企业档案信息化建设的实践与思考

蒋敏 陈明 苏婉

◆摘  要：信息化时代下，网络技术取得了巨大突破，给企业档案信息化建设带来了契机和机遇，计算机存储逐步取代了以往纸质档案的存储形式，这不仅实现了档案的快速查询及利用，同时也促进了企业办事效率的提高。基于此，信息化时代下企业必须着重关注档案信息化建设，促进自身经济效益及社会效益的提高。本文指出了企业档案信息化建设意义，剖析了档案信息化建设的实践作用，并探索了具体的建设策略，以供参考与借鉴。

◆关键词：企业;档案管理;信息化建设;实践

作为企业信息战略重要组成之一的档案信息化建设，是在现代信息技术的运用下统一智能化整体企业档案并科学管理的关键工程。通过档案信息化建设的推进，不仅有利于档案使用效率的提高，而且还能为用户提供更便捷的服务。同时，档案信息化建设能帮助企业减少人力及物力消耗，可大幅缩减管理档案时支出的成本，在扩大企业经营效益的同时，推进企业核心竞争力的提升。

1企业档案信息化建设意义

近年来，科学技术水平日益提升，信息化技术逐渐成为发展潮流，信息及网络技术的应用更加广泛，给人们带来了诸多便利，备受社会各界认可。而在持续发展的信息化背景下，档案管理的体现形式逐渐以“文档一体化”管理为主，且发展成了主流趋势。为了充分发挥档案的价值与作用，促进管理高效性的提升，带动企业工作效率及档案管理效率的提高，就必须将档案管理与各个系统有机结合。

目前的市场竞争中，将档案信息化建设发展为一个关键途径，这能帮助企业在激烈的市场竞争中站稳脚步、提高核心竞争力。由于信息本身准确性和时效性相当强的缘故，所以它能够有效评断企业收集的信息，通过持续更新数据库，可为信息更新速度提供保障，指引企业及时发现自身存在的不足与缺陷，并尽快优化调整。通过信息化建设的持续推进，还能帮助企业做出更正确、更科学的判断，确保企业决策的合理性，从而带动企业收益的提升，并促进企业健康可持续发展目标的实现。

2档案信息化建设的实践作用

就档案信息化建设的实践作用而言，主要包含下述几方面：一是档案管理省时省力。以往档案的收集、整理、保管和利用是由档案管理人员手工进行的，不仅涉及了较大的工作量，且效率低下。而通过档案信息化建设，能够自动化、实时化及网络化管理档案，仅需一次录入数据后便能支持反复利用，可实现内部档案管理数据的共享。同时，在录入数据后，能迅速完成各种目录等材料的打印，促进档案管理工作效率的提升。二是支持更便利的检索查询。以往检索方式，是由档案管理人员一一查询目录，并以查询的结果为依据前往库房中查找档案，耗时耗力。而通过档案信息化建设，在图像数据库与目录数据库的运用下，能够支持即时查询，以数据库为对象合理筛选查询后，能够迅速检索出档案库中的档案信息，省时省力且效率显著。三是可控档案查借工作。推进档案信息化建设，能打造多种档案利用方式，如直接查询、网上查询等，支持计算机全面管理，高效、便捷。四是帮助企业出谋划策。档案信息化建设后，企业管理人员通过海量档案信息及编研材料信息的运用，能为管理层决策提供必要的信息依据，有利于企业工作效率的提高，并促进企业竞争力的提升。

3企业档案信息化建设的实践策略

3.1牢固树立档案信息化建设意识

实践取决于意识，要想推进档案信息化建设的顺利开展，企业管理层及工作人员就必须牢固树立档案信息化建设意识。一方面，管理层理念的更新，企业管理层需对企业发展中档案管理的重要性予以充分认识。企业档案是企业发展历程的真实记录，能够指导企业未来的发展。通过档案信息化建设，有利于档案管理与使用效率的提高，加快企业发展速度。同时，企业管理层应当深刻意识现代档案管理需要与时代潮流相符合，要尽量契合时代发展需求。另一方面，积极开展宣传工作，推进协调联动。企业内部工作人员也是推进档案信息化建设的重要力量，通过积极宣传、多方配合，帮助全体人员深刻意识档案信息化建设的必要性与重要性，引领他们熟知档案信息化建设内涵，夯实档案信息化建设的基础。

