中小企业采购业务内部控制问题及对策探讨

黄侠

对于中小企业来说，采购业务的内部控制系统一般会相对比较薄弱，主要表现为：采购计划制定不严谨;采购人员职业道德偏低;产品入库验收不严格;采购审批流程流于形式;采购业务结算不合规等问题。为了提升中小企业采购内部控制的有效性，企业应夯实采购计划，杜绝盲目采购现象;制定采购人员培训计划，提升采购人员的职业道德，对采购业务做出适当的监督;完善采购业务的审批流程，保障采购业务流程实际执行的有效性;加强对采购付款的控制，避免违规结算问题。本文通过对中小企业在采购业务内部控制存在的问题进行探讨，提出改善采购业务内部控制的对策。

采购业务是企业经营活动的重要环节，根据迈克尔·波特提出的“价值链分析法”基本活动涉及企业生产、销售、进向物流、去向物流、售后服务，支持性活动涉及人事、财务、计划、研究与开发、采购。采购业务内部控制的低效或舞弊直接影响企业的基本业务活动与产成品的竞争力。

目前， 许多中小企业采购业务的内部控制存在一些控制薄弱的问题，通过安排亲戚或裙带关系人员控制核心采购岗位，为提升采购效率减少审批流程，事后补充单据现象较多，采购业务内部控制系统流于形式、执行不到位、缺乏内部控制有效性，采购岗位人员个体的职业道德的差异直接影响采购业务的效率和风险。本文通过对中小企业在采购业务内部控制存在的问题进行探讨，提出改善采购业务内部控制的对策。

一、中小企业采购业务内部控制概述

根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，企业所购买物资主要包括企业的原材料、商品、劳务服务、固定资产等。

中小企业应结合自身企业实际情况，全面梳理采购业务内部控制执行流程，根据企业行业与规模特征，设计有效的采购内部控制系统，统筹安排采购计划，明确区分请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限。各采购岗位人员均按照规定的审批权限和审批流程办理采购业务，有力确保采购内部控制系统执行的有效性。定期检查和评价采购业务内部控制的执行情况，通过对采购业务内部控制薄弱环节执行情况的分析，及时修正采购业务内部控制流程设计与采购业务内部控制的执行。确保中小企业采购业务内部控制系统有效的执行，经济高效地配合中小企业生产经营与发展战略。

二、中小企业采购业务内部控制存在的问题

（一）无严谨的采购计划，盲目采购

我国中小企业面临的经营环境复杂多变，市场上客户需求的快速变化与自身企业销售业绩的波动，让中小企业难于制定严谨的采购计划。所制定的采购计划往往比较笼统，物资需求罗列不明确，物资型号规格不详细等。采购计划的不严谨也容易导致采购人员采购物资的随意性，出现采购企业不需要的物资或者过度采购的现象，企业正常生产经营所需的物资不能按时按质按量的采购。更有甚者，采购人员利用采购计划的规定不明，与供应商合谋让中小企业盲目采购。

（二）采购人员工作有待规范

中小企业为了提高采购业务的效率，一般会简化采购审批流程，增加采购人员权限。而采购人员在选择供应商时未考虑公司实际利益，未根据供应商原材料的价格、质量、供货及时性等综合评估做出选择。而是选择给予回扣的供应商，这容易导致选择的供应商不合格以及原材料质量低下，进而直接影响公司的产成品的质量。采购人员为了自身利益，给与供应商宽松的采购合同执行条款，让企业过度采购原材料或长期资产。

（三）采购物品验收不严

中小企业为节约成本，采购部门采购人员配置不足，采购和验收职责没有有效的分离，经常出现两项不相容职务由同一人担任。物资采购入库验收人员因为物资是自身采购，难以做到自我监督，采购业务内部控制系统执行无效。采购验收人员难于严格把关验收采购材料的质量和数量，甚至采购验收人员私自增加或修改入库单，把残次品包含在正规原材料里面办理入库。采购验收人员私自修改产品数据，以质量有缺陷的原材料充当优质材料。

（四）采购审批流程流于形式

中小企业为追求办事效率，不愿花费太多资源在采购审批的流程执行上，采购内部控制系统执行流于形式、执行不到位。对供应商的选择流于形式，只对供应商提供的证明材料做些形式审查，而忽略对供应商实力的审查。采购人员的请购审批执行不到位，采购人员先确定采购业务后补请购流程事项频发。采购人员请购审批方式多样，如电话沟通、微信沟通、QQ沟通、或让其他同事转呈，难于对采购业务流程留痕与监管。

（五）采购业务违规结算，造成资金流失

中小企业财务制度较为简单，通常以发票作为重要财务凭证。在企业收到供应商发票后，采购人员不核实采购合同约定的付款进度，仅根据发票金额便催促财务付款。如果中小企业没有严格的采购付款内部控制系统，或采购付款内部控制系统无法有效执行，就存在采购付款进度超出采购合同约定的进度与条款付款。采购业务合同签订付款条款比较模糊，在付款时间节点和每次应付款金额上容易与供应商产生分歧。或有采购人员按有利于供應商的条款解释，增加企业财务违规付款的风险。

三、改善中小企业采购业务内部控制的对策

（一）夯实采购计划、杜绝盲目采购

中小企业面对的经营环境复杂多变，采购计划应从销售业绩预测为起点，夯实原材料及其他必要物资的采购计划，明确修改采购计划的必要审批程序。中小企业的采购计划应结合严谨与灵活实用，分别制定短期与长期采购计划，长期采购计划应倾向于灵活实用，短期采购计划应倾向于严谨。根据中小企业销售业绩与经营环节的变化，定期滚动地修正长、短期采购计划。寻找长期稳定且资质信誉好的合作供应商，保障企业的正常生产经营。与核心的供应商建立战略联盟关系，对于中小企业开拓新的大额订单或承接定制个性化产品时，可将该订单以阿米巴的形式单独运营，让核心供应商参与该阿米巴的运营管理，并享有该阿米巴的利润分成，从而缓解中小企业面对业绩突增的采购压力，亦可避免该订单引起的盲目采购。