基于RPA技术的会计凭证归档流程优化研究

唐玉 张光辉

【关键词】 财务共享; 电子会计凭证归档; 流程优化; RPA

【中图分类号】 F232  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2021）16-0137-06

一、引言

财务共享的未来是数据的自动化、数字化和智能化的集成。大数据[1]、人工智能、移动互联网、云计算和物联网等新技术的快速发展，正在促使未来成为一个万物互联、开放共享、智能计算的新时代。在财务共享服务时代，企业内外部对信息的质量以及时效性有了更高的要求。随着信息技术的不断提升，流程自动化技术进一步提升了财务处理的自动化水平，而被越来越广泛地应用到了企业的财务流程中。基于RPA[2]的自动化技术使RPA在财务业务场景中得到了广泛应用，涵盖了全业务领域需要高频人工操作的流程，在提升效率的同时提高信息可信度，且已在很多大型企业中得到良好应用。RPA的普及把业务和财务联系了起来，大大提升了工作效率和财务信息的质量。

随着企业规模化发展，财务档案管理是企业财务管理过程中重要的资料管理，对于财务资料的规范整合，不仅能够将企业经济脉络清晰管理，也能够促进企业的经济发展。会计凭证是企业进行会计核算的重要依据，及时规范电子会计凭证[3]（即单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证）的报销入账归档是会计档案工作适应电子政务发展的需要。基于财会〔2020〕6号文件的要求，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，对实现会计凭证报销入账归档全流程电子化等具有重要意义。

本文以中交广州航道局有限公司为例，以财会〔2020〕6号文件要求为依据，落实电子会计凭证管理，引入RPA技术研究会计凭证归档流程优化。对财务共享服务中心会计凭证归档管理模式的主要职能和建设构想提出总体思路，认为提升自动化会计凭证归档管理水平，需要财务工作与企业当前的管理要求相匹配，财会人员工作职能转型，从而提升企业工作效率。以会计凭证归档为例，探讨了企业财务共享服务中心运营问题，总结了传统会计凭证归档管理的问题，着重展开对会计凭证归档检查自动化、会计凭证匹配自动化、会计凭证打印及补扫自动化、分析报告自动化的研究。对会计凭证归档存在的问题做了探讨和分析，通过改进流程、引入RPA，以达到会计凭证归档自动化和提高财务管理效率的目的[4-8]。

二、会计凭证归档流程现状

中交广州航道局有限公司（以下简称“中交广航局”）由创建于1954年的广州区疏浚队发展而来，为中国交通建设集团有限公司子公司。中交广航局集投资、勘察咨询、设计、科研、施工、运营于一体，具有国家港口与航道施工总承包特级、市政公用工程施工总承包一级、地基与基础工程专业承包一级、环保工程专业承包一级、工程设计水运行业甲级、勘察设计和测绘甲级等资质。

然而，伴随着公司规模的迅猛扩张，中交广航局财务管理逐渐面临挑战，防范财务风险的压力显著提升。为实现业务处理效率和财务信息的无缝共享，中交广航局于2014年建立了财务共享服务中心。通过建立和运行财务共享平台，使财务组织得以优化，财务流程得以再造，使一些简单的、易于流程化和标准化的财务工作，包括会计核算、费用报销、往来核算、资金结算、核算归档等，集中到统一的信息化平台上来，实现集中化管理。但随着企业规模的逐渐扩张以及账套的不断增加，中交广航局内部会计凭证管理的业务量也呈现上升趋势，特别是每月月初，账套关闭后，需要对已完成记账的凭证、报账单、银行电子回单及结算单进行匹配和打印，需要投入专人进行会计凭证归档工作，由于系统多、账套多、数据量大，容易匹配出错，给会计凭证归档带来了巨大的压力。财政部等部门发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）要求规范各类电子会计凭证的报销入账归档，这对企业现有会计凭证归档管理提出了更高的要求。

中交广航局财务会计凭证归档流程业务包含各类会计凭证匹配整理、影像补扫，以及电子会计凭证打印、分册、入库等;在会计凭证归档流程中存在大量的低效且重复性高的手工环节，诸如会计凭证归档状态检查、银行电子回单匹配等;会计凭证归档业务存在的痛点问题，正是财务共享服务下需要利用RPA技术优化的关键所在。会计凭证归档现状业务流程如图1所示。