3.2积极构建知识管理协同平台

立足实际的基础上，通过统筹规划，推进档案资源采集、管理及利用平台的构建，以实现互联互通为目标，以建设档案共性数据库为核心，打造集数据采集、存储、管理及共享为一体的档案信息中心，保障安全性和可靠性，由此推进网络化管理档案信息资源的实现，并促进档案信息资源多渠道分层次的利用与共享。

企业需要以信息化协同模式为中心，以自身经营生产流程为基础推进档案信息化架构，通过档案服务多元化扩展，促进档案发展建设模式的创新。同时，结合信息化技术手段处理传统介质档案，推进信息资源共享及提供信息技术服务等一系列目标的实现，在主营业务流程中深度整合档案管理之后，不但能满足自身发展需求，同时还能有效适应企业管理需要。信息化时代下，引入此类模式的档案信息化建设，能够充分发掘科研、经营、生产及管理等环节资料的价值，帮助企业实现进一步发展。

3.3优化完善档案信息化管理制度

通过优化完善相应的管理制度，同样能推进档案信息化建设工作。具体而言应从下述几方面入手：一是推进目标职责体系的构建。通过《档案管理人员信息化工作职责》《档案管理信息化领导小组工作职责》及《档案管理信息化工作领导岗位责任制》等相关规章制度的构建，夯实信息化建设工作的基础。其中，档案管理人员负责归档、移交、保存、鉴定和销毁纸质及电子文件等，同时负责指导其他部门档案信息化工作。而檔案管理信息化领导小组的职责主要体现在组织、管理和指导企业档案工作。二是推进操作规范体系的构建。以档案信息化建设管理要求为根据，立足于企业实际情况的基础上，合理制定材料分类方案、档案立卷归档办法、归档范围等内容，赋予档案管理工作有规可循、有章可依的保障。三是推进督促检查体系的构建。对档案信息化管理严格开展监督检查工作，以年度为周期开展档案信息化管理安全检查工作，每年应不低于两次，通过自查、普查、抽查及互查等方式的统筹运用，规避档案信息化建设管理中可能出现的问题，同时杜绝案卷损坏、丢失、泄密等现象，确保档案工作发展的稳定性。

3.4大力培养信息化建设人才

档案信息化建设中，相应的人才必不可少。基于此，企业应当重视档案管理人才培养工作，打造优质的环境便于人才素养的提升。具体而言，可从下述几方面入手：一是培训工作开展前，应当落实需求调研工作，以人才实际需求为根据合理制定培训内容的范围，并将培训课程内容与实际工作有机结合。二是科学系统设计培训计划。计划设计中，要关注教学者层次，突出集教学、研讨、自学与实践为一体化的目标。三是组织档案工作人员及相关专业人员密切交流学习，拓展档案管理人员学习的平台和机会，帮助他们及时掌握最新的知识技术，丰富档案知识储备、累积更多的经验。四是切忌以临时性工作看待档案工作，避免安排临时人员负责档案管理。企业需设立专门的档案信息化管理岗位，委派专业人员负责管理档案，由此推进档案信息化建设工作。

3.5结合档案数字资源创新知识服务体系

档案工作的宗旨在于提供有效服务，而其发展及建设的核心便是需求。信息化时代下，要想推进档案信息化建设，就必须秉承服务的目标。需以档案服务为根本，着重突出企业各项工作中档案管理的地位及作用。在关注档案工作服务科研、生产管理能力提高的基础上，加快推进信息化建设速度，同时通过信息化手段的运用深入开发利用档案信息资源，确保其与信息化时代发展需要相适应。

同时，档案信息化建设中，知识管理和知识服务是必然的趋势及方向，以往用户对档案的要求仅是数据或文件利用，而信息化时代到来后，他们对档案利用提出了全新的要求，即获取隐含于数据背后的信息及知识。基于此，需要打造知识提供的檔案利用服务，抽取挖掘海量数据中有用的知识信息，以智力支持和知识服务体系为目标推进档案信息化建设，尽量满足档案利用者的全新使用需求。

4结语

综上所述，企业信息化战略中，档案信息化建设作为一个关键组成，不但能帮助企业提高内部效率，同时也能为企业搭建与外部密切交流合作的平台。为了更好地推进档案信息化建设，企业需要从牢固树立档案信息化建设意识、积极构建知识管理协同平台、优化完善档案信息化管理制度、大力培养信息化建设人才、结合档案数字资源创新知识服务体系等方面入手，夯实档案信息化建设的基础，充分发掘档案信息资源的价值作用，为企业健康稳定发展保驾护航。

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