构建高校人事信息管理系统的思考与实践

崔璐

人力资源是高校教育最重要的资源，基于计算机技术而开发的信息化人事管理系统，是当前众多企事业单位实现人力资源管理的一个重要工具。本文重点分析高校人力资源管理的基本特点，阐述高校构建人力資源管理系统的重要性，并提出具体工作开展的具体举措。

在信息技术飞速发展的背景下，将计算机及网络技术应用于人事管理已成社会趋势，在此背景下，人事信息管理系统应运而生。作为高级知识分子密集的高校，引入符合现代化管理模式的人事信息管理系统，是高等教育行业实现科学规范化管理的重要维度。通过人事信息管理系统，能全面汇总学校人事信息，进一步加强学校人事部门与学校其他部门的沟通能力，最大程度提高管理效率，进而实现对广大教职工的信息化人事管理。

一、高校人事信息管理系统的基本概述

人事信息管理系统是在信息化技术的基础之上，以人力资源为主要管理对象的一种全新的人力资源管理模式，通过先进的计算机技术实现科学化管理。人事信息管理系统的搭建，是一个极其复杂的过程，从最基础的人事信息采集到海量数据存储再到对数据的基础加工和复杂处理分析，能够准确反映相关单位的人事情况，例如聘用薪资、人员流动等，帮助管理人员全面掌握相关单位的人事工作全貌。人事信息管理系统，就是通过数据软件帮助人们实现以人事为核心的相关数据分析和管理，将繁琐的人事管理工作简单化、流程化，提升整体管理效率，持续优化人才配置，全面提升人力资源管理的整体水平，促进相关单位的和谐发展。

高校人事管理系统的搭建，以高校教职工的人力资源管理为核心，将相关基础信息以数据形式保存，并通过专业系统整合，实现统一化管理，包括教职工的基本信息、专业领域信息、学习培训经历、职称评定、工资变动、职务晋升、奖惩制度以及人才引进和离职退休等等，打造成相对准确且稳定的管理数据库，并能够实现实时共享，既有利于高校高层领导快速掌握人力资源重要信息，及时决策，优化人力资源配置，同时也能进一步促进整个高等教育行业的信息化发展。

二、高校人事信息管理系统的重要性分析

高校人事信息管理系统以全校教职工的人事信息为基本管理内容，主要搜集学校教职工的基本信息、编制类型、专业信息等，相比一般单企事业单位的人事管理系统，功能性要求更强，信息类别更加全面，查询方法更快捷，要将全校教职工的信息进行统筹化建设，实现信息网络化管理。

（一）按键式操作代替繁琐整理，进一步提高人事管理工作效率。在高校人事管理工作当中，信息查询量频繁，人事管理需要及时维护和更新相关教职工的人事信息，尤其是在职称评定、薪资变动以及基础信息调查等方面，需要更完善的人事信息。通过人事信息管理系统，能够快速通过关键词查询出符合查询标准的教职工信息，同时能够快速的转化成符合标准的表格，经过简单筛选和加工整理，就能够搜集到需要的基础数据，大大提升数据收集的效率。在传统的人事管理方法中，则需要翻阅大量文字材料才能完成工作，通过人事管理系统，则能够实现按键式完成，简单点击完成所有流程，简化工作流程，缩短工期，而且准确率更高。由此也能表明，高校人事信息管理系统可以节省高校在人事管理工作方面的投入，同时又能进一步提高工作效率。

（二）数据库存储替代纸质档案室，进一步优化档案管理方式。高校是人员密集型单位，教职工人员多，且人员结构复杂，信息基础数据大，信息更新频繁，查询率高。在人工管理的时代，人事信息的录入需要填写大量的表格信息，不仅需要专门的管理室存储，同时还需要配备多名工作人员负责。对于档案室的环境要求也极高，需要有良好的干燥性和通风性。同时需要面积大，能够摆放更多的档案柜，才能保证纸质档案的长期保存。在装订上则完全手动，从硬件配备到人员配备，都需要投入大量资金。在信息化飞速发展的时代，各行各业都已经引入更高效的信息化管理方式，传统人事管理方法已经不符合教育现代化要求。要真正实现高等教育行业的信息化变革，就必须建立以人事管理为核心的信息化管理系统，不断优化数据存储方式。在目前许多人事管理系统中，大多针对企业，涉及高校的人事管理系统需要专门定制，操作界面需要更简单，使用方便且投入更少，以便于日后维护。而在功能方面，满足日常工作即可。

（三）开放式管理替代封闭式管理，进一步提高部门协作的便利性。在高校机构的改革中，不同地域学校进行合并，或者下属相关部门合并，这就使得高校人事管理部门的职能更为集中。相比传统管理方式，这一趋势迫切要求采用更现代化的人事管理，一方面要尽量优化流程，减少复杂程序，另一方面，也要实现异地、异部门的跨地域协作。在日常人事管理工作中，要对来自更多部门的信息进行归拢合并，通过认识信息管理系统可以进一步减少流程，借助网络技术，通过一定程序功能的管理系统和数据处理库，将各个部门的信息进行统筹，实现各个部门互通有无，使数据整合更全面。这个过程中，能够减少异地部门工作人员的重复性工作和繁琐性工作。由此可见，搭建人事管理网络系统，能够加强人事部门与其他各个科室的协作，同时能够保持数据的一致性、时效性以及完整性，最大意义上实现资源共享。通过网络能够进一步规范人事管理，理顺各种复杂关系，进一步人事管理工作效率。

（四）权限划分替代完全开放，有效保证人事资料的安全性。在教育现代化发展的背景下，校园网的开通对于高效管理有更大的促进作用，更大程度上方便了各类任取对于高校相关信息的搜寻。人事管理部门因业务需要，需要申请上网，而这些机器带有相关的机密信息，要保证数据的安全性，就需要采用更先进的手段来保证数据安全。通过搭建人事管理系统则可以有效解决这个问题，能够限制用户的权限，防止非法用户的侵入，进一步防止公用网上许多病毒的危险，有效保证人事信息安全。

三、提高高校人事信息管理系统应用价值的具体策略

（一）搭建完整模块，划分不同使用者权限，进一步加强人事管理信息的安全保护，提高数据安全性。高校人事管理系统的功能需求大概包括以下几方面，“人事档案的管理”、“课题组的管理团队”、“管理合同及证书的管理”、“外聘及返聘人员的管理”和“系统用户的管理”。例如人事档案管理模块，主要负责对于高校在职教职工具体工作档案的管理，包含基本信息、纸质档案的存放地址和查询记录等等。而这些信息中，绝大部分信息属于高度机密，例如学校编制、人员身份证号、联系方式等，数据泄露可能造成严重损失。但由于职能需要，人事管理系统的部分模块需要联网，因此要进一步的加强安全措施的打造，保障教育网络的安全，提高信息防护能力。用户的管理部分可以通过权限划分来实现不同操作，管理员拥有最高权限，可以对数据进行修改、删除、维护，普通用户只能浏览，没有其他权限。