（一） 会计凭证归档检查

在进行会计凭证归档打印前，首先需要检查各账套会计凭证的状态是否符合归档条件，然后核对会计凭证对应的报账单、影像附件张数、是否有银行电子回单和结算单等信息。

由于银行电子回单和结算单在目前无法直接关联报账单，从而导致出纳需要逐条核对银行電子回单和结算单金额与企业账务数据，并粘贴对应的二维码，耗时较长，易出错。同时由于银行支付数据与企业账务数据在时间周期、支付模式等方式上的不同，也会造成一定差异，这就给银行电子回单和结算单匹配会计凭证的工作带来了很多困难，需要出纳与会计以及业务人员进行沟通，增加了业务的沟通成本。另外，会计凭证打印完成后还需要按凭证号顺序进行分拣，装订成册，虽然工作内容简单，但非常耗时，操作烦琐且易出错。

随着报销业务量的增加，会计凭证归档需要不断增加人力投入和工作时间，给财务管理工作带来了极大的压力，这不仅抬高了运营成本，还对业务处理时效带来了负面影响。根据财会〔2020〕6号文件要求，各类电子凭证作为报销凭证入账归档，如何提高财务共享服务中心会计凭证归档的管理水平，规范各类电子凭证报销入账归档，现有会计凭证归档工作如何改进，迫切需要优化现有工作流程，引入新技术提升工作效率，RPA技术的植入可以较好地提升会计凭证归档的工作效率。

（二）系统相关操作

财务共享服务中心建立后，财务域建立了多个平台及系统，如核算系统、电子报账、电子影像、银企互联、结算系统等。

其中，会计凭证打印归档涉及多个系统间的切换操作，特别是在财务共享的服务模式下，会计岗位同时兼管多个账套业务，会计凭证打印就需要在不同账套之间频繁切换、重复操作。

另外，会计凭证归档不仅需要实物文件归档，同时也需要电子会计凭证归档。由于银行电子回单和结算单是事后单据，所以在业务流程结束后，打印的银行电子回单和结算单需要进行影像扫描上传，在这个过程中扫描员需要找出对应的报账单并在影像系统输入单据号获取补扫任务，扫描上传银行电子回单和结算单影像，扫描员需要不断输入单据号，重复操作多且工作量较大。

在目前的会计凭证归档工作中，现有的工作方式造成工作效率没有保证、操作失误引起的问题无法避免、人力资源效益无法高质量匹配。对于企业来讲，大量简单重复的工作，其附加值往往较低，此类工作岗位或工作节点占用的人员多，产生的效益低;对于财务人员来讲，重复、枯燥的工作不利于个人能力的发挥，岗位吸引力不足导致流动性较高，这类业务为RPA的应用提供了必要性[9]。

三、基于RPA技术的会计凭证归档流程优化

（一） RPA在会计凭证归档流程中的价值体现

中交广航局构建财务共享服务中心旨在优化流程，提高工作效率从而实现更大的财务价值。每月财务会计凭证记账完后，由财务共享服务中心的核算会计对所有的账套进行归档检查，并对凭证和报账单分别进行打印，针对付款类凭证，需要出纳通过网银密钥登录网上银行，进行银行电子回单下载并打印，打印完成后与会计一起进行凭证分类匹配，匹配完成后，由扫描员对银行电子回单进行影像补扫操作。结算单与银行电子回单操作类似，也是需要下载、打印、匹配和影像补扫操作;账套、会计期间也需要核对一致。

会计凭证归档业务流程中，跨系统间重复操作多，效率低，易出错，极大地违背了财务共享服务中心构建的真正意义[10]。因此，需要通过三个方面提升财务共享服务中心效益：一是降低凭证、报账单、回单/结算单匹配的人力成本;二是提升信息质量，在匹配核对环节，降低错误率，提升工作质量;三是优化流程，应当从繁杂的匹配核对环节、大量人工操作、匹配核对缺乏监督等现状，逐步向解放人力、精简匹配工作以及提高工作效率的方向进行优化，而RPA技术的引入，恰好为上述问题提供了非常契合的解决方案。

机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）基于预设的编码及规则，模拟人工操作，通过执行预设的逻辑和规则完成任务，成为高强度工作的劳力补充，是流程自动化的一种信息处理技术，被称作“数字化劳动力”。它具有非侵入性和灵活配置性，对企业现有业务有较强的贴合度;它是基于明确逻辑及规则进行机器处理的，从而可以用自动化代替人工进行不间断任务处理;它可以模拟人工操作及交互模拟，从而释放了大量人力。这几点能够很好地弥补会计凭证归档流程过程中大量需要人工核对、匹配等工作。会计凭证归档流程中有大量重复性的、烦琐的、规则性环节，RPA技术的引入可以较好地提升整个会计凭证归档流程的效率。

