事业单位档案管理效率提升的路径

格桑卓玛

摘 要：事业单位档案管理对事业单位重大事项决策和未来发展都具有重要的基础性作用，事业单位应针对其档案管理中存在的问题，对事业单位档案管理流程、制度进行梳理，积极推进档案信息化建设，加大档案管理创新力度，加强档案管理人才队伍建设，进一步提升档案管理效率。

关键词：事业单位;档案管理;效率;提升

事业单位在工作中会形成大量有开发和利用价值的档案信息，这些档案信息不仅是事业单位工作成果的重要载体，同时在服务经济社会发展中也将起到重要作用。新形势对事业单位档案管理效率提出了更高要求，特别是随着网络信息技术的不断发展，需要事业单位在档案管理过程中既要注重质量，也要注重效率。因此，有必要结合事业单位档案管理的实际情况和需要，积极探索提升事业单位档案管理效率的具体方法[1 ]。

1 当前事业单位档案管理工作存在的主要问题

1.1 事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。同时，事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源，能够在经济社会发展中发挥重要作用，但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想，对档案信息资源开发重视不足，限制了档案信息资源的使用效率。

1.2 事业单位档案管理模式创新不足

当前，档案信息化建设已经成为时代发展趋势，但部分事业单位在档案信息化建设上还“畏首畏尾”，对事业单位档案管理模式创新认识不足，采用传统模式，导致事业单位档案管理模式难以满足档案信息化建设的需要。特别是一些规模较小的事业单位认为一旦对纸质档案进行数字化转换，就会带来相应的安全问题，部分档案管理人员认为纸质档案管理更符合当前事业单位档案管理的实际需要，对事业单位档案管理模式创新缺少积极性和主动性。一些单位没有按照上级要求，针对档案管理信息化建设进行人员培训。上述原因导致事业单位档案管理信息化建设推进缓慢，影响了事业单位档案管理效率提升[2 ]。

1.3 事业单位档案管理制度不完善

当前部分事业单位在档案管理制度建设方面还存在一些不足，一方面，事业单位档案管理制度相对落后，很多档案管理制度已经运行了十多年，很难满足当前事业单位档案管理工作开展的具体要求。特别是在档案管理信息化建设背景下，对事业单位档案管理效率提出更高要求，但当前事业单位所运行的档案管理制度更契合传统管理模式，导致事业单位档案管理出现的新问题、新情况缺少制度依据，无章可循。另一方面，部分事业单位虽然对档案管理制度进行了调整和完善，但所作出的调整和完善只局限在某一方面，只能算是对制度的修修补补，没有对事业单位档案管理制度进行创新性的改革，不能规范和约束新时代事业单位的档案管理工作。

2 提升事业单位档案管理效率的有效路径与保障

新时代对事业单位档案管理工作提出了新的要求，特别是随着网络信息技术的不断发展，需要事业单位档案管理工作与时代发展相适应，进一步提升事业单位档案管理效率，提升档案服务水平。

2.1 利用信息化建設提高档案管理效率

事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。应对信息化建设给予足够的政策和资金支持，确保信息化建设的推进力度，最大程度地提高档案管理效率。

2.2 通过制度规范化提高档案管理效率

事业单位应将档案管理制度建设作为提升档案管理效率的重要保障。一方面，结合当前事业单位档案管理实际，对事业单位现有的档案管理制度认真进行梳理，废止多年前制定且不适应现实情况的档案管理制度，依据有关法律法规和上级有关部门及单位对事业单位档案管理的要求，借鉴和学习其他单位档案管理制度，制定更符合当前事业单位档案管理的制度。对于近期制定的档案管理制度，则需要对其进行修改和完善，特别是要将事业单位档案管理信息化建设的相关要求通过制度的方式加以体现。同时加大制度落实力度，要求事业单位各个部门严格做好事业单位档案信息的收集和整理工作，并给予事业单位档案信息化建设足够的支持。另一方面，事业单位应严格落实档案管理绩效考核制度。事业单位档案管理效率的提升离不开事业单位全体工作人员的参与，为了更好地调动事业单位工作人员的工作积极性和主动性，应将事业单位档案管理效率提升相关内容纳入绩效考核指标之中，并将绩效考核结果与职称评定、岗位调动、福利待遇挂钩，更好地激发事业单位全体工作人员参与和支持档案管理工作的热情。

2.3 基于人员专业化提高档案管理效率

新时代，有必要结合事业单位档案管理效率提升的具体要求，进行专业人才培养，进一步提升事业单位档案管理效率。一方面，应明确事业单位档案工作人员培训目标，结合当前事业单位档案管理实际，对培训内容、培训方式进行创新，有效提升事业单位档案管理工作人员的整体素质和专业能力，更好地适应事业单位档案管理模式创新，推动事业单位档案管理效率的提升。另一方面。应将网络信息技术作为培训重点。事业单位既要结合档案管理信息化建设的实际，需要专业人士对档案管理人员进行专题讲座和系统的技术培训，同时档案管理人员必须进行实际操作，进而将所学到的理论和技能运用到实际操作之中，进而提升档案管理人员的动手能力。此外，还应加大对专业人才的引进力度。当前部分事业单位的档案管理人员并非档案管理专业出身，因此对于档案管理的具体流程和专业知识了解得不深不透，难以为档案管理效率提升作出贡献。这就要求事业单位通过社会招聘的方式引进一些档案管理专业人才，充实到事业单位档案管理队伍之中[3 ]。

2.4 借助软硬件支持提升档案管理效率

事业单位档案管理效率的提升离不开信息技术的运用，因此必须引进软硬件设备，支持档案管理工作的开展。一方面，事业单位应购置一批先进的硬件设备，满足当前事业单位档案管理的实际需要。通过计算机设备、网络设备、复印设备、扫描设备的运用，将事业单位的纸质档案转化成为数字档案，与第三方企业合作开发事业单位档案管理信息系统，将数字化档案上传到信息系统，形成事业单位档案信息数据库，进而运用大数据、云计算等技术对事业单位档案进行分类处理，进一步提升事业单位档案检索效率，同时为后续档案信息资源的开发和利用创造有利条件。另一方面，事业单位应向档案管理部门和上级部门积极争取相关政策，特别是在事业单位档案信息化建设过程中，如果仅仅依靠事业单位自身来推进档案管理信息化建设，势必要投入大量的人力、物力和财力，显然对于规模较小的事业单位而言，会承担很大的经费压力。这就需要上级主管部门和档案管理部门的支持，为其配备必要的软硬件设备，统一推进档案管理信息系统的开发，解决事业单位档案管理信息化建设的燃眉之急。

总之，新形势下，事业单位应给予档案管理工作效率提升足够的重视，提出有针对性的切实可行的方案。应加强事业单位档案管理制度体系建设，对档案管理信息化建设给予足够的支持，及时过问并解决建设过程中面临的各种问题，搭建事业单位档案管理信息系统，运用更为先进的信息技术提升档案管理效率，更好地为事业单位发展服务。

参考文献：

[1]容宁.事业单位档案管理工作的优化路径[J].黑龙江档案，2012（005）：43—43.

[2]张艳红，于磊.事业单位档案管理工作的优化路径探究[J].经济学，2019（06）：76—77.

[3]李素芳.新时代事业单位档案管理的思考[J].档案管理，2020（06）：129—130.

（作者单位：四川省地震局）