不动产登记档案管理中存在的问题分析

汤燕

【摘要】随着社会的进步，商业活动的繁荣，不动产登记的发展也越来越快，但是很多不动产登记部门对于档案管理的重视却并没有提高，而在当前社会经济下，不动产登记部门档案管理也越发重要，科学合理的档案管理能够迅速帮忙应对紧急事件;而一旦档案管理混乱，就很可能造成延误时间，耽误了最佳的登记查阅，给社会和不动产登记部门带来巨大的负面影响。但现存的很多不动产登记部门档案管理问题已经严重制约了不动产登记部门对档案的需求，通过创新思路来解决这种档案管理的现状变得越发重要。

【关键词】不动产登记;档案管理;创新思路

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

22.017

在社会经济发展过程中，不动产登记部门档案有着记录不动产登记部门发展进程的作用，是对不动产登记部门过去，现在以及将来的经营活动的管理，也是不動产登记部门真实存在的见证。但在很多时候，不动产登记部门档案的管理工作的重要性并没有被很多不动产登记部门所重视，一方面，不动产登记部门档案并不直接产生经济效益，并未引起不动产登记部门管理者的重视;另一方面，不动产登记部门档案管理过程较为繁琐，现存的管理方法并不高效。然而随着社会发展，商业环境成熟，很多不动产登记部门档案的管理问题已经变得越来越明显，并有阻碍不动产登记部门健康发展的倾向。因此不动产登记部门档案管理工作人员需要有更好创新方式来管理不动产登记部门档案变得很迫切，而如何就档案管理现存问题进行创造性的管理值得档案管理者思考。

1、不动产登记档案管理的重要意义

不动产登记部门档案记载着不动产登记部门的一些重要信息，包含不动产登记部门的创立和发展期间的一些重要业务情况，表现为不动产登记部门在不同阶段的一些决策等重要信息内容。不动产登记档案是专业档案，保存了不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证，具有唯一性、法定性等特点，是业务办理的依据、权利人权益的法律凭证。所以档案管理是不动产登记部门发展的关键点。不动产登记部门的业务范围广泛，这也是不动产登记部门的档案在组成方面就具有复杂性，且形式多样。这就使得档案管理具有很大的难度，并不能高效发挥其原本的效果。在当前的形势下，不动产登记部门档案管理顺利进行的重要意义有以下几个方面;首先，不动产登记部门的档案收集和档案管理工作是重要的基础工作，因此不动产登记部门对于档案管理的效率方面，需要给予高度重视，这样才能提高档案收集与归档管理的进程。其次，不动产登记部门可以进行档案的收集和归档，很好地记录不动产登记部门自身的发展过程，方便调取相关数据资料，从而做好客观公正的评价考核;最后做好不动产登记部门档案收集和归档，可以让不动产登记部门决策人员全面了解不动产登记部门自身管理状况，所以必须重视其工作内容。

2、不动产登记部门档案管理存在的问题

2.1档案管理基础设施薄弱

扫描仪、打印机、电脑等基本硬件的使用时间相对久远，迭代更换速度较慢。在信息化技术高速发展、电子设备日新月异的当代，不动产登记部门档案管理的基础硬件设施已不能满足互联网信息化管理的要求。具体而言，其功能单一，运行速度慢，存储容量小，只能进行简单的日常业务。所以不动产登记档案管理加速升级上还有很长发展的道路。并且对于在管理档案的实际过程内，还存在操作软件与系统化的落后的障碍，也就导致了其在不动产登记档案管理人员开展档案信息化的管理工作更增大了难度，不支持大范围的搜索与查询。另外，在用户方面，用户只能获得单一的简档信息资源服务，大大降低了用户体验。也就是说，硬件基础设施和软件设施的落后，会增加档案管理的工作量，延长工作时间，也无法取得满意的成果，因此急需更新基础设施。

2.2缺乏档案信息化管理的复合型人才

在加快档案管理升级的过程中，相关人员不仅要对档案管理的基本服务流程进行掌握，还要对网络化与信息化的高新技术加深认知与理解。但目前部分档案科管理人员传统档案管理思想较深，信息化技术工作能力不成熟等。随着近年来网络信息技术的高速发展，档案信息化管理将成为未来档案管理的主流，而不动产登记档案管理者需要掌握档案信息的收发、保存、加密、检索等基本技能，因而对人才的要求也逐步提升。