（二） 会计凭证归档流程优化设计

针对中交广航局财务共享模式下会计凭证归档存在的问题及优化目标，结合RPA技术对中交广航局财务共享服务中心可能带来的价值提升，本文在财务共享原有流程的基础上，设计了会计凭证归档自动化流程解决方案。通过对凭证、报账单、回单/结算单打印流程优化及改进，将RPA技术嵌入到中交广州航道局会计凭证归档流程中，形成会计凭证归档全程自动化流程。

1.总体流程优化设计

首先，通过对凭证、报账单、影像状态检查流程进行优化及改进，将使得RPA技术嵌入到状态检查核对流程中，形成各账套凭证打印状态检查全程自动化管控;其次，对满足归档状态的凭证、报账单、银行电子回单、结算单进行自动化编排下载及加工处理（如匹配银行电子回单对应的报账单二维码）;最后，按凭证号顺序进行凭证、报账单、银行电子回单、结算单自动匹配进入打印队列打印。打印结束后有银行电子回单或结算单的自动进行影像补扫上传。如图2所示。

2.详细流程优化设计

通过会计凭证归档业务详细流程，可以了解到每个环节涉及的系统和操作。利用RPA财务机器人[10-11]自动化技术，可以模拟财务人员操作，通过对凭证归档打印业务的优化及改进，形成了全程的自动化管控。

RPA客户端，登录RPA客户端进行相应的参数配置后，直接运行程序，后面所有的環节全自动化模拟人工操作运行，无需人工干预，直至结束。

首先，RPA运行后通过凭证查询及报账单查询接口检查是否符合归档条件，生成具体的分析报告，报告包括凭证号、凭证状态、报账单号、报账单状态、影像附件张数、是否有银行电子回单或结算单等信息。根据分析报告内容，若满足归档条件则自动进入结算系统进行结算单下载并粘贴对应的报账单二维码，再进入银行系统下载银行电子回单并粘贴二维码，再进入核算系统进行凭证批量下载，并对凭证进行分割，再进入报账系统进行报账单批量下载，并对报账单进行分割。

然后，通过以上所有的下载及加工处理后，RPA自动对凭证、报账单、银行电子回单、结算单进行匹配按顺序自动进入打印队列打印，打印输出后无需手工分拣。

最后，打印任务结束后，通过影像接口自动上传补扫银行电子回单及结算单，并输出最终的分析报告，根据分析报告可获取是否打印成功及影像是否上传成功结果。

（三）解决方案

1.会计凭证归档检查自动化

目前虽建立了财务共享中心，但组织机构复杂、子公司分布国内和国外，各个账套的凭证量也不相同，财务共享中心无法在月末第一时间获取各账套凭证打印归档的状态、报账单的状态、影像的状态，而是通过人工不断地检查核对，然后等凭证、报账单、影像状态符合归档要求时，再进行凭证的打印。

RPA可直接通过各系统接口，获取凭证数、凭证状态、报账单数、报账单状态、影像附件数、是否有银行电子回单和结算单等信息，生成全公司所有账套下当月的会计凭证归档检查结论分析报告，根据该报告可直接判断符合归档条件的公司和账套，为后续运行归档流程提供了参考依据。通过该结论分析报告，省去了财务人员进入各系统检查会计凭证归档的工作，提高了工作效率。

2.会计凭证匹配自动化

（1）会计凭证打印编排自动化流程

财务人员针对凭证和报账单进行匹配的操作，是为了按照会计凭证归档的要求，对会计凭证的附件进行有效的管理，通过人工的方式匹配，消耗了大量的人力和时间。

通过RPA对凭证、报账单打印编排，主要是建立一套匹配的对应关系，依据记账凭证的凭证编号对会计凭证和报账单进行关联匹配，生成编排表。然后针对需要打印的凭证和报账单生成PDF格式文件，同时保存到计算机本地指定路径。待后续银行电子回单及结算单关联匹配完成后，再通过编排表将文件地址推送至打印机程序进行打印，有效地节省人工匹配时间，提高了工作效率。

在会计凭证打印前，建立关联关系，自动匹配并批量生成PDF文件，存放在指定目录下。RPA通过模拟财务会计打印操作，登录核算系统、电子报账系统进入打印页面，确认选择相应的账套和会计期间，对凭证和报账单进行批量下载并生成PDF文件。

