清单管理在期刊终校中的应用

王丽平

(太原学院 学报编辑部,山西 太原 030032)

期刊校对是期刊质量的重要保障措施,校对的质量极大地影响着期刊的质量。相对于期刊一校、二校、三校等关注文章具体内容的校对过程,期刊终校主要是从整体上把握期刊的编校环节,主要消除形式方面的差错,起到为期刊质量把关的重要作用。从期刊评价机制来看,期刊的形式差错属于扣分项较多的校对问题,这些差错是造成期刊评价偏低的重要原因。[1]因此,在期刊校对中要重视期刊终校环节。

针对期刊质量保障的需要,必须寻求科学的终校方法,以减少期刊明显的失误。有学者将期刊终校方法总结为浏览法、对应法、划块法三种。[2]这些传统方法对期刊终校的质量保障起到了重要作用。随着期刊质量对团队效率、编校精准度的要求越来越高,编辑不仅要掌握科学的方法,还要理解方法背后的原理,站在一个更高的角度看待方法的意义,因此要在传统方法的基础上更新理念,以应对新的要求。当前在公共服务如医院临床、工程管理、高等教育等领域有一种重要的理念和方法——清单管理被广泛应用,用于检查目标、监管流程,以避免错误、提高质量,体现出较广的应用价值。[3-5]重要的是,它不仅是一种有效的方法,还体现出现代管理的理念。本文认为,期刊终校也有类似的流程管理、问题检查等需要,如能在期刊终校中引入清单管理,将有助于期刊质量的提升和质量文化的形成。

一、清单管理及其适用性和作用

(一)清单管理

清单管理的概念源于企业管理。所谓清单管理,指“针对某项职能范围内的管理活动,分析流程,建立管理台账,并对流程内容进行细化、量化,形成清单,列出清晰明细的管理内容或控制要点,检查考核按清单执行”的管理方式。[6]清单管理又称为流程式管理或矩阵式管理,是一种基于目标的管理。针对不同任务和工作环节,可形成不同类型、不同用途的清单,如关键要素清单、流程清单、问题清单、沟通清单等,可根据对目标和不同情境的判断使用合适的清单。

清单管理体现了一种理性思维。它列出那些能引发重要结果的控制要点,注重以事先充分思考的理性目标引导事情的进展。清单模式是思维方式的变革。清单的内容本质上是常规的,但以清单的形式体现出一种新的基于目标的、整体的、系统的思维方式。

(二)清单管理的适用范围和作用

清单适用于某些特定的问题和情境。1.由简单问题构成的复杂问题。清单梳理庞杂的信息,化繁为简,让操作者明白该干什么,适用于那些能够分解的复杂问题。2.预防知识和能力之外的“无心之错”。即使人掌握了足够多正确的知识,也会因没有正确使用而犯错。[7]10清单提供一种认知防护网,弥补人生来就有的记忆力、注意力不足的认知缺陷。3.团队工作。清单适合发现和避免在团队合作时易范的错误,通过任务检查和充分沟通来应对需要共同面对的复杂问题。

清单看似简单,却能起到非常重要的作用。1. 杜绝失误。清单提醒人们不要忘记一些必要的工作步骤,确保重要信息不遗漏。2. 提高效率。精心设计的清单化繁为简,帮助人们节省有限的脑力,不让头脑被繁杂的事务占据,精力解放出来去处理更加重要或困难的问题,能提高工作效率。3. 促进合作。清单思维强调团队的合作和对工作共同负责的态度,要求团队成员充分交流,就清单项目和解决方案达成共识,固定下来成为工作标准。统一标准可促进工作的一致性,形成有效的合力。

二、期刊终校清单的编制和使用

期刊终校工作属于由简单问题构成的复杂问题,依靠编辑团队合作,目的是解决形式差错,符合应用清单管理的条件。对期刊终校而言,编制一份清单有利于管理的规范化和精细化,长远来说也更利于期刊编校的专业发展。

(一)清单的编制

那么如何形成一份合理的终校清单,清单该由谁来编制及如何编制?