2.3档案管理的保密工作不到位

安全性是判断档案管理水平最重要的岗前技术准则。简单说来，档案信息属个人隐私，无法对所有人公开，因此档案管理工作的重要内容就是保证档案信息的安全性。然而某些不动产登记部门档案管理人员在保密方面认知薄弱，没有认识到用户个人信息的重要性，采用的防护手段也不够高级，仅仅依靠某些软件存储和备份数据还是不够。一旦软件系统出现故障，将不能完整找回，导致难以挽回的损失，给不动产登记部门带来很大的损失。档案是极重要的材料，保证档案信息的真实性和安全性是档案管理部门的本职工作，必须严肃对待。

3、不动产登记部门档案管理工作的创新思路

3.1提升服务意识

对于不动产登记部门档案管理工作者，需要提升服务意识、强化服务意识。明白自身工作的价值，理解档案管理的意义，规范档案工作的程序，并不断提高档案管理的质量水平，充分有效的去挖掘和管理不动产登记部门档案的价值，在工作过程中，将工作落实到细节，不但在深度上有所提升，也要在管理的广度上有所拓展。让原本“档案无用”的思维彻底摒弃，更多的是拥有以服务的意识，将不动产登记部门档案的价值得到利用，甚至是让不动产登记部门得以更好的发展。

要提升服务意识，重点在于始终抓住核心，也就是有工作重心。知道不动产登记部门的发展需要什么、不动产登记部门的经营活动是什么、知道不动产登记部门正处于什么发展阶段。因为只有知道了不动产登记部门发展所需要什么，档案管理工作才能够更好的与不动产登记部门的发展协同，也就更能发挥不动产登记部门档案管理的作用，做到有的放矢，有目标、有条理也有结果。否则缺乏这种服务意识，仅仅是“做一天和尚撞一天钟”，是不可能将不动产登记部门管理工作落到实处，更不谈能够为不动产登记部门的发展带来帮助。

3.2管理机制要创新

对于档案管理，除了需要管理人员提升服务意识外，还需要在管理机制上有所创新。因为很多不动产登记部门在快速发展的过程中，已经将不动产登记部门档案管理的工作抛之脑后很久，不动产登记部门在档案管理方面的管理机制已经变得非常陈旧，效率低，出错率高。因此不动产登记部门领导者首先要重视不动产登记部门档案的管理，并能够在不动产登记部门档案管理机制上做出必要的创新，让整个不动产登记部门的档案管理工作能够适应快速发展的需求。

3.3管理对象需要创新

随着社会的进步，互联网行业的发展，对于信息的管理越来越便捷。于此同时，很多电子档案取代了原先的纸质档案，不动产登记部门档案的形式也由原先以纸质为主，变成更多的以电子档案的形式为主，这个时候需要在不动产登记部门档案管理中，更多的考虑电子档案的管理，也就是管理对象上需要创新。

3.4工作方式需要创新

传统的档案管理定位是为人们提供档案信息的查阅，但随着社会的发展，科学的进步以及互联网信息产业的发展，整个社会对档案的需求产生了多样性的需求，这些需求体现在数字化、精准快速的响应上，客户已经对传统的纸质文档需求不高，反而是对电子形式的文档需求更加旺盛，因此在不动产登记部门档案管理中，需要更多的采用数字化的管理方式，以应对客户对档案的更新的需求。

3.5服务观念的改变

改变就需要打破成规，就不应该被各种条条框框束缚。在现在的时代，不动产登记部门档案的发展出现很多问题，而这些问题目前没有什么经验可以借鉴，只有开阔思维，改变观念，大胆尝试，敢于改变才有可能突破现在的状态，才能在探索中找到合适的不动产登记部门档案管理的方法。随着整个社会快速发展，互联网行业的急速变化，不动产登记部门档案管理工作变得越来越重要，如何搭建一个档案信息化管理的团队，成为不动产登记部门档案管理工作亟需解决的问题。在这个过程中，团队的经验很重要，但团队服务观念的建设也不容忽视。不但要提升他们的互联网操作能力，也要强化他们的服务意识，这样才能在不动产登记部门档案管理工作中能够配合不动产登记部门的发展，最终实现不动产登记部门与个人共同的成长和成就。

