企业的良好发展，在不断加强企业内部档案管理团队建设工作时，加强对于相应档案管理人员的培训，使其学习先进档案管理技术以及设备的应用方法，从而有效提升企业内部档案管理的工作效率和工作水平。

2.4 提升档案管理意识

公路企业要想更加良好的保证企业科技档案管理工作的顺利开展，就必须要加强全员档案管理的意识，使其能够主动的配合相应档案管理工作人员的工作，及时地将自身所应用的档案信息传递给档案管理部门，从而有效为企业档案信息的完整建设提供帮助。这也就需要在企业内部不断加强相应档案信息重要性的宣传工作，企业管理层部门也要加强对于档案管理部门的重视，给予档案管理部门一定的资金支持，使其能够购置相应的档案管理设备设施，以有效的提升企业内部档案管理工作水平，保证公路企业档案信息的安全性。

2.5 加强公路企业档案管理信息化建设工作

在当前档案管理工作当中，可以运用到的科学技术手段和设备设施逐渐增多，因此要想提升企业内部的档案管理工作水平就需要加强对于这种设备和技术的引入，因此就需要引领相应的档案管理工作人员学习应用技术，为了保证公路企业档案管理工作顺利开展，不断加强企业内部档案管理信息系统的建设工作，通过构建出符合企业实际状况的档案管理平台，引导企业科技部门员工及时地在相应平台上上传档案，完善信息室的档案管理，工作人员能够在平台上就开展档案管理工作，并且加强对于这些档案信息的分类，从而有效提升企业内部档案管理工作水平，同时也应用更加安全的安全防护系统，对这些科技信息进行保护，解决档案信息丢失泄露的问题。

3 结语

总之，公路企业要想档案管理有所突破，对于档案管理的科学化、规范化、信息化的完善至关重要。上文通过分析公路企业档案管理中存在的问题，提出了一系列优化措施。结果表明，通过以上措施，该公司的档案管理上了一个新的台阶，档案管理变得更为规范，更为高效。