1.清单编制主体及内容

清单应由熟悉清单使用环境的人自己来编制。期刊终校清单由参与期刊终校的编辑共同完成,他们参与清单的形成过程并为清单负责。编辑的编校经验、借助专业知识对问题的预判是编制清单的基础。期刊编辑应注重平时积累期刊终校的常见问题,如在工作经验、专业培训、同行交流中发现问题,不断学习编校规范为问题求解,以此作为期刊终校清单项目和解决方案的基础。尽可能多地搜集编校过程中遇到的错误,为每种错误设置相应的解决方案即检查项,这些错误和检查项的集合就是清单的最初样貌。清单使用中新发现的问题可以充实到清单中,成为新的清单项目,这样逐渐完善,最终形成一份相对稳定的终校清单。

2.清单的遴选和编制要点

清单不是无所不包的操作手册,而是帮助使用者发挥其专业技能的有效工具,所以不是所有的问题项目都要列在清单里,清单需要有遴选的过程。清单要素的遴选,必须遵循简单、可测、高效原则,即清单项目所采取的干预措施简单易行,举措的效果能被精确地测量,而且预期效果非常显著。[7]105简言之,清单要做到简洁、实用,表达应明确、具体,不存在歧义。冗长、含糊不清的清单不仅不能带来效率,还会分散人们的注意力。阿图·葛文德(Atul Gawande)认为,清单编制有6大要点:(1)设定清晰的检查点;(2)选择合适的清单类型;(3)简明扼要,不宜太长;(4)清单用语精练、准确;(5)清单版式整洁,切忌杂乱无章;(6)必须在现实中接受检验。[7]144

期刊终校清单主要是一种问题检查清单,用来检查终校过程中是否存在编校错误,主要涉及重要信息缺失或失误检查、对应关系检查等内容,将期刊变化信息作为检查的重点。本文根据期刊编辑的经验,编制了如下终校问题检查清单(见表1):

表1 期刊终校清单示例

表1列出了期刊终校清单的主要项目,按照类别分为封面、封二、扉页、目次、正文、封三、封底7项,每一项里又分为若干个具体检查问题,清单在于查缺补漏、更正错误,处理问题的答案是编辑们根据期刊编排标准共同认可的。以上列出的期刊终校检查清单为常规重要信息检查,期刊如因版面设计、修改、信息变更等原因造成的改变也应是检查的重点,这种情况相当于期刊终校清单的特殊内容。

(二)清单的使用

清单在使用中要注意几点:1.形成书面清单。口头探讨的问题常常会淹没在大量的信息中而被忘记,编辑日常有关期刊终校规范的讨论应固定为书面清单。书面清单可以避免需要关注的重要信息被遗漏。2.确保使用。清单是期刊终校的执行标准,未经探讨或存在异议的清单很可能会变成一纸空文。在实际工作中确实发挥效力的清单必须经过团队成员的共同认可,是成员间达成的共识。清单一旦形成,在使用过程中应逐一打勾,确保清单上列出的问题都得到解决。对于期刊终校清单,通过合理分工课使专项问题得以责任到人,覆盖清单的全部项目。3.在实践中修改完善。清单不是固定不变的,编辑发现的新问题可以进入清单补充项目库中,经探讨后决定是否成为清单新的组成部分,在现实检验中不断修改并完善。

三、期刊终校应用清单管理的局限与反思

清单有其适用范围和情境,因此作用是有限的,它只是防范错误的科学,不是解决所有问题的万能处方。清单作为一种协助工具,只能应用于某些环节。在具体的情境中,清单必须和专业判断相结合。清单提示了一些普遍的问题,一般是相对简单但容易出错的问题,那些复杂的、植根于具体情境的问题则需要编辑的专业判断。

现实中,有人因为清单本身的局限性而产生了对清单的质疑,常见的是排斥清单,或者是即使有清单,也不愿执行清单,害怕工作因此会变得死板。清单类似于标准,让人感觉缺失个性,但对于由简单问题组成的复杂问题而言,它是非常有效的。对清单的正确态度是,必要时借助清单,但决不依赖它。

利用清单避免低级错误,可以最大限度降低差错率,提高期刊编校的质量。但清单的意义远不在此,降低差错率只是期刊终校的底线目标,其最终诉求是能够转变传统期刊随意、自发、植根于个体经验的编校思维,使系统的清单管理成为期刊编校制度中不可或缺的一部分,形成一种基于理性和目标、注重团队之间合作和强调纪律的质量文化。