4、不動产登记部门档案管理的实践措施

4.1创新发展，找准实践位置

对于不动产登记部门的专业档案管理人员，要在思想上具有革新性的思维，思考时要准确，把握不动产登记部门目前的发展形势和档案工作的发展方向。对档案工作的发展最重要的一点，就是强化档案管理的有效性与目标性。档案工作要立足于当前科技发展状况，突出档案部门的自身优势，从而充分发挥不动产登记部门档案的价值。特别的档案要给予重视，积极让这类信息资源得到建设，让有用的资源被开发利用，最后让档案管理能力得到体现，把档案的资源价值最大化，让其成为不动产登记部门发展中最大的信息帮助。

4.2提高人员素质

4.2.1提高认识观念

档案工作人员不能只是简单地进行档案看管工作，档案工作不仅仅是为了保管档案，更多的应该是为社会各界提供利用，同时为不动产登记部门提供服务。所以档案工作人员就应该更加明确自己的档案工作职责，积极的从事档案管理工作，努力实现档案的价值，为不动产登记部门的发展提供助力，使不动产登记部门可以在其帮助下产生一定的效益。

4.2.2加强学习能力

档案工作者还要在沟通方面上提高自己的能力，这样才能协调管理上下级和同级的档案。并且档案的相关工作很多时候都是相关文字的工作，所以档案工作人员就要具有相应的文字表达和综合能力，因为不动产登记部门的档案管理一般都是要处理很多零散的资料的，这些资料很繁复，为了能够在这样的资料中编出符合不动产登记部门发展的信息，文字能力方面是必不可少的。因此档案工作者在平时就应该加强自己的语言沟通能力和文字表达能力，多多努力学习，这样才能更加方便为不动产登记部门发展提供相应服务。

4.2.3定期开展培训

不动产登记部门档案管理工作更加注重业务性，所以相关工作人员首先要具有一定的专业知识，其次就是要在专业技能上继续增强。所以就要定期对档案的相关工作人员进行培训，继续提高不动产登记档案管理工作人员的专业技能，在再教育上提高关注。不动产登记部门可以安排档案工作人员参加技能培训，比如“请进来”“走出去”等方式，使员工技能增强。

4.3创新方法，提升档案管理水平

4.3.1注重基础工作

对于档案管理的基本工作来说，不动产登记部门必须坚持不懈地抓主档案建设管理，更要投入那些能够提高工作效率的设施建设。另一方面，管理层应该重视档案工作。仔细想想，如果领导重视不动产登记档案管理工作，那么不动产登记档案管理部门也能够更好地发展，这也是档案管理工作的基础。另外，不动产登记部门在档案方面投入了很大的资金，对档案工作方面的基础设施建设，一定要竭尽全力争取，这样档案管理工作才能更加顺利，为不动产登记部门自身创建出良好的发展条件。

4.3.2强化工作职能

档案管理实务者应具备较高的政治资质和出色的业务能力。平时在处理档案时，要注意营造学习和竞争的氛围。档案管理者必须具备专业知识，也必须具备政治理论方面的知识。另外，平时在处理档案时，提示竞争机制和激励机制，提高员工的干劲。要在档案管理中加大基础重视管理，更要体现创新思维。不仅要培养档案职员的职业道德，更要重视业务素质。这样才能让不动产登记部门在档案管理上减少不必要的资源浪费。

总结：

总结起来，对于不动产登记部门档案管理者，最重要的职责就是管理好不动产登记部门的档案资源，并充分利用好这些资源，在具体的工作中，不断的提升自身的服务观念，改进档案管理的方法，建立一套完整有效的档案管理体系，并能够主动的为不动产登记部门提供力所能及的力量，真正将不动产登记部门档案的价值发挥出来。新时代下，要想加强不动产登记部门档案管理工作，就要在三个方面增强：创新发展，找准实践位置;提高人员素质：创新方法，提升档案管理水平。不动产登记部门要努力做好这些工作，才能高效管理档案，不动产档案管理才能发挥其最大价值服务于不动产登记部门。所以这就是一个良性的循环，最终都是为了不动产登记部门的发展。

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