利用OCR技术，对批量生成的PDF文件进行分割拆分，且拆分后的文件按照已设计好的规则进行命名;再通过RPA，将分割拆分好的会计凭证和报账单PDF文件地址，存入打印编排表中，便于后续执行打印及财务人员抽检验证。

（2）银行电子回单和结算单下载及打印自动化流程描述

在RPA技术引入前，出纳通过登录网上银行系统，下载银行电子回单（结算单的操作与银行电子回单类似，登录中交广航局结算系统进行结算单下载），打印并手工分割银行电子回单，将银行电子回单与凭证和付款类报账单进行打印匹配;通过人工方式下载打印，再到分割处理，手工匹配凭证和报账单，消耗了人力和时间，同时人工操作难免会出现匹配错误的情况。

引入RPA技术后，模拟出纳人员下载打印操作，登录网上银行，确认并选择对应的银行账号和时间，对银行电子回单进行批量下载操作，生成PDF格式文件保存到本地计算机。

利用OCR技术，对下载生成的PDF文件进行分割拆分。同时通过RPA调用电子影像条码的服务接口，获取报账单对应的电子影像条码，将条码图片嵌入到银行电子回单的PDF文件中，导出并生成图片文件，文件的命名按照已设计好的规则进行命名;将生成好的银行电子回单图片文件地址存入打印编排表中，便于后续执行打印及财务人员抽检验证。

3.会计凭证打印及补扫自动化

（1）打印队列推送及异常情况处理自动化流程描述

通过打印编排表，会计凭证、报账单、银行电子回单和结算单已经进行关联匹配，并且需要打印的PDF和JPG格式文件的地址已经存放在编排表中，通过RPA自动化技术，调用计算机的打印程序，将需要打印的PDF和JPG格式文件的地址推送到打印机任务队列中，打印机会依据推送的信息对文件进行打印，打印的順序准确无误，避免了人工操作不当引起的返工问题。

在RPA执行打印操作的过程中，需要针对打印过程中出现的各类异常情况（如打印机无墨、缺纸、断电）及其他异常情况进行判断及处理。若发生异常，程序意外中断，则需标记具体哪些任务为已完成，重新启动打印任务，检查上次任务是否完成，已完成任务跳过，若任务未完成，则从任务断点处继续执行。通过RPA记录的日志，可以进行异常情况追溯，确保任务的完整性。

（2）银行电子回单和结算单影像补扫自动化流程描述

针对已经完成打印处理的银行电子回单和结算单，需要对其影像文件上传到电子影像系统，人工操作，需要先打印出纸质的文件，再通过扫描员将纸质文件进行扫描，上传到指定的影像任务单中。

引入RPA技术后，通过RPA模拟扫描员的操作步骤，先核查到影像条码编号，确认扫描员，并通过扫描员的账号登录影像客户端;通过补扫功能，对银行电子回单和结算单进行影像补录上传。

上传的文件为前文描述的银行电子回单和结算单的图片文件。无需人工通过打印的纸质文件在扫描仪上上传扫描。这样既省去了人工操作，提高了准确性，全程操作都有日志记录，可随时复查。

4.分析报告自动化

凭证、报账单、银行电子回单、结算单打印完毕后，对归档过程中的数据收集并输出明细分析报告，通过对凭证、报账单、银行电子回单和结算单的打印过程进行记录，并更新到结论报告中。通过邮件的方式将完成的结论报告，推送到指定财务人员的邮箱中，便于财务人员进行核查分析。

四、结语

会计凭证归档管理是企业财务管理过程中重要的财务核算资料管理，是对财务报销业务的规范管理。随着大数据时代的到来，其流程自动化是大势所趋，RPA等信息技术在企业财务管理中的深入运用，使得财务共享服务中心管理在技术嵌入式改革中也迈向了新的台阶。以“中兴RPA”为代表的RPA流程自动化技术，为现阶段因系统集成不足，存在大量手工作业的财务共享服务中心提供了自动化解决方案。本文通过分析中交广航局会计凭证归档存在的问题及发展现状，阐述了会计凭证归档流程中的自动化技术应用，着重从流程中涉及到的会计凭证归档检查自动化、会计凭证匹配自动化、会计凭证打印及补扫自动化、分析报告自动化四个环节进行详细阐述，以期为企业财务共享服务中心会计凭证归档自动化提供借鉴与参考，达到企业电子会计凭证管理规范的要求，推动企业向流程管理精细化、灵活化、信息化方向转型[12]。

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